C конца XVIII до начала XX в. было составлено более 100 письмовников. Подобные руководства составлялись буквально для всех категорий должностных лиц: чиновников, офицеров, полицейских и т. п. К этим руководствам прилагались образцы представлений, протоколов, актов, постановлений, ведомостей, рапортов и т. д. Например, «Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы; справочные сведения», составленное В. Максимовым в 1913 г., содержит более 2000 страниц.
Структура и языковые модели делового письма
Для написания деловых писем довольно часто используются определенные языковые модели (приложение 2), которые помогут четко выявить цель, мотив и причины создания данного документа.
После того как вы определились с типом письма, необходимо выбрать его стиль.
Если говорить кратко, стиль – это то, как написано письмо. Он включает в себя основную тематику письма, используемую лексику, структуру предложений, внешний вид текста и его объем. Стиль выбирается на основе целей вашего сообщения и ориентированности на получателя.
Правильно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных пунктов, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Самые важные мысли необходимо указывать в первом и последнем абзацах основной части. При этом каждая законченная мысль должна отделяться красной строкой или новым параграфом (то есть должна быть написана с «красной строки»).
Для начала нужно определиться с темой, адресатом и целями. Лишь ответив для себя на эти вопросы, следует начинать работу над письмом. Но перед этим стоит еще подумать о правильности выбора средства связи, не удобнее ли будет использовать что-нибудь другое. Ведь подготовка письма требует времени и усилий.
Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в любом сообщении. К обязательным элементам внутренней части письма относятся вступление, главная часть и заключение.
Вступление – важный элемент любого письменного сообщения. Вступление содержит в себе краткую информацию о теме сообщения, благодаря чему адресат узнает, о чем именно будет говориться дальше и стоит ли на это тратить время.
Каким бы ни было письмо, важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части.
В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. В этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.
Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.
Типы речевых действий письменного делового общения
• Сообщение: сообщаем, ставим в известность, извещаем, уведомляем.
• Предложение: предлагаем.
• Просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю.
• Подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем.
• Обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем.
• Напоминание, предупреждение: напоминаем, предупреждаем.
• Отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить вашу просьбу.
• Выражение отношения: с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.
Правильно составленное вступление начинается с краткого заголовка и обязательно содержит тему письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель сообщения. Заголовок можно набирать полужирным шрифтом, чтобы получатель первым делом обратил внимание на эту информацию, например:
Длина самой длинной строки заголовка
• при продольном расположении – не более 12 см
• при угловом расположении – не более 7,5 см
При оформлении заголовка к письму не следует писать «касательно» или «касаемо». И если мы обратимся к толковым словарям русского языка Ожегова, Ефремова и Ушакова, то увидим следующие толкование этих слов:
• касательно – относительно кого-либо или чего-либо (устаревший разговорный предлог); причастность к чему-нибудь, отношение к кому-чему-нибудь (устаревший канцелярский предлог);
• касаемо – относительно кого-либо или чего-либо, разговорно-сниженный
[19] предлог.
Всегда важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части. Любому человеку это будет приятно.
Степень вашей близости с адресатом выражается в форме обращения
В теле письма слова «господин», «госпожа», «уважаемый», «начальник отдела», «заместитель директора» всегда нужно писать в полной форме и не допускать неуместных сокращений, таких как «Ув. г-н директор!». Иначе адресат вполне справедливо может усомниться в искренности ваших слов.
Комментарий
Многие считают, что если в начале письма стоит обращение «Уважаемый…», то заканчивать письмо словами «С уважением…» не следует, так как получается тавтология. НО! Мы не может написать в деловом письме «Добрый день» и «До свидания», как мы делаем это, когда общаемся с человеком лично или по телефону.
И здесь наше приветствие выражается в формулировке «Уважаемый…», а прощание – во фразе «С уважением…»
Согласно п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97 фраза «С уважением…» указана как заключительная этикетная фраза, которой следует заканчивать свое письмо.
