Живые голоса
Линдси Гейер, вице-президент отдела персонала Port Blakely Companies, компании по развитию в сфере лесного хозяйства и недвижимого имущества, рассказывает:
Я использую Outlook и смартфон для управления списком дел, но для организации совместной работы также применяю простую доску. Если меня прерывают, я оставляю работу на мониторе открытой, чтобы можно было быстро переключиться и начать с того, на чем остановилась.
С каждым этапом расширения нашего бизнеса нам приходится реорганизовывать работу и пересматривать использование технологий, чтобы справиться с увеличением рабочей нагрузки.
Программные средства помнят то, что забываем мы
Многие технологии, прежде требовавшие внимания при каждом их использовании, теперь можно надежно регулировать с помощью программных средств. Они с легкостью запоминают и выполняют то, что мы забываем в силу усталости или измотанности. Вот каким опытом делится один ИТ-инженер.
Живые голоса
Ричард Ширли, ИТ-менеджер, чьи слова мы неоднократно приводили выше, полагается на календарь в Outlook, с помощью которого сохраняет напоминания о рассмотрении предстоящих вопросов. В отношении строгого процесса утверждения, являющегося требованием в оборонной логистике, он добавляет:
На работе я использую специализированное (недоступное широкой публике) программное обеспечение для создания и отслеживания проектов. Оно позволяет мне (и вышестоящему руководству) наблюдать за выполнением рабочих заданий, порученных моей команде. В нем также есть функция автоматизации документооборота, которая помещает задание в электронную корзину.
По завершении своей части работы я могу активировать функцию продвижения, которая отсылает ее сотруднику, стоящему после меня в цепочке выполнения или одобрения.
Живые голоса
Деб Смит-Хемпхилл – основательница компании DSH Enterprises, специализирующейся на продуктивности управленческого труда. Она помогает компаниям более рационально использовать технологии. Вот что доктор Смит-Хемпхилл говорит о сроке службы и будущем интернета:
Интернет начинался как место для работы, стал местом для игр, а теперь превратился в расширенное, цельное пространство, охватывающее и то, и другое. В условиях глобальной экономики с ее круглосуточной деятельностью мы совершенствуем электронное взаимодействие и общение, чтобы улучшить бизнес-процессы и продуктивность.
Интернет готов помочь нам в достижении эффективности, где бы и в какое время мы ни находились. Прежняя пятидневная рабочая неделя с восьмичасовыми рабочими днями в одном месте – это парадигма прошлого. Теперь мы сотрудничаем при любой возможности, чтобы снизить производственный цикл, сократить цепочку поставок, ускорить выход на рынок и поделиться нашими решениями по созданию изменений или управлению ими.
Поэтому с благодарностью подумайте обо всех промежуточных сроках, которые вам удалось соблюсти с помощью интернета и вашего любимого программного обеспечения. И начните сознательно и творчески работать над созданием критериев для оперативного использования этих замечательных средств.
Самопроверка
Каковы ваши успехи в избегании «виртуальных» ловушек? Оцените себя по следующим вопросам, затем повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.
Вопросы
1. В течение одного-двух дней я веду учет своей активности в интернете, чтобы отследить количество потраченного времени. Это помогает проверить себя на наличие зависимости.
2. Во время путешествий и особенно в отелях я защищаю свои электронные устройства с помощью паролей и замков, обеспечивающих безопасность.
3. При пользовании интернет-услугами я предпринял меры по защите персональной информации, а также профессиональной и финансовой тайны.
4. Я четко придерживаюсь директив своей компании в отношении безопасности пользования интернетом и программным обеспечением.
5. Если компания не предоставляет обучение, то для достижения профессионализма я изучаю литературу, посвященную интересным мне приложениям, или посещаю занятия в вечерней школе.
6. Я использую преимущества средств, которые объединяют мою электронную почту, календарь и расписания проектов, что создает полную и легко обозримую картину моих результатов.
7. Благодаря электронным инструментам я могу (когда это уместно) использовать для работы то время, которое провожу в дороге и в ожидании.
Итоги ________
Глава 12
Страсти по электронной почте
Электронная почта! Вот это рок-звезда! С технической точки зрения – это разумное, быстрое, удобное и доступное средство. Электронные письма так легко отсылать, получать, сканировать, копировать, пересылать, архивировать и находить, что, попав в рабство к этому средству, мы не можем представить себе жизнь без него. Мы используем его во всех случаях, даже при выполнении заданий, для которых оно не было предназначено. А потом жалуемся на обилие посланий, заполняющих папку входящих сообщений, а наши получатели – на количество отсылаемых ответов. Что же делать?
Давайте реалистично посмотрим на положительные стороны и риски, связанные с электронной почтой.
• Работа с электронной почтой сталкивает нас с вопросами «тона». Некоторых получателей оскорбляют краткость и неформальный стиль изложения, порожденные нашими лучшими побуждениями.
• Электронной почте не свойственна конфиденциальность. Мы с таким же успехом могли бы налепить наши сообщения на наружные рекламные щиты. Деликатные вопросы не обсуждаются в электронной переписке.
• Бизнесмены, проявляющие разумность в других вопросах, используют электронную почту без меры и злоупотребляют ею. Входим ли мы в их число?
Наши проблемы с электронной почтой
Давайте подробнее рассмотрим вышеуказанный список проблем.
Холодный тон
Первые электронные письма напоминали предыдущее изобретение – телеграммы, передававшие сообщения по всему миру быстрее, чем авиапочта, но стоившие дороже. Первые электронные письма были даже короче телеграмм, поскольку могли содержать лишь небольшое количество символов.
Несмотря на то что разработчики усовершенствовали возможности и снизили затраты, авторы электронных писем по привычке сохраняют этот немногословный стиль. От отправителей требуют сразу же перейти к сути и по возможности кратко изложить подробности на одной странице. Но краткость может выглядеть как холодность. Следующие поколения электронных средств, мгновенные сообщения и твиты, отличаются еще более сжатыми, более механистичными сокращениями и аббревиатурами, они буквально утрируют модель скорости.
Электронным письмам и мгновенным сообщениям, даже если они остроумны, не хватает тепла, поэтому они плохие помощники, если надо составить сложное послание. Также их никогда нельзя использовать в дискуссионной переписке, или если вам нужно написать резкое письмо, выразить отрицательные эмоции.
