Подчинённый: Я жду Кита. Не могу продолжать работу до того, как он её закончит.
Менеджер: Отлично. Когда это произойдёт?
Подчинённый: Я не знаю. Пока не могу.
Менеджер: Каков твой план?
Подчинённый: Я не знаю.
Менеджер: А ты вообще предпринимал какие-нибудь попытки достучаться до него?
Подчинённый: Да.
Менеджер: Какие?
Подчинённый: Я отправил Киту ещё одно письмо.
Менеджер: Ладно, но у меня есть способ добиваться необходимого мне от Кита получше, позвонив ему. Тем более, судя по всему, твои мэйлы не срабатывают…
Вот как нужно проявлять настойчивость, чтобы сделать ваш Тет-а-Тет с неразговорчивым сотрудником более полезным.
Факт, однако, в том, что такой уровень сопротивления встречается крайне редко. Я никогда с таким не сталкивался; как и большинство моих друзей и коллег. Но так бывает. Не спешите, и со временем ваш подчинённый постепенно откроется.
Сопротивление ведению заметок
Есть два типа людей, сопротивляющихся конспектированию: менеджеры, предпочитающие делать заметки на своём ноутбуке, и подчинённые, считающие заметки менеджера определённым видом «документации».
Мы не рекомендуем вам делать заметки на ноутбуке, да и никто другой, кстати, тоже не рекомендует. Просто поищите в Google «эффективность рукописных заметок», сравните с пользой печатных, и вы с нами согласитесь. Помните, что при этом ваш мозг запоминает картинки, а не текст. Способность искать текст на ноутбуке или другом устройстве не используется так часто, как планируют те, кто делает печатные заметки, и гораздо труднее запомнить то, что вы напечатали, а не то, что написали от руки.
Нравится нам это или нет, подчинённые говорят, что, когда они видят экран вашего компьютера, на нём открыта почта и мессенджер. Они знают, что компьютер вас отвлекает. Плюс, при помощи камеры телефона, вы можете сфотографировать написанные от руки заметки, и тогда вам будет ещё удобнее к ним возвращаться.
Кроме того, мы обожаем использовать технологии, чтобы упростить свою жизнь. Если это относится и к вам, то лучшее решение – это Microsoft One Note для планшета или Apple iPad с Apple Pencil. Тогда вам не нужно будет носить с собой блокнот (по крайней мере на Тет-а-Теты).
«Документация»
Когда подчинённые спрашивают о документации, как о чём-то, чего стоит бояться, разговор с ними проходит в итоге гораздо труднее. Им кажется, что, если их руководитель начинает что-то записывать, он думает, что всё может стать достаточно плохо и что нужно обосновать какое-то дисциплинарное взыскание, для которого могут потребоваться официальные документы и формальные записи.
Документация – это обязанность и это не то, чего нужно бояться. Каждая заметка, отосланное электронное письмо и созданная вами таблица – всё это документирование чего-либо.
У этого процесса плохая репутация, как и у ежегодной оценки результатов, по глупым причинам. Ежегодная оценка работоспособности – хороший пример того, как менеджеры проигрывают спор о том, что такое менеджмент и чем они на самом деле занимаются. Ежегодный мониторинг существует, чтобы позволить высшему руководству организации составить план преемственности руководящих должностей. Он предназначен для перспективных действий. Однако, поскольку менеджерам не очень хорошо даётся предоставление обратной связи, организации (и руководители) разрешили ассимилировать оценку с практикой обратной связи. Это, конечно, смехотворно, потому что подобные процессы не могут обоснованно друг друга изменять.
Итак, если один из ваших подчинённых спрашивает «Вы это задокументируете?», мы рекомендуем сказать что-то в таком духе: «Да. Но не потому, что хочу зафиксировать какие-то проблемы. Документирование – это не плохо. Я не «начинаю документировать», когда мы говорим о возникших проблемах. Я делаю заметки практически обо всём. Если вы – мой лучший сотрудник, я делаю заметки о вашем успехе. Записи помогают мне что-то вспомнить, вернуться к чему-либо и быть точным. Все профессионалы постоянно делают записи. Сочетание заметок, электронных писем и результатов работы – всё это формы документации».
Могу я проводить Тет-а-Теты по телефону?
Вы можете извлечь невероятную выгоду из проведения Тет-а-Тетов по телефону. Если вы с подчинённым находитесь в разных местах или один из вас в разъездах, Тет-а-Теты по телефону придутся очень кстати. Наши данные говорят, что из таких диалогов по телефону можно извлечь примерно 80 % ценности обычных Тетов. Причиной снижения результата является расстояние.
За последние 10 лет у меня было в среднем пять подчинённых, и из-за моего графика командировок с глазу на глаз я провёл менее 20 встреч. Задумайтесь – если 10 лет Тет-а-Тетов умножить, скажем, на 50 недель в год и умножить на пять подчинённых, получится около 2500 Тетов – менее 1 % личных встреч, и всё это из-за командировок. Если бы Тет-а-Теты по телефону не функционировали, я бы их не проводил.
Вот некоторые основные рекомендации.
Проводите телефонные Тет-а-Теты, когда не можете провести их при личной встрече
Если вы МОЖЕТЕ проводить Тет-а-Теты лично, мы, разумеется, рекомендуем так и поступать. Большинство менеджеров НАХОДЯТСЯ рядом со своими подчинёнными, несмотря на то что рабочее место становится всё более виртуальным.
Есть только ДВА повода провести телефонный Тет: (1) когда подчинённые находятся в другой локации и (2) когда подчинённый, обычно находящийся с вами в одном месте, в данный момент в командировке (или в неё уехал сам менеджер) и личная встреча невозможна. Рекомендации, предлагаемые нами, относятся к обоим видам Тет-а-Тетов.
Концепция проста. Подчинённые – это ваши сотрудники, будь они в вашем офисе или нет. Если цель Тета – поощрить эффективные взаимоотношения, почему его или ваше местоположение должны это менять? Если мы посмотрим на это как на обсуждение цели и ценности, а не форму обсуждения, всё станет ясно. Взаимоотношения, которые вы обязаны выстраивать со своими работниками, не зависят от расстояния между вами. Итак, не бойтесь проводить Тет-а-Теты по телефону; Skype тоже подойдёт.
Веб-камеры ещё лучше
Веб-камеры лучше телефонов, так же как личные Тет-а-Теты лучше телефонных, а телефон лучше, чем вообще ничего. Если и у вас, и у сотрудника есть доступ к веб-камере, используйте её. Если вы задаётесь вопросом о том, не будет ли это вторжением в личную жизнь, подумайте вот о чём: есть фирмы, входящие в список Fortune 100, требующие наличия веб-камер у всех удалённых сотрудников. Это не вторжение в личную жизнь. Это способ получить более широкий поток информации, чтобы помочь менеджерам выстроить лучшие взаимоотношения с их подчинёнными.
