Для ПМТТ будет достаточно вашего кубикла или телефона
Да, как правило, вы можете проводить Теты в вашем кубикле. Некоторые из них слишком малы, но это скорее исключение. Телефонные ПМТТ – это тоже хорошо. В основном мы рекомендуем проект-менеджеру самому звонить члену команды – это скажет о многом.
Если (большое «если») вы чувствуете, что можете добавить этот диалог к совещанию по запуску проекта, представьте свой план по проведению ПМТТ там. Объясните партнёрам идею проект-менеджерским Тет-а-Тетом.
Все мы знаем, как может пройти совещание по запуску проекта. Люди, занимающие высокие руководящие должности, но не выполняющие работу по проекту, принимают участие в некоторых из них. Эти встречи чаще бывают посвящены организационной политике и контролю над имиджем, чем трудностям выполнения запланированных задач. Могут возникать вопросы о том, кто будет инициировать проект (спонсор или проект-менеджер), некоторые вопросы из повестки дня пропускаются и так далее. Поэтому запуск может быть не лучшим моментом, чтобы представить свой план ПМТТ. Разумеется, вы можете созвать другое собрание, только для членов команды. Но это будет зависеть от занятости коллег и корпоративной культуры вашей компании.
Ключевое различие между проведением стандартных Тет-а-Тетов и ПМТТ в том, что вы не будете ждать три недели, пока у всех освободится расписание. Успех проекта на ранних стадиях – соблюдение дедлайнов и стандартов – важный показатель общего успеха. Да, люди заняты. Но вы должны работать с партнёрами по проекту так, чтобы первые собрания состоялись. Реструктурируйте ваше расписание, чтобы к ним приспособиться, а затем загляните на три недели вперёд, чтобы понять, когда настанет хорошее время для регулярных совещаний.
ПМТТ проводятся только во время реализации проекта
Когда проект реализован, ПМТТ прекращаются. Сопротивляйтесь любым попыткам ваших партнёров продолжать их. Цель больше не существует, ценность снижена, а если член команды хочет, чтобы вы стали её наставником, это будут уже совещания другого рода и с иной периодичностью.
Вы можете ощущать большее сопротивление
Поскольку вы – не руководитель партнёра, то не можете использовать своё положение, чтобы обязать его участвовать в Тет-а-Тетах. Более того, партнёр МОЖЕТ прервать ваши попытки.
Отказ со стороны партнёров – редкость и происходит только в трети случаев, по нашим данным.
Я рекомендую для начала просить о встрече. Скажите своей команде следующее:
1. Это мой способ руководства проектами.
2. Это поможет наладить общение.
3. Это будет длиться всего 30 минут в неделю.
4. Это будет гарантией того, что у меня будет на вас время, несмотря ни на что.
ПМТТ значительно уменьшат возможность возникновения самого древнего проклятия проектов: недостатка коммуникации.
6 Как начать проводить Тет-а-Теты
Если вы решили начать проводить Тет-а-Теты Manager Tools, я очень за вас рад. Они станут основой ваших менеджерских действий.
Давайте шаг за шагом в точности рассмотрим то, что вам нужно сделать, чтобы начать их проводить.
Выберите время
Чтобы отправить своей команде письмо, в котором вы расскажете, что хотите начать проводить Тет-а-Теты, вам нужно выбрать подходящее время, чтобы сотрудники могли выбрать подходящее время для регулярных совещаний. Возьмите число подчиненных, умножьте его на 1,5 и получите необходимое количество времени. Если у вас 10 подчинённых, вам потребуется 15 получасовых слотов, или 7,5 часа.
Загляните в свой ежедневник на дату, которая будет через четыре недели от сегодняшнего дня, чтобы выбрать время. Не смотрите на текущую неделю и пару последующих – вы наверняка сейчас слишком заняты. Избегайте проведения Тета до или сразу после собраний коллектива или регулярных совещаний с вашим боссом. Не выбирайте утро понедельника, потому что встречи замедляют работу людей, а вы не хотите этого, особенно в начале недели. Не выбирайте середину пятницы, потому что, если Тет-а-Тет отменится, у вас не будет свободного времени, чтобы назначить перенос. Некоторые менеджеры предпочитают проводить все встречи за один день (если их не слишком много). Кому-то больше нравится распределять их на разные даты. Исходя из полученных нами данных нельзя сделать заключение о том, что правильнее. Поступайте, как удобнее именно вам.
Не позволяйте подчинённым самим выбирать удобное для них время. Это мы уже испробовали. Такой подход нанесёт серьёзный ущерб вашему графику. Каждый из сотрудников будет тратить на Теты всего полчаса в неделю. Вы потратите – если у вас 10 подчинённых – в десять раз больше времени. Это вашему ежедневнику нужна защита.
Не выбирайте время, удобное вам, не посоветовавшись. Это мы тоже пробовали. Людям не понравится то время, которое вы отвели им, даже если их расписание свободно, как просторы Техаса.
Не сопоставляйте своё расписание с расписанием подчинённых, чтобы понять, какое время лучше всего подходит вам и каждому из них. Это мы тоже проверяли – и это тоже не работает.
Причина, по которой вам нужно 15 свободных получасовых окон в расписании, если у вас в подчинении находится 10 человек, в том, чтобы последний, кто будет выбирать время, не остался без выбора. Не волнуйтесь – эти пять неиспользованных временных промежутков вернутся к вам.
Отправьте приглашение на Тет-а-Тет по электронной почте
Вы можете найти рекомендованный текст для уведомления на нашем сайте. В нём говорится, что через три-четыре недели вы собираетесь начать проводить еженедельные Тет-а-Теты, даётся объяснение, зачем они нужны, и предупреждается, что ваше письмо начинает процесс составления расписания. Дайте подчинённым 48 часов на ответ о предпочтительном времени. Попросите, чтобы при ответе на письмо они нажимали «Ответить Всем» – так каждый будет знать, какое время уже занято. (Поверьте мне, как только разберут первые места, сотрудники начнут отвечать быстрее.)
Допускайте возможные изменения в ближайшем будущем
Все великие строители планов следуют философии генерала Эйзенхауэра: планирование – это всё, планы – ничто. Что-то будет меняться. Ваш босс изменит время проведения еженедельной планёрки. Вас вызовут на рабочую группу по какому-нибудь новому проекту, чей-то ребёнок попал в оркестр штата и его нужно куда-нибудь довезти. Итак, вы составляете расписание, а затем, по прошествии нескольких недель, позволяете вносить изменения, основываясь на том, подходит ли оно и вам, и вашим подчинённым.
Рассмотрите намерения, основные правила и повестку дня Тет-а-Тета на собрании коллектива
Как только вы отправите письмо и установите расписание, выделите немного времени на следующем собрании коллектива – скажем, 30 минут – и поделитесь тем, что вы узнали. Расскажите им о цели встреч, схеме действий, как вы собираетесь вести записи и о неопределённом периоде времени, в течение которого всё это будет происходить. Если у вас возникнут вопросы о том, что может внезапно произойти, посетите наш сайт, где вы сможете найти ответы. Отвечайте на вопросы
