Внешняя подготовка к переговорам включает следующие вопросы.
1. Время начала, место проведения и продолжительность переговоров. Психологическое преимущество в переговорах имеет принимающая сторона. Поэтому небезразлично, на чьей территории они проходят.
Психологическим преимуществом обладают не инициаторы переговоров, а те, к кому обращаются с предложением о них. Поэтому время встречи следует предложить назвать партнерам. Договариваться о переговорах принято не менее чем за 2–3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. Стороны также договариваются о материалах, необходимых для проведения обсуждения, об итоговых документах или устных заявлениях. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеим сторонам.
2. Численность делегаций регулируется принципом равенства количества участников и согласовывается предварительно. Отклонение от правила паритета возможно ввиду обстоятельств, о которых необходимо уведомить партнеров. При этом нужно учитывать, что более многочисленная сторона будет иметь психологическое преимущество, поэтому следует избегать большой разницы в численности.
Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому, если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, уменьшают количество участников. Правда, при этом есть риск, что какие-то моменты в договоренности могут быть упущены. Нужно учесть еще и то, что переговоры с большим количеством участников чаще не приводят к обоюдному соглашению.
3. Подготовка помещения для переговоров. Переговоры проводятся в специально отведенном помещении. Перед каждым участником желательно поставить карточку, на которой указываются фамилия, имя и отчество, организация, которую он представляет. На столах следует разложить бумагу для записи и письменные принадлежности.
Если в переговорах участвуют три и более стороны, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или квадратного стола.
Напряженной работе больше способствуют жесткие стулья. Следует подготовить заранее всю необходимую документацию, чтобы потом не посылать за ней.
Заранее нужно повесить на дверь табличку «Идут переговоры! Просьба не беспокоить!».
После прибытия гостей принимающая сторона должна иметь дело только с ними и не отвлекаться на внутренние дела компании. Несоблюдение этого правила делает унизительным положение гостей, вынужденных дожидаться, когда хозяева завершат свои дела.
4. Организация встречи партнеров. Установилась практика, когда вполне достаточно, если встречать прибывших переговорщиков будет опрятно одетый, приветливый сотрудник. Улыбка обладает способностью притягивать людей. Обращаясь к визитерам, не следует забывать, что они вольно или невольно читают по вашему лицу ваше отношение к ним.
Человеку без улыбчивого лица не стоит открывать магазин.
Китайская поговорка
Слишком короткое рукопожатие сухой ладони свидетельствует о безразличии. Влажная ладонь указывает на волнение. Сопровождающееся широкой улыбкой рукопожатие (чуть более продолжительное, нежели обычно) – проявление дружеского отношения. Поскольку место справа является более почетным, то встретивший должен идти слева от гостя.
5. Представление участников переговоров происходит до их начала. Это позволяет прибывшим сесть так, чтобы оказаться поблизости с интересующими их партнерами.
Представление партнеров происходит следующим образом. Первым представляется глава делегации хозяев, далее он по убывающей согласно иерархии называет членов своей команды. Затем то же самое делает руководитель делегации гостей. Такой порядок подчеркивает уважение к гостям, поскольку, согласно общим правилам, сначала представляются те, чей статус ниже. Имена и отчества партнеров знать совершенно необходимо. Обращение без имени производит неприятное впечатление.
Звучание собственного имени для слуха человека – самая приятная мелодия.
Д. Карнеги
Если вы не расслышали имени партнера, необходимо вручить ему свою визитку – и он вручит вам свою. Или можно переспросить, ничего зазорного в этом нет. За интерес к своей персоне не осуждают.
6. Обмен подарками (сувенирами). При первой встрече сувениры вручают хозяева. Если у гостей также приготовлены сувениры, то они их дарят следом. Ценность сувенира должна соответствовать рангу того, кому его преподносят: самый дорогой – главе делегации.
7. Размещение участников переговоров. При встрече с глазу на глаз предпочтительнее сесть под углом. Конфликты при таком расположении возникают реже, нежели у сидящих друг напротив друга. Не случайно термин «противостояние» имеет два смысла: и расположение в пространстве, и конфликт.
Хозяину надлежит садиться слева от гостя. Это можно заметить в многочисленных телерепортажах о визитах политиков.
Правила ведения переговоров
1. Переговоры должны вести руководители сторон. Остальные вступают в разговор только по приглашению своего лидера. Если хотят высказаться, просят разрешения у него условленным знаком.
2. Единство позиции членов группы. За столом переговоров не место «особому мнению», каждый человек должен придерживаться единой, заранее выработанной стратегии. Важно соблюдать дисциплину: переговорщики не должны во время беседы заниматься посторонними делами, а должны внимательно следить за выступлениями.
3. Сигналом к началу переговоров служит приглашение главы гостей. Дает он его после того, как стороны познакомились и обменялись сувенирами.
Не следует начинать переговоры с основной темы. Нужно с самого начала создать доброжелательную, непринужденную атмосферу, что в значительной степени поможет достижению договоренностей.
Рекомендуется, если это первая встреча, обменяться сведениями друг о друге, о рынке интересующих друг друга товаров, обсудить программу предстоящих переговоров, выслушать пожелания партнеров и впечатления прибывших.
Если встреча не первая, следует поинтересоваться о переменах в фирме с момента предыдущей встречи, справиться о здоровье членов семьи главы делегации. Можно коснуться и политической тематики, текущих событий в спортивной и культурной жизни.
4. Курить во время переговоров можно только при соблюдении двух условий: когда на столах имеются пепельницы и получено разрешение присутствующих.
5. Чай и кофе хозяева обязаны предлагать только в случае, если переговоры затягиваются и требуется взбодриться. В остальном – на усмотрение принимающей стороны. При этом напитки сначала разносят гостям, начиная с руководителя, потом – своим сотрудникам.
6. Нельзя отвлекаться на телефонные звонки, лучше отключить телефон. Партнер должен верить, что для нас переговоры – самое главное сейчас.
