Дело не в плане – а в процессе подготовки плана. Это относится и к финансовому планированию, и к рекрутингу, по сути, к любой форме планирования в вашем бизнесе. Конечный продукт плана – не записанные на бумаге пункты, а новый уровень мышления, который появится после того, как вы пройдете процесс подготовки плана. Вы по-новому взглянете на свой бизнес, вы запланируете наем сотрудников, о которых раньше и не задумывались, и увидите, что можно сочетать/делить обязанности. Какой бы ни был результат, сам процесс анализа и размышлений принесет неоценимую пользу бизнесу.
Составляем план рекрутинга
Чтобы составить план рекрутинга, следует ориентироваться на конечную цель.
Шаг А: штатное расписание
Первое, что нужно сделать, – составить штатное расписание: как будет выглядеть ваш бизнес, если у вас будет весь персонал, который может понадобиться. Не переживайте, если у вас пока нет сотрудников или возможности их нанять; мы пытаемся определить ключевые должности вашего бизнеса.
Штатное расписание может выглядеть как традиционная иерархическая схема или матричная структура с несколькими уровнями подотчетности. В некоторых организациях есть даже сферические схемы! Какой бы путь вы ни выбрали, наметьте потенциальные должности, которые могут возникнуть в вашей компании. Пример высших должностей вы найдете в табл. 13.1.
Таблица 13.1. Пример высших должностей в штатном расписании
Как вы видите, должности первых трех уровней организации – явный перебор для нового или растущего бизнеса. Ничего страшного. Наша задача на этом этапе – показать, как бы выглядел идеальный бизнес в данной отрасли, не задумываясь о финансовых ограничениях.
Минутка для размышлений
Этот процесс поможет вам понять, как должен выглядеть бизнес, и позже мы посмотрим, как достичь конечной цели. Следует вернуться к своим системам, процессам и процедурам, чтобы убедиться, что все основные системы вашего бизнеса отражены в штатном расписании. На первый взгляд это очевидно, но реальность такова, что большинство дисфункциональных предприятий стали такими, потому что их организационная структура не соответствовала тому, как их бизнес работал на самом деле.
Шаг Б: должностные обязанности
Далее нужно составить подробное описание обязанностей по каждой должности. Да, я понимаю, что у вас нет денег и офисного пространства для них! На этом этапе вы планируете гипотетическую модель, которую затем можно использовать для планирования срочного и долгосрочного найма. То есть сейчас не стоит придумывать слишком креативный формат. Я, конечно, понимаю, что скучные должностные обязанности не приносят результата в рекрутинге, и убежден, что их нужно немного оживить перед использованием. Но на этом этапе описания должны быть максимально ясными и понятными – для внутреннего пользования.
Описание должностных обязанностей включает следующие аспекты.
• Понятное название должности. Не нужно никаких изысков, пусть название четко отражает то, что потребуется делать. У вас еще будет время придумать оригинальное название должности, если вы захотите, но сейчас важно четко представлять себе конкретные обязанности. Если вам нужен руководитель отдела финансового контроля, так и назовите эту должность – «руководитель отдела финансового контроля». Потом вы вспомните, что значит «специалист по управлению доходом», а пока не тормозите весь процесс!
• Список обязанностей. Опишите, что предполагает эта должность. Перечислите задачи, которые должен выполнять член команды.
• Квалификация и опыт работы. Перечислите основные и желательные характеристики по каждой вакансии. А главное, подумайте, вам действительно нужен человек с дипломом на эту должность? Вам действительно нужен человек с 10-летним опытом работы с данным софтом, или вы готовы обучить подходящего кандидата?
• Подотчетность. Кому подчиняется этот сотрудник и кто подчиняется ему? Убедитесь, что это укладывается в штатное расписание и не противоречит системам и процессам, которые действуют в вашем бизнесе. Кроме того, задумайтесь о потенциальных конфликтах – возможно, некоторые обязанности больше подходят другой должности. В традиционной организационной структуре нужны максимально четкая структура подотчетности и минимальные пересечения управленческих функций.
• Ключевые показатели эффективности. Как выглядит успех на данной должности? Перечислите конкретные признаки, которые указывают на то, что человек работает успешно, и уточните, кто отвечает за постановку задач.
Шаг В: набираем команду мечты
Пока что все это кажется слишком большой нагрузкой для скромной организации, если вы еще не занялись масштабированием, но это важный процесс. Если вы прошли все шаги, у вас будут описаны должностные обязанности по каждой вакансии в штатном расписании, и потом вы сможете нанять подходящих людей. Обратите внимание: почти наверняка некоторые люди будут выполнять сразу несколько обязанностей, а также не обойдется без пробелов! И в будущем вы сможете их заполнить.
Прежде чем звонить в местное рекрутинговое агентство, чтобы назначить собеседование с HR-директорами и другими специалистами, которые пока вам не нужны, обдумайте следующие вопросы.
• Насколько срочно нужно закрыть данную вакансию? Можно подождать, пока компания достигнет определенных результатов?
• Если мы не закроем эту вакансию прямо сейчас, это помешает развитию бизнеса?
• Эта должность предполагает полную занятость, частичную занятость или замещение временно отсутствующего сотрудника?
• Кто-то из сотрудников может взять на себя задачи, поставленные для другой должности, уже сегодня?
• Кто-то из сотрудников может пройти обучение, чтобы выполнять эти обязанности помимо своих основных задач?
• Эти обязанности можно отдать в аутсорсинг стороннему агентству?
Задавая эти вопросы, вы сможете отделить плевелы от зерен и сосредоточиться на самых срочных вакансиях, чтобы устранить какие-либо заторы в бизнесе.
Минутка для размышлений
Штатное расписание должно идеально вписываться в ваш бизнес. Оно будет развиваться со временем, и его никогда не следует считать окончательным и завершенным. То же самое касается должностных обязанностей и даже распределения задач среди сотрудников. Регулярно анализируйте, какие должности занимают сотрудники и какие обязанности они выполняют, а также пересматривайте штатное расписание, сравнивая его с реальной работой бизнеса.
