Обычно это «жёлтые» задачи, те, которыми вы занимаетесь в свободное от «красных» задач время. Но так как мы понимаем их важность, заниматься ими приходится именно нам.
Третий тип: срочно, но не важно. Их нужно делегировать.
В исполнении таких задач допустимо ошибиться, «накосячить», сделать что-то неидеально. Задача, конечно, срочная, но не слишком важная.
Например, я точно знаю, что мои помощники хуже меня подбирают картинки, пишут тексты, верстают документы, но с задачами третьего типа идеальность не так уж важна, главное — сделать. Поэтому я могу делегировать, скажем, написание текста своим подчинённым.
Четвёртый тип: отложи или забудь.
О таких делах, как правило, думать вовсе не стоит. Ими мы начинаем заниматься, когда вдруг понимаем, что у нас впереди целый вечер, а делать вообще нечего. Тогда-то мы вспоминаем о них и начинаем выбирать по настроению.
Попробуйте теперь классифицировать имеющиеся задачи, используя матрицу Эйзенхауэра.
За срочное и важное принимайтесь сразу. Иначе, скажем честно, это они за вас примутся!
Несрочное и важное тоже выполняйте, но вдумчиво и без спешки. Срочное, но не слишком важное попробуйте переложить на других.
Многие ресурсы, например, Профи. ру, Job.ru, позволяют найти массу специалистов, которые способны разгрузить вас. Недавно мне даже попался сервис помощников для интернет-тренеров — бизнес-гаечка.
Так что делегировать всегда есть кому, было бы желание.
Наконец, несрочными и неважными делами занимайтесь, когда вам нечего делать. Но можно и сознательно переключаться и отдыхать. Подойдёт всё, что несложно и неважно: изучить технические характеристики танков вермахта, например.
Инструмент «Вырезанная реклама»
Мощная «фишка» управления потоком, связанная с телевидением.
Если вы смотрите фильмы по телевизору, наверняка замечали: когда одна передача заканчивается, сразу же начинается следующая, а рекламу показывают лишь спустя пару минут.
Как это использовать в контексте работы?
Если вы долго занимаетесь важным делом, естественным образом возникает желание сделать перерыв. Но перед ним лучше ещё минут пять-шесть позаниматься другой задачей.
Закончили работать с презентацией? Откройте документы, сайты, электронные адреса клиентов, словом, подготовьтесь к выполнению следующей задачи. И только спустя несколько минут занятий новым делом устройте перерыв.
Благодаря этому вы и хорошо отдохнёте, и не будете тратить время на то, чтобы настроиться на новую задачу.
Ваш текущий настрой перенесётся на следующую задачу!
Это потрясающий инструмент, особенно для людей, у которых много дел и почти нет времени отдохнуть. Начали следующую задачу, немного поработали, прервались. Так можно держать себя в рабочем потоке до 6 часов.
Рассмотренные здесь методики позволяют стать гуру в управлении своим временем!
Задания для самостоятельной работы
Техника 1
Составьте своё «нерасписание».
В «нерасписание» нужно внести все дела, которыми вы уже занимаетесь. Они могут быть привязаны ко времени (с 6 до 7 собираюсь на работу) или не привязаны (но вы ими занимаетесь: добираетесь до работы, читаете книги, гуляете с собакой…).
Ваша задача — определить для себя все действия, которые вы выполняете с понедельника по воскресенье, и внести их в график.
Начинайте с пробуждения и заканчивайте временем отхода ко сну (условный, средний график). В «нерасписание» внесите абсолютно все дела, какими бы они ни были.
Вторая часть задания — отметить зелёным, жёлтым и красным дела, попадающие в периоды вашей максимальной и минимальной активности. В будущем старайтесь выполнять «красные» дела в часы пиковой активности.
Техника 2
Второе задание связано с тремя статусами дел («делаю прямо сейчас», «отложил до…», «не делаю»).
Ваша задача — собрать все свои «висяки» в отдельный список.
Может, вы давно хотите подшить джинсы, завести ютуб-канал или настроить рекламу и таргет. Список может быть большим. Составив его, каждому из дел присвойте один из трёх статусов. То есть либо делайте прямо сейчас, либо поставьте дату начала дела, либо вычеркните и не забивайте себе голову.
Техника 3
Внедрите в свою жизнь инструмент «Вырезанная реклама». Делайте небольшие перерывы, только принявшись за другое дело. Сами перерывы старайтесь устраивать каждые 50–60 минут.
Обязательно отрефлексируйте свой опыт: что вы почувствовали, воспользовавшись инструментом.
Глава 7. Жизнь и рутина
Одна девочка была такая ленивая, что вставала на час раньше, чтобы подольше ничего не делать.
КВН
В нашей формуле есть «рутина» — та часть работы, на которую уходит свободная энергия, а награды как будто бы и нет. Вы просто обязаны это делать. Выполнять рутину не хочется несмотря на то, что польза очевидна, а смысл понятен. Но дело настолько неинтересно, что награда кажется несущественной.
Прежде чем двинуться дальше, приведу интересный тезис: девять женщин за месяц никогда не выносят ребёнка, а 12 даже очень хороших психологов никак не решат проблему, на которую нужен год.
Часто мы испытываем ощущения саботажа и сопротивление именно тогда, когда пытаемся решить задачу быстрее, чем это возможно. Если бы мы равномерно распределили свои силы, то более спокойно достигли бы своих целей.
Есть очень простые и понятные способы борьбы с рутиной.
Делегирование
Какое первое решение приходит в голову при мысли о борьбе с рутиной? Отдать её кому-то! И первый инструмент называется «Делегирование». Почему многие боятся делегировать и не могут это сделать? Причина проста: я сделаю лучше, чем кто бы то ни было.
Почему так происходит?
Например, вы ставите сотруднику задачу: подобрать фотографии деревни.
Но у каждого слово «деревня» вызывает свои ассоциации. Для разных людей деревня — это:
• старая церковь;
• покосившиеся строения;
• зимний пейзаж;
• крестьяне и фермеры;
• вьетнамская (а не русская)
И множество других вариантов!
Получается, что серьёзная проблема делегирования — это несовпадение картин мира. Потому люди часто не хотят делегировать, приводя массу аргументов:
• так, как я уберу, никакая уборщица не уберёт;
