Если вы когда-нибудь поймаете себя на мысли, что в мире обязательно должен быть более простой способ сделать что-либо, вы всегда должны предполагать, что это действительно так. Поэтому идите и ищите его. Если вы примените этот подход ко всему, что делаете регулярно, то будете поражены тем, сколько времени, хлопот, усилий и энергии можете сэкономить на всех этих маленьких задачах, которые крадут ваши ресурсы. Автоматизация жизни сделает каждый ваш день проще, освободит творческий потенциал, усилит фокус внимания к деятельности с более высокой отдачей и в целом сделает вас более продуктивным в течение всего времени. Автоматизация – один из самых полезных инструментов в моем наборе для повышения продуктивности, и теперь она может таким же образом служить и вам.
Как только вы закончите следующие упражнения, вы будете готовы перейти к новой главе. Там вы узнаете, как справиться с оставшимися задачами, которые невозможно устранить или автоматизировать, и осознаете всю силу делегирования. Этот инструмент обладает большой силой, даже если вы не уверены, что у вас есть кому поручить конкретные задачи. Вы узнаете советы и стратегии, которые даже самый изолированный соло-предприниматель сможет реализовать немедленно, так что не пропустите их.
Оптимизируйте свои задачи
Автоматизация – это мощный инструмент производительности, но случайно сделать это со своей жизнью не удастся. Вы сможете сэкономить время от автоматизации только в том случае, если потратите время на разработку и внедрение нужных вам систем. Для этого я рекомендую два упражнения.
Во-первых, загрузите рабочий лист Ежедневных ритуалов – «Daily Rituals» – на сайте FreeToFocus.com/tools. Используя этот шаблон, вы создадите собственные четыре основополагающих ритуала. Вы также укажете, какие виды деятельности хотите внедрить и сколько времени готовы выделить на каждый. Затем вы подсчитаете совокупное время, чтобы увидеть, какую часть рабочего дня займет выполнение этих ритуалов. Конкретные действия полностью зависят от вас, поэтому тщательно продумайте каждый шаг, который хотите включить. Поначалу может показаться странным структурировать свободное время таким образом, но попробуйте продолжать делать это в течение месяца. Вот увидите, такая практика изменит всю вашу жизнь.
Затем вернитесь к листу с упражнением «Фильтр задач» – «Task Filter». Вы уже отметили элементы, которые нужно устранить; теперь отметьте кандидатов для автоматизации и выберите один из них в качестве практики на сегодня. Это может быть самоавтоматизация, автоматизация при помощи шаблонов, автоматизация процессов или техническая автоматизация. Для автоматизации процессов у меня имеется еще один бонусный инструмент.
Скачайте оптимизатор рабочего процесса «Workflow Optimizer» по адресу FreeToFocus.com/tools. Отметьте необходимые действия, выделите и пронумеруйте шаги в порядке, необходимом для достижения желаемого результата. (Думайте об этом как об ингредиентах и инструкциях в рецепте.) Как только вы закончите черновик, протестируйте его и при необходимости измените. Теперь вы можете ссылаться на этот рабочий процесс, чтобы освежить свою память, если это необходимо, или поделиться им с членом команды, чтобы он или она знали, как выполнить эту работу за вас. Последнее ведет нас к вопросу делегирования.
6. Делегирование. Клонируйте себя – или еще что-то получше
Я сделал целью всей своей жизни никогда не делать ничего такого, что другие могли или хотели бы сделать, когда есть так много важного, что другие не могут или не хотят делать.
Доусон Тротман
Все мы знаем, что счастье не купишь за деньги, ведь так? Давайте не будем делать слишком поспешных выводов. Существует термин «временной голод», который исследователи используют, чтобы описать чувства человека, у которого задач больше, чем времени на них. Пока мы суетимся по другую сторону Зазеркалья, наши списки задач обгоняют время, а у нас нет ни единого шанса угнаться за ними. Как мы уже видели, крысиные бега оказывают прямое негативное влияние на нашу продуктивность и даже на наше чувство благополучия.
Эшли Уилланс из Гарвардской бизнес-школы возглавила группу исследователей, занимающихся этой проблемой. Опросив более шести тысяч участников в нескольких экономически развитых странах, она обнаружила, что секрет преодоления временного голода и улучшения чувства благополучия и удовлетворенности жизнью был прост и понятен – нужно просто купить больше времени. Как это возможно?
После того как вы устраните и автоматизируете как можно больше задач, у вас остается короткий список критических задач, которые кто-то должен выполнить. Вопрос в том, должен ли этот кто-то быть вами. Часто ответом служит «нет». Вы не можете купить счастье, но вы можете выкупить свое время, избавившись от задач, которые считаете стрессовыми или неприятными, а это и есть то же самое. Делегирование повышает наше благосостояние, сокращая количество стрессовых, нелюбимых задач и помогая нам восстановить чувство контроля над своим расписанием. «Трата денег на покупку времени была связана с большей удовлетворенностью жизнью. Помимо этого, среди людей, которые использовали деньги, чтобы купить время, типичное пагубное влияние временного стресса на удовлетворенность жизнью было ослаблено», – заявили Уилланс и ее соавторы в своих выводах
[93].
Ждите, ждите, не торопитесь…
По своей сути делегирование означает сосредоточение в первую очередь на работе, которую можете выполнять только вы, передавая все остальное другим, более увлеченным работой или опытным в выполнении конкретных задач. Но давайте будем откровенны: иногда это бывает крайне трудно для тех, кто достиг высоких результатов. Особенно если на вас проклятье неудержимого контроля, то есть вы хотите усидеть на каждом стуле своего бизнеса. Я говорю «проклятье», потому что это не комплимент. Вы бы сами когда-нибудь сознательно наняли человека, который лишь на какую-то часть вникает в работу? Если вы настаиваете на выполнении работы, для которой вам не хватает страсти и мастерства, поздравляю: вы выиграли приз худшего менеджера по вопросам найма сотрудников.
Однако теперь вы должны лучше разбираться в подобных вопросах. Большинство из нас признают, что делегирование является стратегически разумным и организационно обоснованным. Проблема в том, что мы рассматриваем это как идеальную ситуацию, которая не будет работать конкретно в наших обстоятельствах. «На мне слишком много ответственности, – обычно говорим мы. – Я не могу доверить это кому-то другому. Все зависит от меня». Я говорил это много раз. Но, как я теперь говорю своим клиентам, которые иногда грешат теми же мыслями, – это ложь. Конечная ответственность за результат задачи может лежать на вас, но обычно это не отменяет того факта, что вы можете получить помощь в ее выполнении. В таком случае мы можем сказать что-то вроде: «Для меня быстрее сделать это самому». Опять же нет. Делегирование действительно требует от нас замедления, но только до того момента, пока вы не введете нового человека в курс дела. Но в конечном счете обучение и доверие другим освобождают время для нашей Зоны желаний. Как сказала Уилланс, это словно купить себе время.
