Практика организации коммуникационной инфраструктуры в любой компании показывает, что даже при осознанном и тщательном стремлении поддерживать в ней гомогенность вы все равно на выходе получите «зоопарк» той или иной степени. Так что старайтесь делать как можно меньше исключений и только в тех случаях, где это действительно необходимо, предпочитая скорее убеждать людей работать в рамках стандартных решений, чем вводить новые без особой на то причины.
С другой стороны, не стоит допускать авторитаризм, единственной целью которого является только упрощение жизни менеджменту и айтишникам. Часто недополученная бизнесом выгода может появиться из-за использования неактуального ПО, которое не меняется на новое только потому, что «за него было заплачено». Рынок постоянно меняется, требования разных специальностей постоянно развиваются. Вам придется следить за трендами, чтобы не создавать ограничения из-за отсутствия нужных программ или девайсов.
Постарайтесь соблюсти баланс и доверять своим сотрудникам там, где находится сфера их профессиональной компетенции. Но когда речь идет о чем-то, чем пользуется вся компания, вам стоит оставаться непреклонным и добиваться стандартизации всех возможных каналов коммуникации и внедрения новых только как полную замену старым.
Рабочее место сотрудника
Мало кто готов брать на себя ответственность за обеспечение сотрудника всем необходимым для работы, помимо базово необходимой рабочей техники. И, наверное, редко кто даже задумывается о том, что своих работников нужно снабжать стульями, столами и прочей утварью, которой наполнены офисы. Наверное, в большинстве случаев это не требуется, и сотрудник, скорее всего, сам будет против установки у себя дома стандартного офисного стола. Но в случае с дорогостоящей рабочей техникой часто совсем другая история.
Компьютер
Пожалуй, самым базовым элементом любой современной офисной работы является персональный компьютер. У любого офисного специалиста он есть. И когда этот специалист переезжает работать домой, необходимость в рабочем компьютере никуда не пропадает.
Даже если вы считаете, что сотрудник должен сам настраивать свое рабочее место, предоставить ему рабочий компьютер будет хорошим, а во многих случаях просто обязательным ходом. При этом предоставить не только сам компьютер, но и полный сервис по его обслуживанию и администрированию.
То, насколько вам будет легко снабжать сотрудников нужной техникой, во многом зависит от логистики. Если география ваших специалистов широкая настолько, что затрагивает разные страны, скорее всего у вас будут серьезные проблемы. А доставить ноутбуки всем специалистам в одном городе – это довольно простая логистическая задача.
Не старайтесь экономить на технике, потому что на удаленке ее обновление и ремонт могут влететь в копеечку из-за относительно больших логистических расходов и возникающих простоев в работе. Но и обеспечивать людей «по последнему слову» – не самая удачная стратегия, потому что это очень часто означает переплату за новизну.
Большинству специалистов, если не требуется обратное, лучше выдавать ноутбуки, потому что их система гораздо более закрыта, что будет мешать вашим сотрудникам модифицировать какие-то части рабочей техники, чтобы она начала решать не относящиеся к рабочему процессу задачи. Например, не позволяла запустить игры (если, конечно, их исследование не входит в обязанности сотрудника, тогда их установка – уже ваша обязанность).
Помните, что компьютер – довольно объемное устройство и пересылка его почтой или курьером может обойтись дорого. А если подсчитать расходы на доставку в ремонт или отправку на замену всех компьютеров в компании, то выйдет еще дороже. По этой причине постарайтесь сделать все, чтобы пересылка техники требовалась как можно реже.
Оставлять покупку техники на усмотрение сотрудника я бы категорически не рекомендовал. Даже если он предпочитает работать со своего компьютера и вам подходит такой вариант, гораздо лучше снабдить его корпоративным девайсом, чтобы быть уверенным, что при выходе из строя его собственной техники у сотрудника всегда будет на чем работать.
Мебель
Мебель, которая находится в офисе, как и техника, стоит на балансе компании. Бизнес несет за нее полную ответственность и может менять ее по своему усмотрению. Или может продать в случае банкротства. Но мебель, которая находится дома у сотрудников, даже при условии того, что она будет поставлена на баланс компании, скорее всего окажется более дорогой в обслуживании, чем в офисе, из-за наличия сложной распределенной логистики.
Часто при переходе на удаленку людям требуется реорганизация их пространства, чтобы выделить в нем обособленное рабочее место. И вот тут со стороны работодателя можно задуматься о сокращении времени, сил и нервов, которые каждый сотрудник тратит на обустройство такого места.
Как вариант, можно выделить единовременный стандартный для всех сотрудников грант на организацию рабочего места, достаточный для покупки необходимого минимума. Такой грант хорош тем, что сотрудник сможет купить себе именно то, что он хочет, а если денег не хватает – добавить из своих. Да, мебель и аксессуары потом будет сложно вернуть в офис, да и не стоит с этим заморачиваться, наверное. Но сотрудники смогут быстрее настроиться на рабочий лад, а вы получите неплохую прибавку к их лояльности.
Совершенно точно не нужно никому навязывать лишнюю мебель. Если человеку не нравится работать, сидя на офисном стуле, он не будет этого делать, даже если стул предоставят за счет компании. Люди и в офисах часто пользуются кухней и подоконниками, когда им не нравятся стулья или столы, а дома проконтролировать этот процесс будет невозможно никак. В итоге вы просто выбросите деньги на ветер.
Аппаратное обеспечение
Базовая техника, которая нужна специалисту на удаленной работе, может отличаться от профессии к профессии, но всегда содержит средства коммуникации, необходимые для поддержания постоянной и качественной связи с коллегами. Ухудшение качества связи может довольно сильно отразиться на работоспособности отдельных специалистов и целых команд. Никто не готов долго и вдумчиво обсуждать важный рабочий вопрос, постоянно прерываясь и переспрашивая коллегу с хрипящим микрофоном, что же он только что говорил.
В английском языке применительно к удаленной работе используется термин Telecommuting, что можно буквально перевести как «связь на расстоянии». В принципе, этот термин довольно хорошо отражает необходимость постоянно находиться на связи, работая удаленно.
Сетевое оборудование
Маршрутизатор в квартире является самой частой причиной всех неисправностей в сети. Он обеспечивает связь с глобальной сетью, раздает Wi-Fi и часто обеспечивает работоспособность приватной сети (VPN).
Иметь заранее настроенный маршрутизатор – это большое дело. Ведь он дает сотрудникам простую в управлении связь с офисом, собирает данные об их трафике, специалист техподдержки может удаленно подключиться к этому устройству, а сотрудник – спокойно пользоваться качественным соединением дома.
