Управление временем лучше всего осуществлять при помощи календаря. В идеале использовать Google или Яндекс-календарь, так как они могут интегрироваться практически с любыми сервисами и вам будет легко поделиться вашим календарем с коллегами и родней, чтобы дать им возможность видеть вашу загрузку. Отмечайте в календаре все ваши встречи и созвоны заранее. Если есть какие-то мероприятия, которые происходят у вас регулярно, то просто сделайте в календаре повторяющееся событие, чтобы не создавать каждый раз новое. От того, как педантично вы ведете календарь и насколько хорошо ваши коллеги и родственники, живущие с вами, понимают, как им пользоваться, зависит, насколько часто вас будут тревожить в неурочное время. Попросите ваших родственников ставить важные задачи по дому или семейные дела сразу вам в календарь, чтобы вы могли планировать свою загрузку. Если понадобится, обучите их работе с календарем. Если не получится научить, просто добавляйте события в календарь по их просьбе. Будьте педантичны настолько, насколько можете.
Управление задачами – один из ключевых элементов построения успешной удаленной работы. Лучший вариант – когда правила и технические решения для этого предоставляет ваш работодатель. Но если этого не происходит и у вас встает вопрос личной эффективности, то вы можете сами разобраться с тем, почему, как и с помощью каких инструментов можно упорядочить свою работу. Чем ваш персональный процесс лучше организован, тем проще вам будет достигать хороших результатов в работе и ликвидировать вопросы коллег и руководства о вашей занятости дома.
Понимать свою загрузку в данный момент и в обозримом прогнозируемом будущем, а также иметь возможность фиксировать свою деятельность и впоследствии демонстрировать процесс – это очень важные составляющие любой работы. Но на удаленке эти вещи могут стать жизненно необходимыми не только для вашей личной карьеры, но и для базового успеха любого предприятия.
В современном менеджменте бытует ошибочное мнение, что человек в офисе, сидящий за компьютером, – работает. Как-то по умолчанию так воспринимается. На результат выполнения задач смотрят уже во вторую очередь.
Существует целая когорта управленцев, которая воспринимает менеджмент исключительно как слежку за офисным планктоном и регулирование вопросов с перестановкой столов в опенспейсе. Возможно, вы работаете именно с такими людьми. Плохо, если так, но это абсолютно нормальная с точки зрения статистики ситуация. Совсем крайние случаи подобного менеджмента встречаются редко, но, так или иначе, многие управленцы испытывают дискомфорт просто от того, что теряют сотрудников из виду. Обычно, когда таких людей ставят управлять удаленной командой, у них просто срывает крышу. Тогда в ход идут постоянно работающие веб-камеры, запись всего ввода с клавиатуры, отслеживание посещения сайтов и необходимость писать подробные отчеты каждую неделю или даже каждый день.
Бороться с подобной ситуацией помогает документирование всех действий и ведение карточек с задачами в любой доступной для этого программе. Можно даже таблички в экселе сделать, если специальной программы нет и нет желания ее устанавливать. Забавно в этой ситуации то, что, скорее всего, вам эта возможность может потребоваться просто для самого себя.
Trello – очень простой, интуитивно понятный, визуально привлекательный и бесплатный инструмент, который можно использовать как для организации вашего Канбан-процесса, так и для ведения отношений с заказчиками и клиентами или для отслеживания ваших персональных задач и семейных дел. При этом, если хорошо разобраться в его работе, в Trello можно построить почти любую среду для коллективного отслеживания задач, причем при помощи бесплатных функций этого таск-менеджера. А еще к Trello можно подключить календарь, о котором мы говорили выше. Если вы будете создавать задачу с привязкой по времени, она автоматически будет делать событие в календаре и напоминать вам о нем.
Веб-сайт: https://trello.com/
Если вы никогда не сталкивались с системами управления задачами и не очень хотите в них разбираться на данном этапе, то начните с написания в блокноте того, что будете делать сегодня, с последующим вычеркиванием тех пунктов, которые выполнили.
Канбан – этот очень простой способ описать и организовать практически любой процесс, будь то производственная линия по сборке автомобиля или сложная командная работа по созданию приложения для свиданий. Подойдет он и для организации вашего рабочего времени.
Канбан в переводе с японского означает «рекламный щит, вывеска» (яп. 看板). Если ударяться в теорию, то можно сказать, что Канбан – это фреймворк
[2] семейства методологий Agile
[3]. В рамках этой книги нам лишь стоит знать, что Канбан можно адаптировать в соответствии с теми задачами, которые вам нужны.
В очень простом виде это таблица из четырех столбцов.
1. «Бэклог», или «котел» – общий список задач.
2. «Сделать», или «to do» – задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время.
3. «В процессе» – задачи, которые в данный момент находятся в процессе выполнения.
4. «Сделано» – задачи, которые уже выполнены.
Реализовать Канбан-структуру можно при помощи специальных программ (о них будет сказано чуть позже), стикеров на доске или таблицы в Excel, главное – обеспечить основную функцию Канбан-системы: возможность двигать задачи из столбца в столбец. А теперь подробнее о том, по какому принципу, откуда и куда двигать задачи.
Бэклог, или котел, – это крайний левый столбец. В него вы заносите абсолютно все задачи, которые к вам поступают. Бэклогом его обозвали разработчики программного обеспечения, а котлом, наверное, повара (но это не точно). Суть его в том, что сюда сыпятся все появляющиеся задачи, это их сортировочный пункт. Идеально будет, если вы сможете держать задачи в этом списке упорядоченными сверху вниз по степени важности: чем более важная задача, тем выше она находится.
