Учитесь управлять окружающей обстановкой
Если во время презентации произошло недоразумение, помните, что последующее развитие событий зависит от вашей реакции на происходящее. Храните спокойствие и уверенность; не теряйте присутствия духа. Если вы выкажете нервозность, аудитория посчитает вас начинающим преподавателем, явившимся на свой первый урок. Ниже приводятся несколько советов, которые помогут вам справиться с неожиданностями, подстерегающими во время презентации.
– Не стесняйтесь прерывать человека, который, вместо того чтобы задать вам вопрос, решил «толкнуть» пространную речь. Если во время, отведенное для вопросов и ответов, кто-то из слушателей решил выступить, вежливо остановите его и скажите: «В целях экономии времени я хотел бы сразу же ответить на ваш вопрос». Помните: во время презентации именно вы диктуете правила игры. Например: «Следующие 15 минут отводятся для вопросов и ответов. Постарайтесь сформулировать свои вопросы четко и лаконично. Если вы хотите побеседовать со мной подробнее, то я к вашим услугам по окончании презентации».
– Храните спокойствие и невозмутимость, когда вам задают трудные вопросы. Дополнение к предыдущему пункту: если кто-то из слушателей поставил вас в тупик сложным вопросом, сохраняйте хладнокровие и помните, что нет человека, который знал бы все. Если вы не можете ответить на вопрос, признайтесь в этом и предложите человеку, задавшему вопрос, обратиться к вам позже. Если вам требуется время на обдумывание, постарайтесь оттянуть ответ, сказав что-нибудь незначащее. Замечание типа «Хороший вопрос!» используется очень часто (и, возможно, стало банальностью), тем не менее оно позволяет выиграть время и собраться с мыслями.
– Знайте, когда попросить о помощи. Если на аудиовизуальном фронте возникла какая-то проблема, не падайте духом и, если не можете решить проблему самостоятельно, попросите о помощи. Будет лучше, если вы заранее позаботитесь о том, чтобы заручиться согласием одного из специалистов помогать вам в решении подобных проблем.
– Продолжайте презентацию, даже если вы упустили один из пунктов своего выступления. Если вы упустили какой-то из пунктов в конспекте выступления (конечно, если речь не идет о принципиально важном моменте), не обращайте внимания и продолжайте презентацию как ни в чем не бывало. Если же речь идет о принципиально важном моменте вашего выступления, завершите излагаемую вами мысль, а затем вернитесь к пункту, который забыли изложить ранее.
Часто задаваемые вопросы
Теперь, после того как мы обсудили всевозможные аспекты презентации, я поделюсь с вами ответами на вопросы, которые мне задают чаще всего.
1. Вопрос. Как представиться аудитории?
Рекомендации. Если вы представляете себя аудитории сами, произнесите несколько фраз, подходящих для данной аудитории. Включите в раздаточные материалы свою краткую биографию, если это уместно. Если же вас представляет другой человек, сообщите ему о том, как именно вас следует представить публике. Не предлагайте ему прочитать вашу биографию. Вполне достаточно лишь упомянуть вашу ученую степень, место работы, занимаемую должность и, возможно, еще кое-какие краткие сведения, которые могут представлять интерес для данной аудитории. Убедитесь в том, что тот, кто будет представлять вас, правильно произносит ваши имя и фамилию.
2. Вопрос. Как лучше всего начать презентацию?
Рекомендации. Постарайтесь сразу же приковать внимание аудитории к своему выступлению. Не поддавайтесь соблазну начать презентацию с расточения благодарностей направо и налево (как правило, это вызывает у слушателей приступ зевоты). Начните с изложения статистических данных, новостей, цитаты или интересной жизненной ситуации, которые могут оказаться неожиданными для аудитории и заинтересуют ее. Шутки и остроты часто помогают достичь желаемого эффекта (правда, иногда он бывает противоположным желаемому). Можно начать презентацию с какого-либо вопроса, если это позволит настроить аудиторию на нужный лад.
3. Вопрос. Как структурировать презентацию?
Рекомендации. Мне нравится следующая, проверенная временем формула: изложите то, что вы хотите сказать (то есть свою «дорожную карту»), сообщите суть своего послания и, наконец, резюмируйте изложенное. Мне, например, нравится, когда выступающий акцентирует внимание на цифрах, чтобы публика получила представление о структуре его выступления. Например, «характеризуя состояние экономики, я хотел бы подчеркнуть три важных момента: во-первых… во-вторых… и наконец, в-третьих…». Мне нравится, когда по ходу дела выступающий знакомит аудиторию с интересными случаями из практики, статистическими данными и фактами, подкрепляющими его сообщение. Обычно я предпочитаю присутствовать на интерактивных презентациях, а не на докладах. Однако у докладов есть свои достоинства. Структурируйте свою презентацию так, чтобы максимально раскрыть достоинства своего стиля и послания и оправдать ожидания аудитории.
4. Вопрос. Как использовать визуальные материалы, чтобы сделать презентацию более интересной, доходчивой и увлекательной?
Рекомендации. Схемы, диаграммы, таблицы и фотографии могут внести в презентацию определенное разнообразие и подкрепить ваше сообщение. Сказать, что прибыль компании увеличилась на 15 %, конечно, неплохо, но проиллюстрировать эти слова графиком, устремившимся вверх, – более доходчивый аргумент, который произведет гораздо большее впечатление на слушателей (особенно на тех, кто склонен в большей степени к зрительному восприятию информации). В выступлении перед относительно небольшой группой людей, не более тридцати человек, зачастую бывает эффективнее использовать лекционный плакат, обычную школьную доску (для писания мелом или цветными маркерами), чтобы подкреплять свои слова схематическими изображениями, графиками или примечаниями. В таких случаях желательно воспользоваться услугами «секретаря», который заранее развесит лекционные плакаты, будет четко и быстро выписывать на доске все необходимые примечания, цифровые данные и формулы, рисовать схемы, пока вы произносите текст своего выступления. К тому же при этом вам не придется поворачиваться спиной к аудитории. Выступая перед достаточно большой группой людей, можно воспользоваться PowerPoint – если будете следовать приведенным ниже рекомендациям.
5. Вопрос. Сколько слайдов нужно создать с помощью PowerPoint для 30-минутной презентации?
Рекомендации. Ответ на этот вопрос зависит от многих переменных, хотя в общем я рекомендую ограничиться не более чем десятью четкими и простыми слайдами, причем маркированные списки на каждом слайде должны включать не более четырех пунктов. Если же вы хотите поделиться со своей аудиторией более широкими дополнительными сведениями, можете включить их в раздаточные материалы, разослать по электронной почте до или после презентации или выложить на соответствующем сайте. Одной из самых серьезных ошибок презентаций, проводимых на основе PowerPoint, я считаю перегруженность слайдов информацией, что мешает их пониманию и даже визуальному восприятию слушателями. Запомните: проводя презентацию на основе PowerPoint, не поворачивайтесь спиной к аудитории (и лицом к проекционному экрану), когда комментируете свои слайды.
