Вы можете просто применять для этих целей общий диск, находящийся в офисе. Если вы организовали к нему доступ для всех удаленных сотрудников, то проблем возникнуть не должно. Но у диска на сервере в офисе по сравнению с вики или даже с таким же диском в облаке есть ряд очень серьезных недостатков. Во-первых, он не поддерживает полнотекстовый поиск по содержимому файлов, чтобы можно было найти нужное место в документации поиском по всему каталогу. Во-вторых, в нем очень неудобно создавать индексные документы, содержащие ссылки на другие файлы, чтобы легко переключаться на связанные документы. А в-третьих, файлы в папках не поддерживают истории изменений и комментирования, что напрочь лишает возможности понять, кто и что делал с тем или иным файлом и какая его версия на самом деле актуальна.
Хорошо изучите особенности вашей базы знаний. Конечно, этот пункт справедлив для любой технологии, которую вы используете. Применительно к базе знаний стоит обратить внимание на разницу между набором простых текстовых файлов, с которыми неудобно работать, и продвинутой системой хранения информации, которая при изменении одной сущности быстро меняет связанное с ней содержимое. Если ваша база знаний поддерживает автоматизацию ввода текста, ознакомьтесь с ее документацией и выучите хотя бы базовые функции. Если она поддерживает связь с другим ПО, которое вы используете в работе, то поэкспериментируйте с применением этой связи для упрощения рабочих процессов. Старайтесь сделать так, чтобы информация, с которой вы работаете, работала на вас.
Старайтесь хранить в базе знаний протоколы обсуждений. Несколькими абзацами ранее было сказано, что с этой задачей справляется электронная почта. Но база знаний справляется гораздо лучше. Если вы держите информацию о проектах и контрактах в базе знаний, то вам будет проще находить информацию по всем обсуждениям в одной системе, чем разыскивать ее по нескольким. Не выносите обсуждения в отдельную папку «Для протоколов», держите ее в пространствах проектов в отдельном подкаталоге.
Старайтесь отражать логику принятия решений. Если вы фиксируете в базе знаний какое-то решение, то всегда старайтесь писать, почему оно было принято. Тут достаточно ссылки на обсуждение или задачу, в которой есть эта информация. Главное – чтобы вы смогли спустя какое-то время вспомнить, почему вы делаете что-то именно таким образом, а не иначе. Особенно полезной такая практика окажется, когда в компанию придут новые люди и им нужно будет разбираться, почему проект движется именно таким курсом.
Используйте ссылки на внутренние документы везде, где это возможно. Если вы где-то уже написали какой-то текст, то не нужно копировать и вставлять его в другом месте. Просто оставьте там ссылку на документ с нужным текстом. В будущем содержание данного текста может измениться, и вам будет гораздо проще поддерживать документацию в актуальном состоянии, если не придется переписывать один и тот же текст в нескольких местах.
Если вы храните в базе знаний файлы, то всегда прилагайте к ним описание и/или краткое содержание. Это связано с тем, что вам в какой-то момент может понадобиться найти конкретный файл и, вместо того чтобы разыскивать его в дебрях каталогов, вы просто сможете использовать поиск. Но поиска по содержимому файлов нет, а названия не всегда отображают суть. Потому страница с кратким описанием файла и ссылкой на него будет служить вам хорошим подспорьем в поиске нужных документов.
У каждого раздела базы знаний должен быть один ответственный. Если вы начинаете новый проект, разрабатываете новую программу или выходите на новый рынок, при этом храните и обрабатываете информацию в базе знаний, то по каждой такой сущности должен появляться новый раздел в вики. И вот такому разделу стоит назначать одного ответственного, который будет поддерживать порядок в документации и отвечать за ее полноту. Использование коллективной ответственности практически никогда не приводит ни к чему хорошему, а особенно это касается документации, качество которой может серьезно влиять на долгосрочную деятельность компании.
Чек-лист по переезду на удаленку: организационная часть
Удаленная работа глазами бизнеса
Итак, вы решили перевести свою компанию на удаленную работу. Если вы читали эту книгу по порядку, то уже примерно представляете, что ожидает ваших линейных сотрудников и их руководителей. Теперь давайте посмотрим, что же нужно сделать бизнесу, чтобы отпустить сотрудников по домам и не понести при этом крупных потерь.
Какие-то риски и сложности возможно нивелировать за счет современных технологий, другие придется отрабатывать, повышая квалификацию персонала и дисциплину в коллективе. Современные решения в удаленной работе позволяют многим видам бизнеса полностью повторить их офисную структуру в работе с распределенной командой. Но получить по-настоящему эффективных удаленных сотрудников возможно только при применении подходящих управленческих практик.
Мы привыкли представлять себе удаленного сотрудника как фрилансера, молодого, почему-то стройного, с модным ноутбуком и молескином, знакомого с теориями тайм-менеджмента и практикующего лайфхаки известных бизнес-коучей. Но реальность говорит о том, что таких людей относительно мало, они составляют небольшой процент узкого круга специальностей, а большинству компаний предстоит работать с совершенно другими по опыту, стилю жизни и технической подкованности специалистами, помогать им в решении бытовых вопросов и всячески мотивировать к самоорганизации.
Удаленная работа – это не новый вид работы
Визионерство на тему прелестей перевода всех процессов из офиса на удаленку может прельстить тех, кто много лет просидел в своем кубикле в бизнес-центре с девяти до шести пять дней в неделю, мечтая о новой жизни.
С одной стороны, людям свойственно мечтать об изменениях в их рутине, о выходе из зоны комфорта. Желательно, чтобы выход сопровождался лежанием на пляже и распитием «Маргариты» с периодическими проверками круглых сумм на своем счету.
С другой стороны, те компании, которые перешли на удаленную работу и добились в ней существенных успехов, стремятся рассказывать всем, какая крутая и единственно правильная у них модель. Их сложно в этом винить: успехом хочется делиться, а успешные кейсы – зачастую отличный мотиватор. Вот только единственно правильной модели не бывает. Если у вас в руках молоток, это не означает, что все вокруг должно превращаться в гвозди.
При этом совершенно точно, что умение работать удаленно положительно сказывается на бизнесе. Как минимум оно расширяет возможности для найма и масштабирования. А как максимум заставляет переходить на новые, более экологичные и системные процессы и практики, стимулирует осваивать новые технологии и методики.
Между работой из дома и работой в офисе возникает здоровая конкуренция, которая идет на пользу всем. Офисы становятся более домашними, а специалисты – более дисциплинированными. Появляются новые средства для коллективной работы. Мы тратим меньше бумаги, но при этом производим больше контента.
