В адресе указывают
[23]:
1. полное имя получателя (в формате «фамилия имя отчество») или название организации (краткое или полное);
2. название улицы;
3. номер дома, номер строения;
4. номер квартиры или офиса;
5. название населенного пункта;
6. название района, области, края или республики;
7. название страны;
8. номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
9. почтовый индекс по образцу.
Это были правила оформления деловых писем в российской официальной среде. Многие из них актуальны и в случае составления сообщений для иностранных партнеров. Теперь же мы рассмотрим особенности и нормы деловой международной переписки.
Обратите внимание
В каких случая перед названием городов ставится сокращение «г.» и когда не ставится?
В теории делопроизводства принятно правило, которое содержится только в учебниках, – буква «г.» не ставится:
• перед городами федерального значения: Москва, Санкт-Петербург, Севастополь;
• перед городами, в наименования которых входят слова «город» (Великий Новгород), «град» (Волгоград) и «бург» (Екатеринбург)
[24].
Сокращение г. (город), как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Калинин, г. Киров, г. Пушкин). Остальные сокращения принято употреблять без таких ограничений
[25].
Международные правила оформления деловых писем
В последнее время деловые отношения с зарубежными компаниями стали привычным делом. Поэтому знание одного или даже двух иностранных языков сотрудниками крупных фирм является обязательным требованием.
Как известно, общепризнанным языком делового общения является английский. На нем общаются друг с другом и француз с китайцем, и немец с итальянцем. Необходимым навыком в деловой сфере является умение грамотно составлять письма на английском языке.
Именно с деловых писем обычно начинается установление деловых связей. В связи с чем к ним предъявляются высокие требования. Причем они относятся не только к знанию языка, но и к умению писать легко, понятно и просто.
Переписываясь с иностранным партнером, необходимо обращать внимание на следующие моменты.
• В письменной речи следует использовать простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.
• Если вы владеете языком той страны, в которую отправляете письмо, текст сообщения будет предпочтительнее составить именно на нем.
• Важно убедиться в том, что вы правильно употребляете обращения. В некоторых странах это имеет очень большое значение.
• На конверте необходимо указать код страны, в которую вы посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.
• Важно не перепутать адрес получателя. Бывает, вместо него указывают телефонный номер. От этой информации зависит, дойдет ли письмо в итоге. Поэтому писать адрес нужно особенно внимательно.
• Не стоит ждать, что вам ответят на следующий день. У получателя могут быть важные дела. Поэтому ожидать ответное письмо нужно терпеливо.
• Если с ответом затянули, лучше напомнить о письме по телефону.
• Важное и срочное письмо следует отправлять по факсу или электронной почте.
Стандартное деловое письмо на английском языке в самом полном виде выглядит так, как показано на странице 81.
Рассмотрим более подробно правила оформления делового письма, принятые в международной практике. Следует отметить, что составление письма для американских и европейских коллег имеет некоторые отличия, с которыми мы познакомимся ниже.
Структура стандартного делового письма на английском языке:
1. Шапка на фирменном банке. 2. Указание на ссылку (Reference line). 3. Дата отправления (Date). 4. Адрес получателя (inside Address). 5. Ссылка на конкретное лицо (Attention Line). 6. Обращение (Salutation Line). 7. Ссылка на содержание (Subject Line). 8. Текст письма (Body or Massage). 9. Заключительная форма вежливости и подпись (Complimentary Close). 10. Указание на приложение (Enclosure). 11. Указание на рассылку копий (CC Notation). 12. Адрес отправителя (Return Address)
Адрес отправителя
Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то печатается в правом верхнем углу письма.
Международные правила написания почтового адреса:
1) номер дома;
2) название улицы;
3) номер офиса;
4) название города;
5) почтовый индекс;
6) наименование страны.
Дата письма
В случае когда адрес отправителя не отпечатан типографским способом, дата приводится сразу после адреса отправителя.
Если письмо составляется на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты. В деловом письме на основе международных правил реквизиты должны содержать следующие данные адресата:
1) название компании;
2) номер дома;
3) название улицы;
4) название города;
5) название штата (графства);
6) почтовый индекс;
7) название страны.
