Проблема Тета, во время которого менеджер не делает записей, не в их отсутствии; она в намёке на отсутствие ответственности за это.
Тет-а-Теты – часть вашей работы. На какие совещания вы ходите без блокнота и ручки? В нашем удостоившемся премий подкасте Career Tools один из выпусков озаглавлен как «Блокнот и Ручка» [На Эту Тему Есть Подкаст™].
Метод, в соответствии с которым мы рекомендуем делать записи, прост. Мы предлагаем пользоваться большим блокнотом с вкладками, отделяющими записи о подчинённых, или, если вам так будет удобней, использовать несколько тонких блокнотов, для каждого из сотрудников.
Мы также советуем использовать документ, который лучше всего подойдёт для ведения записей во время Тет-а-Тета. Для большинства людей структурированность способствует лучшему запоминанию. У нас есть стандартная форма, и мы протестировали многие формы, предложенные пользователями, на нашем сайте. Они доступны для бесплатного скачивания и представлены в формате. doc, так что вы сможете приспособить их под ваш стиль и методы. Существуют также версии этих форм на иностранных языках. Сделайте несколько копий форм для Тет-а-Тетов (ФТТ) или приготовьте блокнот(ы) для первой недели.
Что вам точно не нужно использовать, так это ваш обычный блокнот для совещаний, в который вы заглядываете, когда пытаетесь вспомнить, кто что и когда сказал. Если вы будете пользоваться этим блокнотом, все ваши записи с Тет-а-Тетов затеряются среди заметок с других совещаний, что сделает подготовку к грядущим встречам один на один почти невозможной. Вы не сможете найти то, о чём договаривались, в чём состояли проблемы, или не сможете дать обратную связь, не перелистывая кучу страниц. (Если вас сбило с толку то, что я говорю о ручке и бумаге, а не о цифровом устройстве, пожалуйста, обратитесь к нашим рекомендациям по использованию ноутбука и планшета, которые вы найдёте ниже.)
Есть некоторые вещи, на которые мы предлагаем обращать особое внимание при конспектировании на каждом Тет-а-Тете. Вы можете сами придумать способ для обозначения и записи самого важного. Мы имеем в виду то, что сразу будет видно, всегда, с первого взгляда, в любой форме.
Формы для Тет-а-Тетов не представляют собой документы по общей стратегии. Для каждого менеджера, с Тет-а-Тетами которого мы знакомы, встреча представляет собой нечто детальное, очень конкретное, то, что происходит прямо сейчас – то есть на текущей неделе. Из-за этого будет трудно провести такое совещание и не поговорить с подчинёнными о задачах и обязанностях, связанных с повседневной работой. Помимо этого, поскольку Тет-а-Теты также связаны с взаимоотношениями, доверие имеет особую важность. Это значит, что менеджерам нужно быть уверенными, что они делают то, что должны. Таким образом, помнить о выполнении того, чему мы себя посвятили, – очень важно.
Обведите в круг то, что вы пообещали сделать, подчеркните, пометьте звёздочкой, выделите важное – ваши обещания, – чтобы увидеть их при первом взгляде.
Мы рекомендуем вам отмечать разговоры или обязанности различными способами. К любым записям, требующим действий в рамках любой формы коммуникации с кем угодно, мы применяем тот же различительный принцип. Всё это также можно классифицировать как важную информацию, но некоторые считают, что необходимо выделять. Может быть, вы будете использовать рамки или двойное подчёркивание.
Советуем делать заметки об обратной связи (о которой мы поговорим позже), но не детально и не слишком тщательно. Вы хотите следить за эффективностью подчинённых, потому что обязаны делать это. В особо трудных случаях вам понадобятся записи об эффективности того, кто рискует получить выговор или увольнение.
Несмотря на то что знает или скажет вам большинство менеджеров, стандарт оформления «документации» невероятно низок. Вам не нужно вдаваться в детали ради того, чтобы что-то запомнить или сделать официальную запись, когда речь заходит об обратной связи. Вам не нужна длинная служебная записка (MFR) для краткой записи кейса. Вам потребуются сырые данные, которые позволят HR и юристам увидеть перед собой человека, который часто разговаривает с подчинёнными об их эффективности. Главным в этой документации является не форма или формальность или длина, а «единовременность», то есть бумаги должны оформляться примерно в то же время, когда происходит общение.
Какой бы техникой, формой или стилем вы ни пользовались для документирования обратной связи, они должны быть легко заметными и очевидными для вас. Я использую F с плюсом или минусом и инициалы сотрудника, обычно рядом с заметкой, в которой сказано, о чём шла речь на встрече. В другой части формы может быть стрелка или ещё одна запись. Рядом с F- или F+ может быть цифра, представляющая число предоставленных обратных связей на конкретный момент.
Вот и вся формальность, которая требуется HR или юридическому отделу. Вам не нужно соответствовать юридическим стандартам, писать служебные записки или в точности писать то, что сказали вы, или то, что вам ответили подчинённые. Краткие примечания – гораздо более долговечное искусство. Вряд ли вам понадобится вспомнить какую-то невнятную запись спустя 18 месяцев. Более короткие временные промежутки позволяют нам сохранять форму контекста, и будет достаточно самого простого. Вот два примера:
F+, В, СТ эфф. Лучше. (Я дал Венди, одной из моих подчинённых, положительную обратную связь об улучшении статистики прослушиваний подкаста Career Tools).
F+, М, 1ММ продажи. (Я дал положительную обратную связь Мэгги, она тоже работает на меня, за достижение цели в один миллион долларов в продажах на конец первого квартала.)
Подобных записей вполне достаточно.
Наконец, мы рекомендуем вам делать наставнические пометки на обратной стороне формы для Тет-а-Тетов за прошлую неделю. Это не столько рекомендация о том, «как», сколько совет о том, «где» делать записи. Мы предлагаем способ одного из наших слушателей, нам он показался великолепным. (Подробнее мы обсудим эту тему, когда затронем наставничество.)
Вместо того чтобы смешивать свои наставнические записи с остальными заметками, записывайте их на задней стороне формы с предыдущего Тет-а-Тета. Если вы используете обычный блокнот, где ваши еженедельные записи ведутся от начала к концу в хронологическом (а НЕ обратном) порядке, то как только вы откроете блокнот или папку, задняя часть формы за прошедшую неделю будет перед вами, слева от передней части страницы с повестками на текущую неделю.
Где проводить Тет-а-Теты
Не проводите Тет-а-Теты на публике. Такие встречи – в каком-то смысле как обратная связь, они существуют для частного пользования. Тет-а-Тет, который вы проводите, предназначен только для вас и подчинённого.
Однако мы не предлагаем вам гнаться за секретностью. Публичное и частное находится в одном спектре. В профессиональном плане существует не так много того, что делается строго в тайне. Уединённость предполагает, что у вас должен быть свой офис. Согласно нашему принципу, нельзя устраивать Тет-а-Тет на публике, но он и не должен проходить в каком-то отдельном специальном месте.
