Дальше должны быть написаны четкие инструкции:
• как пользоваться основными сервисами компании;
• как производить установку и настройку программ;
• какие адреса у ваших серверов;
• как работать с вашим VPN;
• как обращаться в службу поддержки.
Четкие инструкции-алгоритмы сэкономят вам много времени и сил. Если в офисе подойти к айтишнику и попросить помочь было довольно легко, то работать без системы заявок и заранее подготовленных инструкций на удаленке просто не получится.
Обязательное программное обеспечение
Все обязательное программное обеспечение, необходимое для работы удаленно, как и аппаратное обеспечение, так или иначе относится к средствам коммуникации.
Важно помнить, что, выбирая программное обеспечение для работы вашей организации, вам нужно руководствоваться не только финансовыми соображениями, но и соображениями безопасности и удобства использования сотрудниками. Например, можно долго пользоваться WhatsApp как основной и бесплатной системой чатов, но вы никогда не получите от него такой гибкости и расширяемости, которую дает, например, Slack. При этом у некоторых сотрудников могут смешаться личные и рабочие каналы коммуникации, они будут постоянно отвлекаться и тратить время. И это обойдется вам гораздо дороже, чем $10 в месяц на оплату Slack для одного сотрудника.
С другой стороны, если у вас уже стоит какая-то корпоративная система чатов, например идущая в комплекте с Bitrix24, и вы уже пользуетесь ею в офисе, то придумывать какое-то новое решение совершенно не обязательно, а часто даже вредно.
Я уже не раз давал этот совет в книге, но он настолько важный, что повторить его еще раз не будет лишним: если вы можете не менять что-то без потери качества – не меняйте. Не нужно переходить из Rocketchat в Slack только потому, что вам сказали, что это лучшее решение. Хотите проверить и обладаете ресурсами для экспериментов – дайте во временное пользование тестовой команде, посмотрите на результат, сравните функциональность и переходите только в том случае, если в новом софте есть крайне необходимые для вас функции, которых не хватало в старом.
Маленьким компаниям довольно легко мигрировать из одного программного решения в другое. И этим можно пользоваться, когда ваша ситуация стабильна. Но во время перехода на удаленку из офиса и здесь лучше избежать лишних изменений.
Также важно помнить про принцип гомогенности, о котором мы говорили выше. И если вы хотите использовать разное ПО для разных отделов и команд, то очень основательно подумайте, стоит ли улучшение удобства некоторых отделов разрыва коммуникации внутри компании.
Если какой-то специалист помимо коммуникации с членами команды ведет регулярные переговоры с внешними агентами, то, скорее всего, у него будет установлено довольно много программ для коммуникации, просто чтобы поддерживать связь в формате, удобном для каждого контрагента в отдельности. Даже в этом случае коммуникацию с другими членами команды такому специалисту следует вести в четко определенных каналах связи.
Все программное обеспечение, которое мы обсуждаем в этом разделе, приведено здесь для примера. Уже сейчас для выполнения нижеописанных функций существует огромное множество решений. И регулярно появляются новые.
Система контроля задач
В современном мире сложно представить компанию, которая не отслеживает задачи, выполняемые ее сотрудниками. Как минимум табличка со списком актуальных задач есть у каждого. Но тут вопрос не в том, чтобы такая система была, а в том, чтобы люди имели к ней доступ на удаленке и умели ею правильно пользоваться и пользовались. Последний пункт может звучать довольно забавно, но, как мы говорили выше, наличие какой-то системы и решения далеко не всегда означает, что эта система или решение будут использоваться.
В качестве системы контроля задач может выступать простой, но гибкий Trello, мощный и довольно дорогой Jira или один из множества других трекеров (Asana, Я.Трекер, Планфикс и т. д.). Может быть, роль системы управления задачами у вас будет выполнять CRM, которой пользуется отдел продаж. Все зависит от ваших задач и целей. Вам действительно на каком-то этапе может быть достаточно таблички в общем доступе, а возможно, вам сразу понадобится солидная корпоративная система с огромным количеством пользователей, сценариев и настроек. Просто выбирайте решение под ваши нужды. Но помните одно: есть только один способ отследить эффективность человека, работающего на проекте: количество и качество закрываемых им задач.
Я уже не раз говорил о том, что комментирование конкретных задач – это крайне удобный и в большинстве случаев самый предпочтительный вид их обсуждения. Опять же, он невозможен без наличия этих самых задач.
Электронная почта
Самое главное: она должна быть у каждого. Используете вы облачное решение вроде Google Suite или Яндекса или же администрируете все почтовые ящики на своих серверах – это не важно. Главное, чтобы у каждого сотрудника был свой рабочий почтовый ящик, который будет отображаться в его контактах и к которому будут привязаны все его рабочие учетные записи. Также должна быть политика, обязывающая по всем рабочим вопросам пользоваться только рабочей почтой. Этот, казалось бы, очевидный факт упускает довольно много компаний. Последствия использования персональных почтовых ящиков для работы могут быть крайне драматичными: от потери ценных данных по взаимодействию с контрагентами и рабочей переписки при увольнении сотрудника до перехода во владение специалиста доступов к дорогостоящему программному обеспечению. И это мы не говорим про решение ежедневных проблем службой ИТ, которой придется разбираться в огромном количестве разных сервисов, если количество сотрудников с разными сервисами довольно большое, что будет занимать драгоценное время.
Видеозвонки
На сегодняшний день мировыми фаворитами для видеозвонков считаются Skype, Google Hangouts и Zoom. Эти сервисы очень удобны и делают практически одно и то же, но Zoom позволяет записывать переговоры, что может быть очень полезным (для Hangouts эта опция вшита в интерфейс пользователей пакета для бизнеса GSuite). Однако не рассчитывайте, что запись переговоров заменит вам протоколы встреч.
Обязать сотрудников использовать видеосвязь чаще голосовых звонков – это практически обязательный пункт, если вы хотите, чтобы коммуникация в компании была более естественной и продуктивной, потому что много данных люди получают из невербальных каналов передачи информации (мимики, жестов) и только видеосвязь в какой-то мере дает работать с такими каналами. Предупредите сотрудников об этом требовании и поддержите их морально, потому что у некоторых людей использование видеосвязи с непривычки вызывает дискомфорт (как правило, к этому быстро привыкают и перестают переживать по поводу видеозвонков уже через пару недель).
Чаты
Чаты без преувеличения можно назвать ядром коммуникации в современной распределенной команде. Пожалуй, без чатов не было бы и удаленной работы в том виде, в котором мы ее знаем. Хорошими программами для организации чатов можно считать Slack, Rocketchat, Microsoft Teams и другие корпоративные мессенджеры. Хороши они потому, что позволяют создавать несколько каналов для ваших команд, а также организовывать текстовое вещание на всю компанию.
