2. Документирование. Как только вы поймете, какой процесс вам нужен, и продумаете каждую мелочь, настанет время записать его. Обязательно фиксируйте каждый шаг, необходимый для выполнения задачи. Ничего не упускайте и не срезайте углы. Ваша цель на этом этапе – задокументировать на бумаге каждую мелочь, чтобы кто-то, кто ничего не знает о процессе, мог выполнить его безупречно. Подходите к этой задаче как к компьютерной программе. Машина будет делать только то, что программист говорит ей делать максимально явно. Машина не в состоянии заполнить пробелы, как и человек, следующий за вашим рабочим процессом. Дайте им все, что нужно для выполнения работы. Документировать рабочий процесс можно разными способами, и неплохо поэкспериментировать с различными форматами и инструментами, пока не найдете те, что лучше всего подходят именно вам. Вы можете попробовать составить текстовую документацию с помощью простого текстового редактора или более продвинутого приложения для заметок, такого как Notion или Evernote. Многие люди включают скриншоты и видеоролики в свою документацию, что делает руководство невероятно простым для любого пользователя. И если вам захочется еще большей изощренности, то можете разобраться в более индивидуальных инструментах построения процессов, таких как мой нынешний любимый SweetProcess. В то время как программные решения помогают организовать ваши мысли и сделать ваши руководства доступными каждому, не позволяйте страху перед сложными технологиями удерживать вас от использования преимуществ автоматизации процессов. Даже простой, написанный от руки список действий поможет выполнить ту работу, которая вам требуется.
3. Оптимизация. Если вы не срезали углы и ничего не забыли в своей документации, ваше первое руководство, вероятно, будет более многословным, чем вам хотелось бы. Это нормально, потому что теперь пришло время оптимизировать. На этом этапе вы должны проанализировать написанное и задать себе три вопроса:
1. Какие из этих шагов можно исключить?
2. Какие из этих шагов можно упростить?
3. Какие из этих шагов следует выполнять в другом порядке?
Критикуя свою документацию таким образом, вы как можно лучше настраиваете процесс. Ваша цель – предоставить человеку, который следует этому руководству, столько информации, сколько ему нужно для выполнения работы. Однако в то же время информации должно быть немного, чтобы человек не пропустил шаги просто потому, что в рабочей документации слишком много слов. Итак, вот он, ваш шанс оптимизировать процесс и сделать его максимально эффективным.
4. Тестирование. Как только вы написали и оптимизировали документацию, пришло время протестировать руководство. Этот шаг имеет решающее значение. На самом деле это, вероятно, та стадия работы, где большинство неудачных рабочих процессов ломаются. Они не работают, потому что человек, создавший их, не нашел времени, чтобы проверить все должным образом, либо же использовал свой собственный опыт для заполнения пробелов, где инструкции не были полными.
По моему опыту, в данном случае лучше всего стать своим собственным подопытным кроликом. Тестируя самостоятельно, четко выполняйте только то, что записали, чтобы увидеть, не пропустили ли вы чего-нибудь. Не пытайтесь обмануть самого себя. Если какой-то шаг оказался не прописан, не делайте его. Проверка того, что есть в документации – и только этого, – немедленно выявит любые дыры или неправильное направление. Делайте заметки на ходу, корректируя рабочий процесс до тех пор, пока у вас не будет идеальной, действительно работающей документации, с помощью которой процесс будет функционировать так, как задумано, независимо от того, кто за ним следит. Вы также можете попросить кого-то из вашей команды протестировать рабочий процесс.
5. Подключение остальных. Как только вы поймете, что задокументированный процесс работает, пришло время поделиться им с другими членами вашей команды по электронной почте, с помощью инструментов общего доступа в приложении, которое вы использовали для его создания, или на центральном файловом сервере. Смысл в том, чтобы поделиться им и убедиться, что каждый, кто когда-нибудь может столкнуться с этим процессом, знает, где найти руководство. Не удивляйтесь, если люди будут находить пробелы в вашем руководстве. Наоборот, поощряйте их вносить дополнительные уточнения. Это не займет много времени, и вот вы уже получите безупречную методичку, которой может следовать любой. Именно здесь вы увидите истинную силу руководств: они делают делегирование гораздо более надежным и простым в реализации.
Упражнения для этой главы включают лист с упражнениями, называемый «Workflow Optimizer», или «Оптимизатор рабочего процесса». Он послужит удобным напоминанием о пяти шагах, которые мы только что рассмотрели. А пока давайте рассмотрим четвертый, и последний, тип автоматизации.
Техническая автоматизация
Наконец, мы подходим к технической автоматизации. Именно с нее обычно и начинают большинство искателей продуктивности. Думаю, вы заметили, что в этой книге я в основном не очень лестно отзываюсь о технологиях, например заявляя о том, насколько сильно они могут отвлекать во время выполнения работы. Несмотря на это, положительное влияние современного программного и аппаратного обеспечения на бизнес неоспоримо. Я бы сказал, что автоматизация – это причина, по которой мы обращаемся к технологиям в первую очередь. Мы хотим переложить тяжелую работу и повторяющиеся задачи на какую-нибудь компьютерную программу, тем самым освободив наш разум для решения других задач. Как только вы найдете правильный набор инструментов, вам останется только настроить их на работу в фоновом режиме и доверить им выполнение работы без ваших усилий.
Одно быстрое предупреждение, пока мы не начали обсуждение технологий: не отдавайте свое сердце и не клянитесь в любви до гроба какому-то конкретному приложению. Конечно, вы хотите найти приложения, которые работают лучше всего для вас. Тем не менее вы всегда должны оставаться открытыми для чего-то нового, если появится лучший, более эффективный вариант – или если ваше любимое приложение или сервис внезапно выйдут из бизнеса. Я потерял счет количеству замечательных приложений и инструментов, которые я включил в свои рабочие процессы, но которые вскоре затерялись в бесконечном марше технологий.
С годами я понял, что на технологию можно положиться, а на отдельные инструменты – нет. По этой причине важно сосредотачиваться на типе инструмента, который вам нужен, больше, чем на том, какой конкретно инструмент вы используете. Я всегда использую какое-нибудь приложение для списка дел, например потому, что ценю этот тип программного обеспечения. Тем не менее я могу в любой момент сменить одно приложение на другое, будь то Todoist, Wunderlist, Nozbe или что-то еще из дюжины других, которые я пробовал. Поскольку тип – это то, что имеет наибольшее значение, когда речь заходит о технических решениях, давайте рассмотрим четыре основных типа приложений, которые могут повысить вашу производительность.
Программное обеспечение, позволяющее фильтровать письма на электронной почте. Помните, когда вы впервые открыли для себя электронную почту? Я вот помню. Может быть, вы так молоды, что никогда не знали мира без нее, но лично я очень хорошо помню те первые дни существования электронной почты. America Online (AOL) была одним из первых удобных для потребителей почтовых сервисов. Их фирменное сообщение «You’ve got mail!» вызывало у меня прилив радости и предвкушения каждый раз, когда я его слышал. Сегодня моя реакция на почтовый ящик гораздо менее восторженная. Электронная почта, оставленная без присмотра, быстро превращается в раздутого, требовательного зверя, способного пожирать целые дни – и даже недели. В какой-то момент своей карьеры у меня были недели, когда я получал более 700 электронных писем, каждое из которых конкурировало за часть моего ограниченного времени, энергии и внимания. С таким большим объемом электронной почты проблем в значительной степени стало больше, чем преимуществ от ее использования.
