P.R. (рour remercier) – «с благодарностью». Визитка с этой надписью может заменить письмо с благодарностью за полученные подарки, за оказание каких-либо услуг и т. п.;
P.C. (рour condoleances) – «соболезнование». Такая визитная карточка отправляется по случаю смерти кого-либо из партнеров и в связи с другими трагическими событиями;
P.R.V. (рour rende visite) – «для посещения». Визитка с такой надписью отправляется вместе с положительным ответом на приглашение.
Визитные карточки с буквами P.R, P.P.C. принято оставлять без ответа. В ответ на визитки с сокращениями P.C., P.F.C. посылают свою визитку с буквами P.R.
Историческая справка
В подобных ситуациях в России конца XIX века использовались свои обозначения:
«П» – означает поздравление,
«О» – отъезд и, следовательно, прощальный визит,
«Ж» – желание осведомиться о состоянии здоровья,
«В» – возвращение из продолжительной отлучки.
А в случае отсутствия хозяев дома загибают угол, где находится буква, означающая цель визита
[14].
Кроме того, на визитной карточке могут быть сделаны и другие надписи, но обязательно в третьем лице, например «Благодарит за поздравление», «С наилучшими пожеланиями», «Поздравляет с юбилеем» и т. д.
Приведенные выше обозначения приняты во всем мире, поэтому необходимо запомнить значение этих сокращений.
Этикет обмена визитными карточками
Одной из частей делового этикета является церемония обмена визитками.
В начале деловой встречи визитные карточки сначала вручают гости, затем хозяева – такое правило применительно для фирм-партнеров одной страны. При поездках за рубеж по правилам этикета первыми должны вручать свои визитки хозяева.
Владелец визитной карточки, как правило, сам лично вручает ее при знакомстве. Если вы не застали нужного вам человека на месте, то на визитной карточке, доставляемой лично, загибают правый верхний угол или всю правую сторону карточки, затем его расправляют. Загиб в этом случае свидетельствует о том, что вы лично оставили визитную карточку, а это знак наибольшего уважения и почтения. Карточка может быть передана и через посредника – водителя или курьера. Но в этом случае она не заги- бается.
В соответствии с принципом старшинства первым вручает свою визитную карточку тот, чей ранг, должность ниже. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Затем учитываются женские привилегии. Если же возраст и должность одинаковые (симметричное общение), то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.
На вручение визитных карточек распространяется принцип «Старшинства».
В деловом этикете:
подчиненный – начальнику
сотрудник – клиенту/гостю
В светском этикете:
мужчина – женщине
младший – старшему
Получая визитную карточку, изучите ее, уточните изложенную на ней информацию. Нельзя мять полученную карточку или играть с ней, чтобы не обидеть своего собеседника. При вручении своей визитки зарубежному партнеру четко и не спеша произнесите свои фамилию и имя. Это одна из прекрасных возможностей облегчить дальнейшее общение. При передаче визитки нужно повернуть так, чтобы деловой партнер сразу смог прочитать имеющуюся на ней информацию. Такое вручение – яркое проявление учтивости и внимания к получателю. Партнерам из восточных стран визитную карточку передают двумя руками с вежливым поклоном, и чем важнее персона, тем ниже должен быть поклон. Представителям Азии визитку вручают только правой рукой, представителям Китая, Японии, Кореи – только двумя руками.
После процедуры обмена визитками целесообразно разместить их на столе перед собой в том порядке, в каком сидят партнеры, чтобы правильно произносить и не путать имена.
Важно: не следует в присутствии владельца визитной карточки самостоятельно делать на ней какие-то записи или пометки. Такое обращение с чужой визитной карточкой – признак дурного тона и проявление неуважения к ее владельцу. Надписи на врученной визитной карточке можно сделать только после того, как деловой партнер или коллега покинул место встречи или переговоров.
Если ваша работа требует частого контакта с представителями азиатских стран, важно знать главное правило: визитки всегда должны быть рядом, они являются основным документом в деловой среде этих стран. Без них вас посчитают несерьезным партнером, не заинтересованным в развитии деловых отношений. Отсутствие визитной карточки может неблагоприятно отразиться как на вашем личном имидже, так и на имидже вашей компании.
Алло, а это кто? Особенности ведения деловых телефонных переговоров
Общие правила телефонных переговоров
Телефон прочно вошел в современную жизнь. Сегодня без него представить деловую сферу просто невозможно. Примерно половина всех деловых вопросов решается посредством телефонной связи. А с появлением мобильных аппаратов, когда обсуждать дела стало возможным и вне офиса, умение общаться по телефону стало особенно актуальным.
По тому, как общаются по телефону сотрудники компании, судят не только о них самих, но обо всей организации. И хотя, по мнению многих, знать правила телефонного разговора совершенно не обязательно, именно от их соблюдения часто зависит успешность проведения переговоров. А несоблюдение основ телефонного этикета может очень отрицательно сказаться как на имидже и репутации отдельного работника, так и целой компании.
Важно помнить о том, что при телефонном разговоре как никогда важны невербальные факторы, ведь визуальный контакт с собеседником полностью отсутствует, и вся эмоциональная нагрузка ложится на голос. Информационность интонации, из которой и складывается мнение о собеседнике, составляют тембр, громкость, ритм, темп, дыхание, паузы. Поэтому при телефонном разговоре важно обращать внимание на то, как вы говорите. Быстрая речь, к примеру, утомляет собеседника, а чересчур медленная – раздражает. Неправильно выбранный тон в начале разговора может отрицательно повлиять на его дальнейшую эффективность.
Известный американский специалист по организации управления А. Маккензи среди основных причин потери времени руководителем, а также потери потенциальных клиентов поставил на первое место нерациональное использование телефона. Плохая подготовка к разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводят к значительным (до 20–30 %) потерям рабочего времени, а также к возникновению недостаточного понимания между деловыми партнерами.
