Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.
20 May 2018
Messrs, Waterson and Sons
Sales Department
106 Knightsbridge
London SWL 96C
England
Если имя адресата неизвестно, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line». В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной службы».
106 Knightsbridge
London SWL 96C
England
For the attention of the project manager
Тема письма
После указания адресата можно добавить уточнение относительно содержания письма. Эта строка информирует получателя о содержании самого письма. Например,
Re. (или Ref.): your letter 21.10.2017 – относительно вашего письма от 21.10.2017
Для того чтобы послать личное сообщение, после фамилии нужно указать «Лично» (Personal – США, Private – Англия).
Dear Mr. Salivan,
Ref: Your Contract 0873/123
Текст письма и обращения
Обратите внимание, что в отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков: каждый новый абзац начинается в край левого поля листа и отделяется от следующего межстрочными интервалами. Красная строка в начале абзацев отсутствует.
Thank you for letter of 10 May…
I have pleasure in sending you new catalogue with details of our new services.
I look forward to hearing from you soon.
Всем известно, что в России после обращения употребляют восклицательный знак. В Европе же в этом месте ставится запятая, а в США – двоеточие.
При адресации письма фирме и необходимости в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию…» – Attention of или сокращенная форма Attn.
Если известна занимаемая адресатом должность в компании, вежливо будет указать ее после имени.
Attn. Mr. Brown, Head of Department – Вниманию мистера Брауна, начальника отдела
Окончание письма и подпись
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению. При этом в ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Подпись автора письма должна сопровождаться его полным именем, указанием занимаемой должности либо имеющегося звания.
Tom Brown, Head of Department (Том Браун, директор департамента)
Sir Smith, Editor-in-Chief (господин Смит, главный редактор)
В том случае, если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – per pro) либо «По поручению».
Jackson and Co pp B. Salivan – по поручению Джексон и Ко подписал Б. Саливан
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и за время переписки у вас установились отношения более чем просто формальные, в конце допустимо писать Best regards… (C наилучшими пожеланиями…)
Приложение (Encl.)
Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта и т. п., то в последней строчке должно быть указано Encl.
Кроме того, можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце Encl. или как Encls. Приложения располагаются ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма.
Best regards,
Frank Anderson
Manager
Encl. Current Price List
Отправить копию (Сс):
Сообщение Сс: Ms. Ann Brown после строчки приложение Encl. означает, что копия письма будет послана Ms. Ann Brown.
Encl. Current Price List
Cc: Ms. Ann Brown
Оформление почтового конверта
Кроме содержания письма, международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта.
1. На первой строчке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту, варианты которой были рассмотрены ранее. После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все необходимые титулы.
