3. Разрабатывайте или улучшайте системы управления отношениями с клиентами
После того как менеджеры в государственном секторе преодолевают терминологические барьеры, многие из них находят Системы управления отношениями с клиентами (CRM) полезными для повышения удовлетворенности клиентов. Системы CRM включают в себя специальное программное, а иногда и аппаратное обеспечение, которое позволяет организации осуществлять мониторинг действий клиента в режиме реального времени и получать подробную информацию о его поведении в прошлом. Архитектура системы CRM содержит также как операционные, так и аналитические компоненты и предусматривает сотрудничество с клиентом для получения информации о нем в различных контактных точках.
Например, в Квинсленде (Австралия) Департамент детской безопасности (Departament of Child Safety) уверен в том, что его новая интегрированная система управления работой с клиентом поможет более эффективно отслеживать ситуации, связанные с осуждением несовершеннолетних и реализацией государственных программ поддержки трудных подростков. Раньше Департамент использовал факс для обмена информацией с органами правопорядка и судами, а затем полученные данные вручную вводились в компьютер. Теперь новая система позволяет правоохранительным учреждениям обмениваться данными о клиенте в электронном виде. В результате работники этих учреждений могут тратить больше времени на работу с детьми и помогать им быстрее интегрироваться в домашнюю обстановку.
[177]
Расходы правительства США на системы CRM, по оценкам INPUT – фирмы, занимающейся предоставлением информации о рынке государственного сектора, увеличились с $230 млн в 2001 г. до $520 млн, т. е. росли в среднем на 18 % в год. Этот рост во многом был обусловлен принятием в 1998 г. Закона о сокращении бумажного делопроизводства в государственных учреждениях, который требовал, чтобы агентства предоставляли электронные версии бумажного делопроизводства, включая документы о регистрации сделок с гражданами, например об оплате счетов. Очевидно, что эти расходы будут наибольшими у гражданских агентств, осуществляющих многочисленные взаимодействия с гражданами с использованием больших объемов информации – таких как Налоговое управление и служба социального обеспечения.
[178]
4. Ищите выгоды от тотального управления качеством
Система тотального управления качеством (TQM) была разработана в середине 1940-х гг. доктором Эдвардом Демингом, известным своими работами по использованию статистических данных для достижения качества с меньшими издержками. В основе этой теории лежит несколько концепций, включая одну, наиболее подходящую для нашей дискуссии об обслуживании клиента: качество определяется покупателем и достигается посредством непрерывного усовершенствования. Хотя японские машиностроительные компании одними из первых применили теории Деминга на практике, сам он привлек внимание многих американских фирм, а также немногочисленных государственных агентств в 1970-х и 1980-х гг. Об этом было написано в статье под заглавием «Качество приходит в мэрию», опубликованной в марте – апреле 1991 г. в «Harvard Business Review»:
Сенсербреннер, занимавший пост мэра Мэдисона в 1983–1989 гг., однажды побывал на презентации, организованной Демингом, которому в то время было 82 года. Аналогия, предложенная Демингом, поразила его соотечественников. Она представляла собой революционную (на тот момент) точку зрения. Согласно мнению Деминга, потенциально фатальной ошибкой, приведшей к сокращению доли американских компаний на рынке, была система «сделай и проверяй», которая, применительно к поджариванию тостов, могла бы быть переименована в «у тебя подгорело – я соскоблю».
[179] Деминг исходил из того, что вместо исправления дефектов «ниже по течению» необходимо держать под контролем процессы, происходящие «выше по течению». А для этого организация должна была использовать проверенные методы улучшения качества – методы, начинающиеся с повышения удовлетворенности покупателей.
Вдохновленный Сенсербреннер начал экспериментировать. Его первой «остановкой» был городской гараж, а его первой целью – сокращение срока профилактического ремонта автомобилей. Он решил использовать метод Деминга. Прежде всего он собрал информацию от механиков, а также выяснил, как протекает процесс ремонта в целом. Ему стало ясно, что многие задержки происходят из-за отсутствия на складе нужных деталей. По словам начальника склада, проблема с запчастями была вызвана тем, что город закупал разные модели транспортных средств практически каждый год, в результате чего транспортный парк стал насчитывать 440 различных модификаций машин и автобусов. Сенсербреннер также узнал, что город предпочитал приобретать те транспортные средства, цена на которые в день покупки наименьшая. Менеджер по закупкам запчастей согласился с механиками: сокращение номенклатуры необходимых запчастей упростило бы ремонт, но заявил, что центральная служба закупок не пойдет на этот шаг. Глава службы закупок указывал на ревизора, а ревизор – на прокурора. Здесь, в предполагаемом «конце пути», прокурор признал, что это, «разумеется», возможно и все, что необходимо делать, – это составлять более подробную спецификацию заранее. Фактически он признал, что они должны были делать это все время.
Как отмечал Сенсербреннер: «Результатом проведенных преобразований стали сокращение среднего времени текущего ремонта с 9 дней до 3 и экономия $7,15 на простое и ремонте на каждый $1, инвестированный в проведение профилактического ремонта. Общая сумма средств, сэкономленных городом за год, составила около $700 000».
[180]
Этот первый опыт еще раз убедил Сенсербреннера в том, что источник проблем находится «выше, а не ниже по течению», – задержки в ремонте были обусловлены отношениями города с поставщиками, а не действиями механиков, которые не могли подолгу получить нужную запчасть. Сенсербреннер убедился также в том, что стратегия качества Деминга заключалась не просто в принятии на вооружение новых лозунгов или новых систем учета. Она требовала командной работы, разрушения барьеров между подразделениями и вовлечения работников в выбор наименее затратных инструментов и материалов, необходимых для выполнения ее функций. Наконец, Сенсербреннер понял, что работникам нравится, когда начальство прислушивается к их мнению, а не просто раздает указания.
5. Наблюдайте и отслеживайте уровни ожидания и удовлетворенности клиентов
Одна из самых важных ролей маркетинга в повышении удовлетворенности покупателей – это предоставить исходную информацию и давать сигналы обратной связи. Маркетолог, находящийся близко к своим покупателям, может высказать свое мнение об их ожиданиях, предпочтениях и потребностях тем сотрудникам, кто разрабатывает программы и системы, измеряет и учитывает удовлетворенность (или неудовлетворенность) результатами и затем дает рекомендации о том, на каких вопросах следует сконцентрировать усилия и какие стратегии требуют доработки.
