На картинке реализация Канбан-доски в программе Trello на актуальном проекте автора.
«Сделать», или «to do» – это список задач на день. Каждое утро вы выбираете из бэклога те задачи, которые планируете сделать в течение дня. Вы перемещаете задачи в этот список и упорядочиваете их в соответствии с вашим планом так, чтобы первая задача, которую вы будете делать, была в самом верху. Логично, что в этом списке не может быть задач больше, чем в бэклоге.
«В процессе» – это список всех задач, которыми вы занимаетесь в данный момент. В строгих реализациях Канбана при командной работе специалистам запрещается держать в этом списке больше одной-двух задач. Обычно рекомендуется держать здесь только те задачи, которые вы действительно прямо сейчас делаете. Это позволяет не только фокусироваться на конкретных задачах, зная, что делаешь именно то, что нужно делать сейчас, но и в случае коллективной работы постоянно держать в курсе коллег о том, чем ты в данный момент занят, и им не нужно отвлекать тебя с вопросами по этому поводу. Если в нем вдруг стало больше задач, чем в списке «сделать» или «бэклоге», внимательно посмотрите на все столбцы, подумайте, в какой последовательности вы будете делать ваши задачи, и перетащите задачи из списка «в процессе» в список «сделать» или «бэклог».
Как только вы доделали какую-то задачу, вы переносите ее в «сделано». Если вы ведете процесс с помощью стикеров на доске, стене и любой мебели, то с какой-то периодичностью вам нужно будет собирать стикеры из этого столбца и выбрасывать их. Но если вы пользуетесь программой, то лучше оставляйте все карточки в данном столбце нетронутыми. В определенный момент вам может понадобиться посмотреть информацию по какой-то из них.
В своей практике я добавляю еще один столбец: «информация». В нем я храню все задачи, которые были выполнены и имеют какую-то информативную ценность, из-за чего не хочется терять их в веренице других выполненных задач. Например, такие задачи могут содержать список литературы и ссылки на конспекты в файловом хранилище.
Также помогает лучше ориентироваться в задачах маркировка их цветом. В большинстве программ такая опция есть. Если вы не используете программы, то стикеры тоже могут быть разного цвета или помечены разноцветными маркерами. При этом красный может означать и что задача срочная, и что она относится к определенному проекту или категории. Тут выбор принципа маркировки зависит только от вас и ваших предпочтений.
Таким образом, у вас перед глазами всегда будет полная и подробная картина вашей занятости как в отдельно взятый момент, так и в долгосрочной перспективе. Вы не будете терять, забывать или пропускать какие-то задачи. Вы сможете довольно точно определять, в каких направлениях вы проседаете, а где сможете сдать проект раньше срока.
Рекомендую поближе познакомиться с этим фреймворком, его теорией и методами практического применения, да и вообще разобраться в том, что такое Agile. Но если ваша цель – просто организовать свое время и не утонуть в огромном количестве задач, при этом имея возможность в любой момент отчитаться перед руководством или коллегами, то описанного выше метода вам должно хватить для работы.
Дедлайны
Когда приближается дедлайн, а вы чувствуете, что уже не успеваете сделать все задачи, помните одно важное правило: война войной, а обед по расписанию. Работая из дома, вы находитесь в состоянии многосторонней договоренности, в которую вовлечен не только ваш работодатель, но и все живущие с вами люди. И тут важно соблюдать не только те обещания, которые вы дали на работе, но и те договоренности, которые у вас есть с домашними.
Если у вас происходит что-то действительно важное, то вы, наверное, сможете договориться с домашними и выйти за рамки рабочего времени и здравого смысла. Но если у вас экстренные ситуации на работе происходят едва ли не каждый день, то, скорее всего, вы в чем-то заблуждаетесь и не можете отделить работу от личной жизни и отдыха.
Четко определенные рабочие часы должны быть четкими в обе стороны: вы не развлекаетесь во время работы и не работаете во время отдыха.
Мультизадачность
Пожалуй, мультизадачность можно назвать одним из самых распространенных мифов последних десятилетий. Даже сейчас многие люди при планировании думают о том, что будут делать какие-то задачи параллельно. С уверенностью можно сказать, что существенная часть срывов сроков возникает именно из-за того, что кто-то кому-то предложил делать что-то параллельно, а тот согласился. И так все в производственной цепочке.
Такой подход не только вредит работе, но и вызывает стресс у тех, кто его применяет. И такой стресс как инфекция распространяется на всех окружающих, вызывая напряжение и конфликты.
Если кто-то хвастается, что он мультизадачный, то тут верно одно из двух: или этот человек умеет выстраивать задачи в стройную последовательность и быстро делать их одну за другой, или он заблуждается о себе самом.
Так что если вы не считаете себя мультизадачным, то этого как минимум не нужно стыдиться и стесняться, завидуя крутости ваших мультизадачных друзей и коллег. Просто вы честны с собой и заметили, что гораздо эффективнее заниматься одной задачей за раз, а они – еще нет.
И это наталкивает нас на несколько очень важных выводов.
1. Вы не можете параллельно делать несколько проектов или работать на нескольких работах так, чтобы все эти проекты в какой-то степени не страдали.
2. Вы не можете параллельно общаться с родственниками и детьми и заниматься своей работой.
3. Вы не можете параллельно смотреть телевизор, слушать лекции и заниматься своей работой.
Да, вы можете, зная все это, делать какие-то вещи параллельно. Например, я очень часто делаю уборку по дому во время созвонов, на которых не нужно сидеть за компьютером и вовлекаться. Но я отдаю себе отчет, что, как только требуется мое активное участие, мне приходится остановиться и начать говорить. И также понимаю, что с веником в руках я не смогу быстро записать важную мысль. В данной ситуации я руководствуюсь принципом достаточности.
Если моего внимания, моей вовлеченности и моих возможностей достаточно для выполнения рабочей задачи при том, что я мету пол у себя в квартире, – то почему бы и не подмести пол.
Но это очень тонкий момент, за ним нужно внимательно следить. Так что будьте осторожны каждый раз, когда собираетесь делать что-то параллельно, и, по возможности, избегайте этого.
Коммуникация
Во взаимодействии с коллегами самым сложным испытанием может стать невозможность просто подойти и сказать то, что ты хочешь, тому, кому хочешь. При этом телефон не решает проблему, а скорее создает новые, потому что, когда вы не видите, чем ваш коллега в данный момент занят, простой звонок может вызвать много неприятностей и у него, и у вас. Благо, принципы, которыми вы можете руководствоваться при удаленной работе, простые и общечеловеческие.
