Возможно, вы следите за миром спорта, и, чтобы оставаться в курсе событий, читаете спортивные новости несколько раз в неделю.
Регулярное общение с друзьями — тоже задача, как и просмотр фильмов или комментирование в социальных сетях.
Итак, запомним пропорцию: 1–2 «красные» задачи в день, 3–6 «жёлтых» и бесконечное количество «зелёных».
Что же дальше делать с этой информацией, как правильно распределить дела?
Вариант 1
Ставим «красные» задачи на пиковые часы эффективности, когда у вас больше всего энергии, чтобы не получалось так, что свои энергичные часы вы проводите в социальных сетях, а в период низкой эффективности трудитесь над какой-то сложной презентацией. «Жёлтые» и «зелёные» задачи распределяем на оставшееся время.
Главное — каждый день ставить перед собой сложную задачу, которую делать ну совсем не хочется, и непременно её выполнять.
Вариант 2
Поскольку своим временем управляете только вы и никто другой, можно попробовать договориться с начальством о более удобном графике.
Когда-то я объяснял своему начальнику:
— Понимаешь, Антон, если ты хочешь пообщаться со мной на совещании в 9:30 утра, я, конечно, приеду и пообщаюсь с тобой, но если ты хочешь от меня эффективного процесса, то давай пообщаемся в другое время — в 9:30 я не особо эффективен.
С другим начальником я договорился раньше приезжать на работу, но и раньше уезжать. В итоге мой рабочий день был не с 9 до 6, а с 8 до 5. Для Москвы это очень круто, так как я экономил кучу времени в общественном транспорте: приезжая раньше всех без пробок, я ничего не терял, потому что первые два часа работы толком нет.
Но и с работы я уезжал самым первым, поэтому весь вечер у меня был свободен — я мог заниматься любимыми делами. Выезжая с работы в 17:00, дома я был уже в 17:45. Выезжая же в 18:00, раньше 19:30 добраться не удавалось.
Так у меня получилось совместить приятное с полезным: свои непиковые часы я загрузил скучной работой — ожиданием клиентов, пиковые же выделил на то, чем мне было интересно заниматься.
К сожалению, не на всех работах можно вносить корректировки в график.
Например, если вы оператор колл-центра
[18] или работающая удалённо мама, установить другие рабочие часы не так просто. Но и здесь есть варианты: в свой эффективный час вы можете уложить ребёнка спать или включить ему мультики (отправить в садик, к няне), чтобы посвятить время себе или делам.
Вариант 3
Обратное планирование. Это когда вы планируете день так, как вам нужно на самом деле, а не так, как вам об этом рассказывали. Сейчас расскажу принцип.
Первое, что нужно сделать, — внести в график то, что вы и так делаете каждый день.
Каждый день вы просыпаетесь и умываетесь — вносите это в график. Если каждый день вы едете на работу, внесите поездку в график. Если каждую среду у вас совещание, внесите в график и его. Внося в график максимум того, что вы делаете в течение дня, вы поймёте, что свободного времени у вас на самом деле не так уж и много.
Даже очень творческим людям полезно писать задачи, но делать это следует без привязки ко времени.
Например: «В среду минимум один час я общаюсь с родителями», «Во вторник у меня минимум три часа уходит на совещание».
В итоге мы понимаем, что каждому из нас доступно меньше 16 часов в сутки: 8 часов мы спим, 16 — бодрствуем. Но, подробно расписав эти 16 часов, мы видим, что иногда по факту у нас остаётся всего 2–3 часа свободного времени.
Составив свой истинный график, освобождаем пиковые часы для «красных» дел. Также нужно находиться в изоляции не менее двух часов в неделю, чтобы, будучи в потоке, совершать прорывы в работе.
Каждый день работать в изоляции тяжеловато, но делайте это хотя бы раз в неделю: именно в этом состоянии вы наиболее производительны.
«Фишка» для использующих Outlook или другие планировщики дел: заносите в календарь дела, сразу раскрашивая их в соответствующие цвета. Большинство программ позволяют это делать.
Кроме трёх типов задач существует ещё и три статуса дел.
Статусы дел
У любого дела может быть один из трёх статусов.
Статус 1: делаю прямо сейчас
Тут всё просто. Вот прямо сейчас я пишу эту книгу. А вы прямо сейчас её читаете.
Статус 2: отложил задачу до такого-то конкретного
времени
Многие не понимают, что с задачами можно поступать именно так. Речь обо всех задачах, не имеющих заданных сроков: «мне нужно постричься», «нужно навестить родителей», «надо бы начать учить немецкий»…
В такой ситуации вам нужно обозначить срок выполнения задачи.
Например: «мне нужно постричься, но прямо сейчас я это не сделаю, отложу это до пятницы».
Как только вы обозначаете конкретный срок, ваш мозг расслабляется. Он перестаёт концентрироваться на всех задачах, которые надо не забыть, и переключается на то, чем вы занимаетесь в данный момент.
Статус 3: не делаю
Сюда попадает всё то, чем вы не занимаетесь; задачи, которые вы переносите из недели в неделю.
Допустим, вы хотели сделать что-то в прошлый четверг, потом решили перенести задачу на этот четверг, а сейчас понимаете, что как-то не получается, и думаете о следующем четверге. Задача находится в статусе «надо бы сделать» уже почти месяц, но принципиально ничего не изменилось.
Мир не рухнул, а раз так, стоит вообще вычеркнуть такую задачу из списка. Если она станет по-настоящему актуальной, вы вернёте её в статус 2.
Как использовать три статуса? Проанализируйте свои текущие задачи и раскидайте их по трём корзинам. Особенно интересно будет с тем, что окажется в третьей.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента. Она делит задачи по срочности и важности на четыре типа.
Первый тип: задачи срочные и важные — те, которые зависят исключительно от вас.
Срочно и важно — то, что нужно делать здесь и сейчас, иначе никто этого не сделает. Это, как правило, «красные» или «жёлтые» задачи.
Второй тип: важно, но не срочно.
