Оцените свою аудиторию
Постарайтесь разузнать как можно больше о будущих слушателях. «Недавно я выступала на торжественной церемонии вручения аттестатов в трех школах, – говорит Кэти Блэк. – К каждому из этих выступлений я готовилась по нескольку часов, размышляя о людях, которые будут слушать меня, и о том, что я буду говорить им. Я общалась с учениками выпускных классов, пытаясь проникнуться духом этих учебных заведений. Возможно, я и не все уяснила до конца, но не сомневаюсь, что моя подготовительная работа была не напрасной».
Итак, какова особенность людей, которые будут составлять вашу аудиторию? Что у них общего? Каков их культурный багаж? Каковы их демографические характеристики и предпочтения? Что заставило их явиться на вашу презентацию? Они пришли добровольно? Ваши будущие слушатели – это небольшая группа знакомых людей или огромный стадион, собравший на своих трибунах тех, кто впервые в жизни видит друг друга? В каком настроении – приподнятом или мрачном – они могут явиться на презентацию? Как они будут настроены по отношению к вам – дружелюбно или подозрительно и агрессивно? Придут ли они смертельно усталыми после напряженной трудовой недели или хорошо отдохнувшими после выходных? Вы проводите свою презентацию после выплаты этим людям щедрых премиальных или после получения ими уведомлений об увольнении? Чем больше вы будете знать о своей аудитории, тем лучше сможете привести тон своего выступления и послание, заключенное в нем, в соответствие с особенностями публики и сделаете свою презентацию интересной и актуальной для слушателей. (Подробнее о том, как оценить свою аудиторию, читайте в главе 4.)
Содержательная составляющая презентации
Допустим, ваша аудитория страдает некоторой рассеянностью и вы не можете рассчитывать на то, что на протяжении всей презентации слушатели будут внимать каждому вашему слову. Если вы не в состоянии сформулировать свое ключевое послание одним предложением, проанализируйте по пунктам все, что хотите до них донести, и попытайтесь превратить эту информацию в нечто запоминающееся и способное привлечь внимание аудитории. Лучше всего, чтобы первый черновик речи представлял собой подробный, постраничный конспект: в таком случае можно шлифовать свои мысли до тех пор, пока выступление не получится достаточно кратким и убедительным.
Теперь поговорим о том, что мне не нравится. Несмотря на то что я не отношу себя к числу категорических противников PowerPoint, при этом я отнюдь не сторонница использования в презентации чрезмерного количества числовых данных и слайдов, в которых отражено буквально все, что известно выступающему о предмете разговора. Впрочем, в ходе презентации я хотела бы уяснить пару-тройку интересных идей, подкрепленных выступающим теми или иными визуальными материалами (будь то в PowerPoint или любым другим способом), а затем вернуться к своим делам.
Профессор Эдвард Тафти, автор чрезвычайно полезной книги «Мыслить в стиле PowerPoint» (The Cognitive Style of PowerPoint), в своем новом эссе «PowerPoint – это зло» (PowerPoint Is Evil), опубликованном в Wired.com, говорит: «Формат любой презентации по меньшей мере не должен причинять вред. Однако стиль, присущий PowerPoint, обусловливает рваный ритм выступления, снижает ценность его содержательной составляющей, превращая ее в банальность. Таким образом, презентации, проводимые на основе PowerPoint, зачастую напоминают любительский школьный спектакль: такие же шумные, длинные и примитивные».
«Выводы абсолютно очевидны, – продолжает Эдвард Тафти. – PowerPoint – эффективное средство демонстрации слайдов. Однако, вместо того чтобы дополнять презентацию, PowerPoint подменяет ее. Такое использование программы игнорирует важнейший аспект выступления – уважительное отношение к слушателям». Тафти предлагает заранее подготовить печатные материалы для презентации, размножить их в необходимом количестве и раздать всем слушателям. Тем самым необходимость применения PowerPoint в ходе презентации устраняется. По мнению Тафти, использование маркированных списков – столь обычное дело для презентаций в PowerPoint – чрезмерно упрощает наши мысли2.
«Презентации, проводимые на основе PowerPoint, просто убийственны», – утверждает Даг Фидотен, президент маркетингового агентства полного цикла Dentsu America. «Для интровертов они даже более опасны, поскольку чем больше слов на странице, тем в большей степени вы склонны читать весь текст от слова до слова, вместо того чтобы просто выражать свои мысли. Выход из положения такой: используйте поменьше слов – так, чтобы на странице почти ничего не оставалось». Он добавляет: «Возможно, единственное, что понадобится вам, – это изображения, наглядные материалы. Такие материалы заставляют интроверта приступить к изложению темы выступления, вместо того чтобы читать заранее подготовленный текст».
«Иногда приходится прибегать к помощи PowerPoint, но, как правило, это не лучший выход из положения, – говорит Крейг Ньюмарк, представитель интересов покупателей в отделе по обслуживанию клиентов и основатель Сraigslist
[23]
. – Не з36абывайте: краткость – сестра таланта». Я присутствовала на одном мероприятии, где Ньюмарк проводил презентацию без использования PowerPoint и иных визуальных средств. Презентация была посвящена тому, как Ньюмарк основал Сraigslist. Слушатели были в восторге.
Одна из моих клиенток (назовем ее Эми Джейкобс) высказывает противоположную точку зрения. В инвестиционном банке, где она занимает должность вице-президента по технологиям, принято обмениваться идеями посредством PowerPoint. «Мне удобнее прийти на собрание с презентацией, подготовленной с помощью так называемого пакета PowerPoint, – говорит Эми, – поскольку такой способ представления презентаций привычен и понятен для всех наших сотрудников; каждый может почерпнуть из нее что-то полезное для себя. Мы не стремимся поразить воображение друг друга какими-то необычными эффектами и широко используем маркированные списки, комментируя их по ходу выступления. Это делает наши презентации более конкретными».
Проведя более десяти лет в корпоративном мире, я многократно сталкивалась с тем, что Эми Джейкобс называет «пакетом PowerPoint», то есть презентациями на основе этой программы, обильно, чуть ли не на каждой странице, нашпигованными разнообразными шрифтами, словами, цветами и анимированными изображениями. Самое неприятное, что при проведении презентаций, подготовленных с помощью PowerPoint, свет в зале зачастую был приглушен и мои глаза быстро уставали от частого мелькания изображений на ярком экране. Иногда мне приходилось изо всех сил бороться со сном, наваливавшимся на меня вскоре после начала презентации. Уверена, вы не захотите подвергать своих слушателей столь суровым испытаниям и будете излагать свои мысли четко и лаконично, предлагая им по-настоящему полезную информацию и побуждая их мыслить. Лишь в этом случае по завершении презентации публика будет сожалеть, что все закончилось так быстро.
Вполне естественно, что бóльшую часть времени, отведенного на подготовку к презентации, вы потратите на создание ее контента (то есть содержательной составляющей), а не на репетиции выступления. Руководствуясь исключительно интуицией, большинство моих клиентов и студентов утверждают, что по меньшей мере 90 % своего времени они тратили бы на создание контента презентации и лишь 10 % – на репетицию невербальных и вербальных аспектов предстоящего выступления.
