Начинать деловое письмо лучше всего со ссылки на последний контакт с адресатом. Делать это нужно и в тех случаях, когда тема письма совершенно не связана с упоминаемым контактом.
Пример: «Благодарим Вас за предложение от 22 апреля…»
Интересный факт
По словам Раисы Розиной, ведущего научного сотрудника Института русского языка РАН, профессора кафедры европейских языков РГГУ
[20], «…слово «касаемо» употреблялось в XIX веке, но редко. Я нашла всего трех авторов, которые его употребляли. Последний раз оно употреблялось в 1894 году Лесковым. Потом сто лет это слово где-то спало, а в 1994 году оно воскресло и стало попадаться. Но оно никогда не употреблялось в устной речи. Это архаическая форма, все словари ее вообще квалифицируют как просторечную и диалектную».
Любое деловое письмо необходимо писать на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Причем чем более официальный бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Официальный бланк можно сравнить с визитной карточкой, но не какого-то одного человека, а целой компании. Оформлять его следует внимательно и тщательно.
Тон делового письма всегда должен быть корректным, вне зависимости от его темы и цели. Необходимо совместить тщательно отобранную лексику и простое в понимании изложение. Профессиональные термины, излишние сокращения, неточность и двусмысленность следует исключить из делового письма.
Важно соблюдать логичность структуры делового письма. Необходимо отдельные мысли выделять в абзацы, которые, в свою очередь, не должны быть слишком большими. Для того чтобы упростить процесс, можно следовать правилу: первый и последний абзацы должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Если абзац небольшой (менее 4 строк), его не стоит переносить на следующую страницу. Также в деловом письме стоит избегать переносов.
Языковые конструкции в тексте делового письма
Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи до сих пор остается ее строгая функциональность, так называемый «телеграфный стиль». Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «МЫ-ПОДХОД» (глаголы во множественном числе).
В западной школе делового письма к оформлению деловой корреспонденции предъявляют те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В зарубежной школе делового письма наряду с «МЫ-ПОДХОДОМ» чаще наблюдается «Я-ПОДХОД». Он проявляется в использовании личного местоимения «Я» – глаголов в единственном числе в форме первого лица.
Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам в деловой переписке
• Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях и личных письмах: «Прошу Вас… (Сообщаем Вам…)».
• При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: «Уважаемые господа, ваше письмо…»
• С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: «Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи».
Из копилки «Справочного бюро» портала Грамота. ру
[21]
Можно ли при обращении к одному человеку писать вы, ваш с маленькой буквы?
Употребление местоимения «вы» вместо «ты» при обращении к одному лицу само по себе уже представляет проявление уважительного отношения к этому лицу. Окончательное решение о написании «Вы» с прописной (для подчеркивания этого уважительного отношения) принимает автор текста.
Как писать местоимения «вы», «ваш» в интервью, в анкете?
Этот вопрос правилами правописания не регламентирован, однако на практике в средствах массовой информации местоимения «вы», «ваш» в интервью пишут строчными буквами.
На письменный запрос получатель должен ответить в течение 10 дней после получения. Если же послание получено по факсу или электронной почте, следует ответить на него в течение 48 часов, не считая выходных.
Юридическая справка
Правила применения стандартов установлены в п. 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации: «Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации».
То есть если ваша организация прошла сертификацию в системе ГОСТ Р и на вашей продукции стоит значок, то для вас применение ГОСТ Р 7.0.97–2016 будет носить обязательный характер
Знак РСТ – российский стандарт качества
Российские правила оформления деловых писем
Перед тем как перейти к характеристике особенностей делового письма в других государствах, следует сказать несколько слов об оформлении официальных писем в России.
Оформление официальных бланков регламентируется различными нормативными документами, среди которых основным в нашей стране с 01.07.2018 является ГОСТ Р 7.0.97–2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
По ГОСТ Р 7.0.97–2016 официально существует три стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм) и А6 (105 × 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
• левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;
• правое – не менее 10 мм.
Допускает создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
