Старайтесь не использовать чат для постановки задач. Лучше ставьте задачи сразу в системе контроля задач. Понятно, что иногда ситуация не дает сделать именно так. Бывает, проще написать сообщение сотруднику с телефона и попросить самостоятельно завести задачу в системе. Иногда случается настоящий цейтнот. Но если каких-то объективных причин не ставить задачу в основной системе нет, то пользоваться чатом для этих целей не нужно. Правильно поставленная задача с назначенным ответственным и наблюдателями убережет вас от казусов в духе «Я не понял, что задачу поставить нужно» или «Да я что-то замоталась и забыла». Тут стоит добавить, что большинство программ для трекинга задач имеют аналоги для смартфонов в виде удобных мобильных приложений – вы сможете завести в системе задачу для сотрудника не более чем за три минуты.
Соблюдайте минимализм в каналах чатов. Когда вы начнете активно пользоваться чатами для работы, у вас может возникнуть искушение создавать отдельный канал для каждой рабочей группы, а затем и для каждого проекта. Постарайтесь заранее определиться, какое разделение чатов вы будете использовать: по проектам или по рабочим группам/отделам. В своей практике я сталкивался с тем, что в рабочем мессенджере на одного сотрудника приходилось больше десяти чатов, информацию в которых ему нужно было как-то отслеживать. Некоторые чаты состояли из одних и тех же участников, только назывались по-разному. Опыт показывает, что чем больше чатов, тем сложнее людям коммуницировать в них и удерживать контекст своей работы. Поэтому не плодите сущности. Если у вас есть чат команды, не создавайте для нее чаты под каждый ее проект. Если состав участников меняется незначительно, просто перекидывайте их из одного чата в другой.
Не удаляйте более не использующиеся каналы. Если какой-то чат перестал быть нужен, то его стоит заархивировать, но ни в коем случае не удалять! Вам сегодня может показаться, что вся информация в этом чате – это абсолютно ненужный мусор, от которого следует избавиться. Но завтра вам может срочно понадобиться найти, а в каком же месте вы обсуждали проект, который делали полгода назад. Хорошей привычкой будет создание архивов не использующихся чатов и, по возможности, сохранение этих архивов в специальном месте.
Не используйте чаты как систему обмена файлами. Конечно, многие системы чатов позволяют обмениваться файлами, даже хранить их в удобном и более или менее структурированном виде. Но тут возникает другой вопрос: это ваша единственная система обмена файлами? Если да, то все в порядке (с оговоркой на то, что у вас есть причины для выбора столь неочевидного файлообменника). Если нет, то лучше пользоваться отдельной системой обмена файлами. В чате можно отправлять сжатые изображения или снимки экранов. Но как только вы хотите поделиться с коллегой архивом или готовым макетом, лучше выложите его на сервер, где у вас хранятся все файлы, и отправьте коллеге ссылку на него.
Голосовая и видеосвязь
Созвоны на удаленке могут стать таким же бедствием, как и постоянные встречи с коллегами в офисе. Если у вас в компании любят проводить совещания по поводу и без, то, вероятнее всего, и на удаленке вы начнете существенную часть времени тратить на звонки. Понятно, что сервисные отделы, аккаунты и продажи, вероятнее всего, будут сидеть на телефоне бóльшую часть своего рабочего времени. Но для команд разработки ПО и создания контента большое количество созвонов может сильно повлиять на продуктивность.
Как правило, определить, нужен созвон или нет, можно, письменно сформулировав его повестку. Во-первых, пробежавшись по пунктам глазами, вы сможете понять, можно ли заменить созвон электронным письмом без потери качества решений проблем. Во-вторых, если созвона все же не избежать, вы сможете предоставить повестку коллегам, чтобы они подготовились к созвону – тогда он займет меньше времени, а после будет проще составить протокол.
Если на созвоне присутствует больше необходимого минимума людей, все начинают терять время
Для общения с большим количеством сотрудников, например целой дирекцией или всем офисом, гораздо удобнее формат вебинаров, когда всем, кроме пары человек, доносящих информацию или отвечающих на вопросы, доступен только текстовый ввод. Информацию о повестке лучше разослать заранее в виде текста.
Исключением являются созвоны для поддержания ритма, о которых было сказано в разделе «Рабочие процессы». Такие созвоны должны проводить непосредственные руководители небольших групп в 5–10 человек, где каждому из участников отведено не более двух минут на то, чтобы коротко поделиться с коллегами статусами и планами на день/неделю.
Используйте созвоны для обсуждения творческих и спорных вопросов. Ранее мы уже говорили, что созвоны по возможности лучше заменять перепиской, чтобы не выбивать коллег из колеи собственных задач. Обсуждение творческих и спорных вопросов относится к тем случаям, когда созвона не избежать. В случае с обсуждением творческих решений созвон уменьшает задержку между сообщениями и позволяет участникам лучше погрузиться в поток обмена идеями. Обсуждение спорных вопросов позволяет участникам созвона лучше считывать эмоции и интонации друг друга, что минимизирует недопонимание. Тут лучше даже задействовать видеосвязь, чтобы люди могли смотреть друг другу в глаза. Напомню, что после каждого созвона нужно подвести итог в виде задачи, документа или письма всем участникам.
Не назначайте созвоны на «сейчас». Я уже писал об этом в главе, предназначенной для специалистов, но для менеджеров особенно важно проявлять уважение к планам своих сотрудников. Требовать от них быть на созвоне «через 10 минут» можно только в случае крайней необходимости для бизнеса и, желательно, по заранее сформулированной договоренности насчет политики созвонов. В крайнем случае вы можете назначить время для внепланового созвона за час до него. За это время вы сможете лучше подготовиться. Только стоит понимать, что кто-то из сотрудников все равно не сможет на нем присутствовать – часа может оказаться мало, чтобы отменить или перенести какие-то дела.
Если вы инициируете созвон, всегда будьте готовы к нему. В идеале к каждому созвону у вас должен быть регламент с перечислением всех вопросов, по которым вы собираетесь пройтись. Если это созвон один на один и вы хотите задать простой вопрос, то напишите его и отправьте принимающей стороне, чтобы человек смог подготовить более взвешенный и продуманный ответ. Регламент позволит вам не только не терять нить дискуссии, но и быстрее подготовить протокол после созвона.
Не стоит пугаться страшных слов «регламент» и «протокол». Это всего лишь два документа в свободной форме: первый про то, о чем будем говорить. Второй – про то, о чем поговорили и что решили. Часто это – просто два абзаца и короткий список. Но готовить эти документы нужно, иначе вы рискуете потратить время впустую, обсуждая не то, что планировали.
База знаний
За время работы компании постепенно вырабатываются оптимальные для нее алгоритмы действий, формулируются правила выполнения тех или иных процедур, по итогам задач остаются важные для дальнейших процессов комментарии. Все это нужно где-то хранить, чтобы в нужный момент иметь к таким данным удобный доступ. Лучше всего, если в качестве такого хранилища будет выступать база знаний с возможностью разметки текста и использованием гипертекстовых ссылок. Такой формат называется «вики». Самая известная вики в мире – это «Википедия». По вики можно легко находить ответы на вопросы по регламентам компании, разбираться в ее инструментах и методологиях, а также использовать как шпаргалку для новых сотрудников.
[9]
