Пользоваться в корпоративных целях WhatsApp, Telegram и социальными сетями можно. Но только если у вас нет жестких требований к безопасности и секретности и если вы довольно маленькая компания – в пределах десятка человек. Дальше вы почувствуете потребность в росте и переходе на что-то более серьезное, где можно создавать разные каналы и тематические чаты, а отвлечение сотрудников на личные дела в связи с использованием персональных аккаунтов станет более ощутимым.
База знаний
Самый главный критерий при выборе базы знаний: она не должна храниться у кого-то из сотрудников на компьютере. Дальше можно выбирать из огромного количества вариантов: от файлового сервера без возможности коллективного редактирования до облачного решения с поддержкой гиперссылок в тексте и интеграцией с системой управления задачами. Главное, чтобы эту роль у вас выполняло какое-то одно решение. Не стоит хранить часть данных в Confluence (база знаний от Atlassian, владельцев системы контроля задач Jira), а часть держать в виде документов на файловом сервере компании. Выберите что-то одно, что удобно конкретно вам.
Любое облачное решение будет более предпочтительным, потому что скорее всего позволяет коллективную работу. Но и документ на сервере компании, к которому все имеют доступ, может редактироваться одновременно несколькими участниками, если они созвонятся, например, через Skype и тот, кто будет его править, будет показывать свой экран остальным.
Календарь
Мы довольно подробно в третьей главе обсуждали, зачем нужен календарь и какие бывают календари. Здесь хочется подчеркнуть, что лучшая система – это та, которая позволяет синхронизироваться с наибольшим количеством сервисов. И в этом плане календарю Google просто нет равных на рынке. Он интегрируется практически в любую систему и позволяет таким образом делиться календарем с кем угодно.
Еще добавлю, что сервис Calendly является удобным дополнением и позволяет всем желающим выбирать время в вашем календаре и предлагать на него встречу. Внутри компании при использовании крупных корпоративных решений (например, Bitrix24) есть опция назначения встреч. Но если вы захотите, чтобы встречу назначил внешний агент, то у вас вряд ли получится дать ему доступ к закрытой корпоративной системе.
Дополнительное программное обеспечение
Портал сотрудника
Портал сотрудника – это очень удобный сервис, который позволяет централизованно хранить и обрабатывать информацию, которая необходима в повседневной работе всем работникам. Во многих сценариях он также используется как система обращения к отделам-сервисам внутри компании и внутренняя социальная сеть, а также в качестве основного рупора руководства. Основной же функцией портала называют хранение информации обо всех сотрудниках, чтобы каждый мог быстро посмотреть контакты остальных.
С другой стороны, частично или полностью функции портала заменяют все вышеперечисленные обязательные сервисы. Хранить всю необходимую организационную информацию можно в специальном разделе базы знаний, обращение к службам-сервисам делать через систему контроля задач, а в качестве социальной сети и рупора компании использовать корпоративный мессенджер.
Заводить или не заводить такой портал в плане удобства удаленной работы – дело каждого. Да, он позволяет создавать более аккуратный контент от компании и может содержать довольно много небольших «плюшек». Но также требует дополнительной модерации и администрирования, которые не всегда есть у малого и среднего бизнеса.
Обмен файлами
Выделенный обмен файлами в современном мире – это скорее роскошь, чем что-то необходимое, до тех пор пока вам не понадобится обмениваться действительно большими файлами. Кто-то шутит, что Skype – это не средство связи, а самый популярный файлообменник в мире, так как через него можно передавать файлы любых размеров. Но это медленно и небезопасно.
Здесь главное – помнить, что «узким местом» в передаче любых файлов выступает сеть интернет, которая даже при самых скоростных тарифах редко обеспечивает скорость больше 50–80 мегабит в секунду, что довольно медленно в сравнении с офисной сетью, способной разгоняться до чистых 10 гигабит (примерно в 100 раз быстрее). Так что, если вам в работе нужно передавать большой объем данных от одного специалиста к другому, возможно, вы очень сильно потеряете в скорости.
Целенаправленно что-то сделать с этим, к сожалению, не получится до тех пор, пока вся сеть не обновится и пока крупные провайдеры не заменят свое оборудование на более совершенное. И даже тогда будут находиться места, в которых не получится обеспечить качество связи на общем уровне.
Приложения для совместной работы
В последнее время появилось огромное количество приложений для совместной работы, которые позволяют делать практически что угодно: от коллективного рисования от руки до составления сложных схем и диаграмм. Вы можете использовать их по мере необходимости в зависимости от тех задач, которые решаете.
Обучение
Обучение сотрудников – это крайне важный этап, пропуск которого может привести к уменьшению производительности из-за того, что ваши люди просто не умеют пользоваться тем или иным ПО. Тут важно помнить, что у большинства программ функций сильно больше, чем вам нужно. Выделите только те аспекты, которые вы будете использовать непосредственно в вашей работе, и обучайте им. Потом, когда вам потребуются новые функции, вы легко и быстро сможете внедрить их, если сотрудники уже знают азы того ПО, которым вы пользуетесь постоянно.
При переходе на новое ПО пользователи, как правило, испытывают большие трудности в обучении на первых порах – не так просто перестроиться с доведенных до автоматизма процессов, использовавшихся для старых программ. Представьте, что вы учите 30-летнего левшу писать правой рукой. Уровень фрустрации у обучающегося будет схожим. Чем сложнее софт, которым вы пользуетесь, тем более это справедливо. Старайтесь не перегружать людей лишней информацией без повода и направлять их усилия на выполнение непосредственных задач.
Расходы при переводе сотрудников по домам
Удаленная работа с нуля
При организации удаленной работы с нуля все расходы могут быть гораздо ниже, чем в офисе. Это сильно зависит от программного обеспечения, которое вы планируете использовать, требований к безопасности и качеству соединения и необходимости разрабатывать свои технологии в нестандартных случаях.
При этом средние затраты на подготовку рабочего места «сферическому сотруднику в вакууме» отличаются от подготовки аналогичного места в офисе ровно на стоимость аренды и обслуживания этого офиса и закупки мебели для сотрудника. Если же вы предполагаете использовать его личную технику, то расходы могут сократиться еще в несколько раз. Но во всех более или менее стандартных случаях этого делать не рекомендуется. Гораздо лучше, когда у каждого сотрудника есть казенная и по этой причине контролируемая работодателем техника.
