Темы. Затем вам необходимо указать, какие виды деятельности вы будете осуществлять в отдельные дни в течение определенных блоков времени. Не думайте об отдельных действиях или задачах прямо сейчас, просто представьте их в виде широких тем. Самый простой способ начать – это подумать над утром, рабочим днем и вечером. Я следую этому подходу и использую три темы для своего времени: время для себя утром, работа днем и восстановление вечером. Разделение времени на темы не только помогает определить, что вы хотите сделать, но также позволяет вам получить нужное пространство для различных аспектов вашего дня. Вот как они формируют день для меня.
Время для себя. Я всегда отвожу для себя утренние часы. Деятельность в это время включает в себя саморазвитие, тренировку, молитву, медитации и так далее. Количество времени, которое вы оставите здесь, будет зависеть от сочетания ваших стремлений и ваших обязательств. Если у вас есть дети, тогда свободного времени может быть меньше, чем если бы ваше гнездо было пустым. Как бы то ни было, главное – это намеренное использование того времени, которое у вас есть.
Работа. Я прихожу в офис около 9:00 утра и ухожу с работы не позднее 6:00 вечера. В это время уже учитывается час на обед и сон в середине дня. То есть я имею сорокачасовую рабочую неделю. Из уроков, которые мы рассмотрим в следующей главе, вы увидите, что этого достаточно для достижения моих ключевых целей и проектов. Когда вы начинаете и когда заканчиваете? Установление ограничений на продолжительность рабочего дня является основой продуктивности. Из закона Паркинсона мы знаем, что работа расширяется, чтобы заполнить доступное время. Урок для нас состоит в том, что мы должны научиться ограничивать пространство для расширения, иначе рабочие задачи расползутся с раннего утра до позднего вечера. Внезапно вы вдруг начнете пропускать завтраки и будете заказывать доставку, чтобы поужинать за рабочим столом в 7:30 вечера. А как мы уже знаем из исследований о переутомлении, эти дополнительные часы не окупаются.
Восстановление. Я оставляю последние несколько часов дня для восстановления, которое включает в себя проведение времени с семьей, друзьями и хобби. Вы не покажете лучшие результаты, если не запланируете время для обновления.
Для обозначения отрезков времени вы можете использовать любые названия, какие только захотите. Их может быть больше трех, если это поможет. Суть в том, чтобы придать четкую форму своему дню – с его трудными стартами и остановками, – чтобы вы знали, чего ожидать от себя на протяжении всего дня. Структурирование дня по темам позволяет вам сосредотачиваться на том, что сейчас перед вами. Вы будете присутствовать в моменте, когда кто-то или что-то нуждается в вашем внимании. Вы сможете быть спонтанным, зная, что есть время, отведенное для работы и игр. Или же вы сможете вообще ничего не делать, что также является очень полезным. Намеренный отдых и расслабление – ключ к высокой производительности.
Конкретные занятия. После того как вы определили этапы и темы, пришло время сгруппировать отдельные виды деятельности, которые будут попадать под эти темы. Как я уже упоминал ранее, понедельник и пятница – это мои дни для выполнения задач Заднего плана, то есть встречи, встречи, встречи. Заполняя начало и конец недели встречами, я с чистой совестью освобождаю свои дни в середине недели для задач Переднего плана.
Ваша деятельность Заднего плана, вполне возможно, будет занимать больше дней, а также состоять из более разнообразных задач. Работая с клиентами, я осознал, что время и разнообразие не имеют значения, если вы намеренно компонуете вместе как можно больше задач. Будь то обработка отчетов, выполнение звонков или подготовка слайдов презентации, объединение подобных задач помогает максимизировать импульс. Вы действительно заряжаетесь, когда ставите галочки у выполненных задач, вместо того чтобы переключать внимание с одной вещи на другую. Каждый раз, когда вы переключаетесь и меняете контент – встреча сменяется на звонок, электронная почта на встречу, – это замедляет вас. В дни работы Заднего плана обязательно укажите, когда вы доступны для встреч, когда планируете отвечать на звонки и т. д.
Именно те задачи, которые я выполняю во вторник, среду и четверг (задачи Переднего плана), меняются от недели к неделе в зависимости от текущих и разовых проектов. Тем не менее я всегда стараюсь группировать их как можно лучше. Хитрость заключается в том, чтобы не делать работу Заднего плана в дни, отведенные для задач Переднего плана. А это сложнее, чем кажется на первый взгляд. Реальность такова, что вам придется делать некоторую работу Заднего плана в течение буквально каждого дня. Даже если вы сократите ее до простой проверки электронной почты. Ответ заключается в том, чтобы благодаря тщательному планированию избежать ее разрастания. Работа Заднего плана не должна поглотить время, отведенное для задач Переднего плана.
Я планирую свои ритуалы начала и завершения рабочего дня на ежедневной основе, будь то день для задач Переднего плана или Заднего. Эти ритуалы включают в себя сочетание задач обоих планов, таких как проверка электронной почты и сообщений в Slack. Заключая эти действия в рамки ритуалов и планируя для них время два или три раза в день, я могу предотвратить их проникновение в остальную часть дня. В противном случае я мог бы поддаться искушению периодически проверять Slack в течение дня, открывая себя миру отвлекающих факторов в самые ценные часы моего дня. Ритуалы начала и завершения рабочего дня – это отличное время в течение недели для обработки ваших почтовых ящиков. Они позволяют вам сделать скачок в новый рабочий день, а затем закрыть все имеющиеся циклы перед перерывом еще на день. Если ваша команда требует более быстрой обратной связи, вы можете запланировать еще одну проверку входящих сообщений перед уходом на обед.
Когда дело доходит до планирования, сопротивляйтесь искушению полагать, что можете работать совсем без перерывов. Это возможно, но редко полезно. В своей книге «Укрощение цифровой обезьяны» Пан Алекс Сучжон-Ким предполагает, что наше самое продуктивное время составляет всего четыре часа в день. Может быть, пять, но это максимум. Его заключение основано на тщательном изучении трудовых привычек ведущих ученых, художников, писателей, музыкантов и других, наряду с несколькими более крупными исследованиями. Как вы уже могли догадаться, более продолжительные часы работы свидетельствовали о низкой производительности. Причина, как мы уже знаем, в том, что время фиксированно, а энергия может изменяться. Мы можем поддерживать концентрацию только до тех пор, пока не наступит снижение отдачи. Высокоэффективные люди, чьи достижения и влияние оказались наиболее значимыми, работали интервалами, полностью сосредотачиваясь на задаче и с перерывами на прогулку, отдых, общение и даже игру
[105].
Чтобы максимально эффективно внедрить это в свою жизнь, стоит знать свой хронотип. В своей книге «Драйв. Что на самом деле нас мотивирует» Дэниел Пинк выделяет то, что он называет «скрытым паттерном повседневной жизни». Мы начинаем свой день бодрыми и энергичными, но обычно падаем в яму низкой энергии примерно через семь часов. Для большинства из нас, в зависимости от того, когда мы просыпаемся утром, это выскакивает в середине рабочего дня. Подумайте о том, чтобы использовать эту яму продуктивности для работы, которая требует меньше внимания. Данная яма также является идеальным временем для восстанавливающего перерыва, даже дневного сна. Это будет достойный ответ меньшей производительности.
