2. На второй строчке пишут название компании.
3. На третьей строке пишется номер дома, наименование улицы, номер офиса.
4. На четвертой строчке указывается наименование города, штата (графства, региона и т. д.) и почтовый индекс.
5. На пятой строке – название страны.
В некоторых странах приведенный порядок написания адреса может незначительно различаться. Примеры оформления почтовых конвертов можно посмотреть в приложении.
Обратите внимание
• По рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые.
• Наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата необязательно.
• По требованию Royal Mail название города необходимо писать заглавными буквами: LONDON.
• В британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры.
• При отправлении письма из России название страны необходимо также указывать на русском языке.
В западноевропейских странах считается невежливым опускать титулы как в устной, так и в письменной речи. Однако писать и говорить все вместе: сначала «господин», потом называть титул, а после – фамилию принято только в Германии. Поэтому вместо обращения Mr. («господин»), отправляя письмо партнеру из Европы, предпочтительнее будет указать его звание и титул, если таковые имеются.
Хотя в большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию, есть и исключения. Например, в Китае на первом месте стоит фамилия, а затем имя.
Оформление почтовых конвертов в Великобританию и США
Несколько полезных советов при подготовке и редактировании делового письма
1. Четко обозначьте цель своего письма.
2. Соберите информацию о получателях данного письма.
3. Продумайте и запишите основные идеи письма.
4. Соберите необходимый фактический материал.
5. Перепроверьте все основные факты.
6. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.
7. Напишите черновик письма.
8. Убедитесь, что каждая тема была освящена в отдельном абзаце.
9. Проверьте связность предложений в каждом абзаце.
10. Выполните редакторскую правку
[26] письма.
11. Подготовьте окончательный вариант письма.
«Е-mail – не воробей, вылетит – не поймаешь», или правила электронной переписки (сетикет)
Ранее мы говорили об этикете, который включает в себя правила поведения в различной среде и социальных группах. Теперь рассмотрим этические нормы, соблюдение которых является обязательным в Сети Интернет.
Слово «сетикет» (англ. Netiquette)
[27] расшифровывается как «сетевой этикет». Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в виртуальном пространстве. Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет четкого разделения между ее участниками, в том числе и между представителями компаний и их клиентами. В Сети Интернет находится огромный коммерческий потенциал: целые виртуальные города, граничащие с правительственными программами и персональными страницами пользователей. Сегодня электронная сеть является аналогом реального мира. И правила бизнес-сетикета направлены на установление и поддержку хороших и адекватных отношений между коммерческими структурами и клиентами.
Нормы сетикета регулируют поведение пользователей Сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах), так и при использовании электронной почты.
Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме
1. Персональное обращение и приветствие.
2. Грамотное заполнение поля «Тема».
3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).
4. Позитивное завершение письма.
5. Подпись и блок контактной информации.
6. Время ответа на письмо.
Персональное обращение и приветствие
Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента или делового партнера. При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:
Лично не знакомы
Выше рангом
Уважаемый Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…
Равного ранга (или ниже рангом)
Добрый день, Иван Иванович! Наша компания рада пригласить специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…
Хорошо знакомы
Выше рангом
Добрый день, Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» на конференцию…
Равного ранга (или ниже рангом)
Иван, добрый день! (Иван, приветствую!) Хочу от лица нашей компании пригласить тебя и твоих коллег на конференцию…
Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на подпись адресата в блоке контактной информации. Если в этом блоке адресат представляется как: «Генеральный директор Иван Федоров», то к адресату можно обращаться по имени или г-н Иванов.
При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: «Добрый день!» – и избегать обращения: «Здравствуйте!» В электронной переписке приветствие «Добрый день» – более нейтральная форма приветствия, уместная даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение: это приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня.
