Метод достижения целей Б. Трейси
Эффективный метод постановки и достижения целей разработал бизнес-консультант Брайан Трейси. Данный метод прост и эффективен при его системном и адекватном применении. Рекомендую его использовать как в своей управленческой деятельности, так и при личном планировании.
Метод состоит из семи последовательных этапов.
1. Определите свою цель. Вы можете это сделать самостоятельно или воспользоваться помощью руководителя или коллег. Важно, чтобы у вас была полная ясность относительно того, чего от вас ждут в деловом плане и в какие сроки. К сожалению, часто люди работают над выполнением несущественных задач изо дня в день только потому, что не смогли поставить правильную цель и не согласовали ее с руководством. Худший вариант непродуманного использования рабочего времени – прекрасно выполненная работа, которая никому не нужна, потому что она была сделана не вовремя и изменился весь организационный контекст.
2. Записывайте свои мысли и планы. Когда вы переносите свои планы на бумагу, вы делаете их осязаемыми. Не сформулированные на бумаге цели и планы остаются лишь намерениями, которым в большинстве случаев не суждено исполниться. Они лишены ясности и осмысленности, что в итоге может привести к путанице и ошибкам.
3. Определите сроки достижения цели. Цель, для достижения которой не определены сроки, не имеет четко установленного начала и окончания. Без установленных сроков вы создаете предпосылки для промедления в ее реализации. В этом случае вероятность того, что вы не слишком преуспеваете в достижении цели, велика.
4. Составьте перечень действий, которые предстоит выполнить для достижения цели. По мере возникновения новых идей, связанных со способами достижения поставленной цели, дополняйте ими уже составленный перечень. Пересматривайте или расширяйте список до тех пор, пока не будете полностью уверены в его выполнимости. Такой перечень определит количество ваших действий и направление движения к цели – и вы увеличите вероятность достижения цели в назначенный срок.
5. На основе имеющегося перечня составьте план действий. Расположите элементы перечня в соответствии с их значимостью и хронологической последовательностью (решите, какие действия необходимо выполнить в первую очередь, а какие можно оставить на потом). Ваш путь к цели будет разбит на малые участки, каждый из которых представляет собой отдельную небольшую задачу. Постарайтесь определить взаимосвязи между отдельными действиями, начертив их на бумаге в виде схемы.
6. Немедленно приступайте к реализации составленного плана. Помните, что даже самый простенький план, выполненный тщательно, гораздо лучше, чем самый блестящий план, для реализации которого не было приложено никаких усилий!
7. Каждый день делайте хоть что-нибудь, что приближает вас к поставленной цели. Не пропускайте ни одного дня. Начав движение к цели, не позволяйте себе остановиться.
Четко и правильно сформулированные цели настраивают вас на работу по их реализации и помогают не тратить время впустую.
Технология распределения рабочего времени по принципу приоритетов Лотара Зайверта
Если осознать, что время, которое мы выделяем для работы, составляет в среднем 40 часов в неделю, то с неизбежностью можно прийти к выводу, что у нас никогда не будет достаточно времени для того, чтобы заниматься всеми своими делами в полном объеме. Немецкий ученый Лотар Зайверт разработал технологию управления временем для менеджера, предложив изменить подход к решению нескончаемого потока проблем, которые обрушиваются ежедневно. Основу технологии составляет принцип приоритетов, применяя который можно добиться эффективной экономии использования рабочего времени.
Принцип приоритетов представляет собой эффективный способ расстановки задач по степени важности. Сила этого метода в его простоте. Он настолько прост, насколько и эффективен. Составьте список всех дел, которые вы планируете сделать в течение дня (недели, месяца и т. д.). Поставьте буквы А, Б, В, Г, Д перед каждым пунктом вашего списка.
Задача А должна иметь наибольшее значение на данном этапе вашей деятельности. Это может быть ответственная встреча, написание отчета и пр. Если вы ее не выполните, могут возникнуть серьезные осложнения. Когда таких задач несколько, оценивайте приоритетность как А1, А2 и т. д.
Задача Б – тоже важная задача, тем не менее последствия ее невыполнения не являются необратимыми. Другими словами, если вы не сделаете соответствующую работу, кто-нибудь окажется недоволен или вы чего-то лишитесь, но в любом случае последствия будут несопоставимыми с невыполнением задачи А. Никогда не приступайте к задаче Б, пока не завершено выполнение задачи А.
Задачей В является что-то, что было бы хорошо сделать, но это не влечет за собой никаких последствий для вашей работы (звонок другу, разбор корреспонденции, личная встреча, обед).
Задачей Г является работа, которую можно поручить кому-нибудь другому. Делегируя другим людям то, что они в силах выполнить, вы освобождаете время для решения задач А, которые никто, кроме вас, сделать не сможет.
Задачей Д является работа, которую можно вообще не делать, например работа, выполняемая по привычке на протяжении какого-то времени, рутинная работа или утратившая актуальность на сегодняшний день.
Скорректировав план с учетом принципа приоритетов, вы создаете себе условия, при которых более важные дела будут выполняться быстрее. Основой сегментации времени является умение планировать рабочий день и выделять непрерывный промежуток времени на выполнение конкретной задачи.
Приобретая полезную привычку составлять ежедневный план по принципу приоритетов и без промедления приступать к выполнению самой важной на сегодня задачи (А1), вы сможете с каждым днем увеличивать эффективность своей работы и будете успевать делать больше, чем коллеги или конкуренты.
Принцип Парето (принцип 80/20)
Как достичь большего с меньшими затратами?
Прогресс означает перемещение ресурсов из менее эффективных в более эффективные области применения (рис. 2.1):
• 80 % прибыли получается за счет 20 % инвестиций;
• 80 % роста происходит за счет 20 % проектов;
• 80 % полезной работы в организации делают 20 % сотрудников.
Рис. 2.1. Схематичное изображение принципа Парето
Известный итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето (1848–1923) в 1897 году сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Его также называют правилом 80/20 или принципом наименьших усилий. Парето установил, что люди в социуме делятся на тех, кого он назвал «влиятельным меньшинством» и «тривиальным большинством». «Влиятельное меньшинство» составляет 20 % населения, в то время как на его долю приходится 80 % всего богатства. Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется изложенному им принципу. Парето продемонстрировал действие этого принципа на множестве примеров. Так, его принцип устанавливает, что 20 % произведенной вами работы обеспечивает 80 % полученных результатов. Если у вас есть список из десяти дел, которые нужно выполнить, то два из них окажутся по конечной приобретаемой выгоде более значимыми, чем остальные восемь. При этом для решения каждой из этих десяти задач может потребоваться одинаковое время. В то время как вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит пятикратно или десятикратно относительный вклад от остальных задач, часто бывает, что один пункт списка, состоящего из десяти задач, которые предстоит сделать, по своей значимости превышает все остальные девять, вместе взятые.
