• Согласитесь, провести встречу или звонок не в соответствии с вашим часовым поясом, а когда это удобно для них.
• Чтобы человек сосредоточил энергию на задачах, которые может выполнить только он, назначьте того, кто мог бы помочь с выполнением рутинной работы.
• Чтобы человек мог сосредоточиться исключительно на выполнении проекта, разработайте план, чтобы отвечать на телефонные звонки или электронные письма в течение определенного периода времени.
Подарки
Некоторые дополнительные усилия могут быть весьма эффективными, подбирая небольшой подарок для удаленных коллег:
• Узнайте их любимое место обеда, позвоните туда и договоритесь оплатить их еду.
• Проведите расследование, чтобы узнать их любимую кофейню и купите там подарочную карту.
• Присылайте им еду, специи, журналы или спортивные сувениры, которые трудно достать там, где они живут.
Прикосновение
Фактически, прикоснуться в отношениях на расстоянии трудно. Это вполне очевидно, если не сказать, что невозможно. Однако есть два исключения. Во-первых, когда сотрудники съезжаются на встречи или конференции, весьма уместно теплое приветствие. Как и при физическом контакте на рабочем месте (в целом), необходимо соблюдать культурные и личные нормы. Но дружеское рукопожатие почти всегда будет приемлемо (и наоборот, объятия или поцелуи в щеку чаще всего не приветствуются). Тепло может передаваться улыбкой, зрительным контактом и приветствием.
Во-вторых, опытные удаленные работники сказали нам, что виртуально часто дают пять во время видеоконференции (если у камеры достаточно высокое разрешение) или посылают смайлик с кулачками, когда задача успешно завершена.
Ни одно из действий само по себе на различных языках признательности не обладает волшебными свойствами. Но небольшой жест признательности может иметь важное значение для коллег, особенно на близком для них языке.
ЕЩЕ НЕСКОЛЬКО ИДЕЙ ОТ УДАЛЕННЫХ СОТРУДНИКОВ
• Планируйте встречи – важно, что начальник выделяет время, чтобы поговорить.
• Иногда можно «выпить кофе» по скайпу, чтобы поболтать о не связных с работой вещах.
• Отправляйте подарки вроде коробки конфет, цветов, карточек в Starbucks или футболок.
• Или отправьте e-mail с парой смешных картинок в поддержание темы недавнего разговора.
• Чтобы уважать время друг друга, было бы неплохо связываться один раз в день, а не по нескольку раз.
• Иногда нужно позволить коллеге и поделиться своими переживаниями чтобы «дать волю его чувствам».
• Сделать так, чтобы удаленный работник был в курсе того, что происходит в офисе.
• Можно отправить настоящую открытку с подписями коллег с поздравлениями на день рождения, соболезнованиями или по какому-то другому поводу.
• Устраивайте видеоконференций (Skype, Go-To-Meeting, Zoom).
• Убедитесь, что вопросы, обсуждаемые в главном офисе, доведены до сведения удаленных сотрудников.
• Иногда просто узнавайте, как проходит день.
• Примите необходимые меры, чтобы сотрудник мог принимать участие в ежегодных праздниках.
Дополнительная задача: признательность в виртуальных командах
Все больше и больше клиентов просят найти способы обучить сотрудников и руководителей эффективно выражать признательность удаленным коллегам (и в последнее время – виртуальным командам, в которых все работают в разных местах).
Выразить благодарность удаленным сотрудникам сложно, однако выполнимо. Другое дело – полностью виртуальные команды. Почему? Потому что часто бывает, что люди никогда не встречались в жизни. И их взаимодействие сводится исключительно к выполнению задач. В результате объем рабочих отношений весьма ограничен.
Попытка решить проблему признательности в виртуальных командах привела нас к трем важным выводам:
1. Отношения строятся на связи друг с другом. Правда, существуют разные уровни отношений (знакомые, друзья, близкие друзья, долгосрочные отношения). Но если общение сфокусировано исключительно на выполнении задач, мы бы сказали, что у вас функциональные отношения, а не личностные. Каждый из вас применяет свои навыки, знания и опыт для выполнения задачи или решения проблемы. Но в вашем взаимодействии может быть крайне мало (или вовсе не содержится) личностного содержания. Мы считаем, что это серьезная проблема, с которой сталкиваются виртуальные команды (и, к сожалению, некоторые из тех, что даже работают в одном офисе), существенно сокращают функции сотрудников до производителей и механизмов решения проблемы (а не личностей).
2. Чтобы по-настоящему ценить кого-то, отношения необходимы. Можно восхищаться или уважать кого-то на расстоянии. Но, чтобы ценить его, нужно состоять с ним в отношениях, прежде всего, как с человеком, а не со средством завершения проекта.
Можно ценить то, что коллега сделал для вас, – и это уже хорошее начало. Но для того, чтобы начать быть признательным, самому человеку требуется личное взаимодействие. Действия этого коллеги оказывают влияние на вас. Его решительность и настойчивость – это то, как он справляется с проблемами. Или относится к другим с уважением, даже когда с ними не согласен.
3. Признательность вытекает из ценности другого человека. Люди часто спрашивают: «Что делать, если я не чувствую признательности ни одному из моих коллег? Как развить это чувство?» Как и с большинством чувств, нельзя просто заставить кого-то ценить других или, наоборот, перестать расстраиваться из-за них. Чувства – это реакции, которые проявляются в зависимости от того, насколько получаемый опыт соответствует ожиданиям. Мы обнаружили, что лучший способ «вырастить» чувство признательности – узнать коллегу получше. Откуда он родом, его происхождение, текущие жизненные обстоятельства. Обычно, узнавая что-то, что вызывает в нас отклик, мы лучше понимаем человека и стоящие перед ним проблемы. В конечном итоге, вырабатываем более разумные ожидания.
Основные принципы виртуальной признательности
Эти наблюдения приводят к двум основополагающим принципам выражения признательности между членами виртуальной команды. Во-первых, чтобы сделать это искренне, нужно поддерживать отношения с человеком. Чем они дольше или глубже, тем лучше. Вполне очевидно, что попытка выразить признательность тому, с кем у вас нет или практически нет, отношений почти наверняка создаст проблемы:
а) Ваши действия и намерения, возможно, будут неверно восприняты как попытка манипуляция.
б) Взаимодействие будет неловким.
в) Вы почти наверняка не угадаете и промахнетесь, что заставляет человека чувствовать свою ценность.
В лучшем случае вы впустую потратите время и энергию. В худшем – ваши отношения испортятся до такой степени, что человек вообще не захочет контактировать с вами в будущем. Что делать? Если вы работаете в виртуальной команде, начните знакомиться с коллегами. Потратьте некоторое время на общение по электронной почте или с помощью сообщений, рассказывая что-то о себе и, взамен, узнавая их лучше.
