Работу проектной команды можно разделить на пять ключевых стадий.
1. Формулирование проекта.
2. Определение целей проекта.
3. Планирование проекта.
4. Реализация проекта.
5. Анализ проекта.
Вас, как члена проектной команды, могут вовлечь в работу коллектива на первой и второй стадиях. Самое главное, что, когда бы вы ни стали частью команды, ваше отношение к работе (а также отношение ваших коллег) и энергия, которую вы затрачиваете на достижение общих целей, станут определяющим фактором успеха или провала проекта. Вы можете облегчить или усложнить жизнь руководителя проектной команды. Попробуйте встать на его место и всегда спрашивайте себя, как вы можете сделать его работу легче и приятнее.
Далее представлены десять дополнительных рекомендаций, которые рассчитаны на тех, кто работает в проектной или схожей с ней команде.
Десять рекомендаций для проектной команды
1. Цели проектной команды
Сперва ответьте на следующие вопросы: «Знаете ли вы, зачем была создана ваша команда? Можете ли вы четко выразить цель (цели) проекта?» Как было доказано в главе 5, цель имеет очень большое значение для команды, поскольку без нее любое действие окажется пустой тратой времени, не приводящей ни к каким результатам.
Вы должны также четко осознать, что важно именно для внешних участников совместного дела, то есть для тех, кто не является частью команды, но при этом заинтересован в ее работе.
2. Составление отчетов
Если вы составляете официальные отчеты для руководства, то и руководитель вашей проектной команды, и другие ее члены должны знать, когда они смогут получить от вас необходимую информацию. Вы обязаны укладываться в отведенные сроки для того, чтобы работа над проектом не останавливалась. Для этого предлагаем вам заранее обсудить данные сроки с коллегами.
3. Ваша роль
Проектная команда добьется конечной цели только в том случае, если вы с коллегами будете четко осознавать, какова ваша роль в ее достижении. В отличие от неспешности, характерной вам в обычной работе, общая цель команды должна быть кратко сформулирована и зависеть от сроков завершения проекта, в которые необходимо уложиться для того, чтобы команда двигалась вперед.
Более того, вы должны четко осознавать роли других членов проектной команды, правильно оценивать и уважать их умения и навыки, которыми они делятся с остальными сотрудниками.
4. Интерес к команде
Уровень вашего интереса к работе проектной команды, частью которой вы являетесь, – одна из переменных успеха или провала проекта. Посещайте совещания, посвященные ходу работы, читайте отчеты, созданные вашими коллегами, выполняйте пусть даже не совсем удобные для вас просьбы. Конечно, последнее может оказаться сложной задачей, если требования, предъявляемые к вам, когда вы играете свою обычную роль на работе, влекут за собой спешку и конфликты. Все мы знаем, что время имеет первостепенное значение, оно – показатель, который поможет команде понять, так ли важен для вас этот проект.
5. Реакция на идеи и предложения ваших коллег
Этот показатель – хорошее дополнение к предыдущему пункту (интерес к команде). Он касается обратной связи с коллегами и с теми, кто находится за пределами команды. Также этот показатель подразумевает под собой положительную реакцию на предложения, идеи и вопросы других членов команды. Конечно, проще всего занять оборонительную позицию, но такое поведение ни к чему не приведет. Вы вольны не соглашаться с чужими мыслями и предложениями, но должны аргументировать свою точку зрения, а не отмахиваться от того, что было сказано вам с благими намерениями.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ ПРИМЕР
История Джейсона – реакция на просьбы других людей
Я работал в проектной команде, которая разрабатывала новую компьютерную систему для call-центра. Мы быстро поняли, что не сказать нашим заказчикам, какой будет их новая компьютерная система, – ошибка. Однако мы не знали точно, чем именно занимался call-центр и чего он ожидал от разрабатываемой нами компьютерной системы. По этой причине моей команде пришлось несколько раз переделывать проект. Мы постоянно поддерживали связь с заказчиком, предлагая ему все новые и новые версии системы, пока он не услышал именно то, что хотел. Наверное, это очевидно, но по собственному опыту могу сказать, что чаще всего проектные команды (особенно это относится к сфере IT) делают поспешные выводы о том, что необходимо конечному потребителю, даже не посоветовавшись с ним.
Конечно, мы были разочарованы, поскольку потратили уйму времени на корректирование программного обеспечения, а в итоге услышали совсем не то, что ожидали. В довершение ко всему кто-то из call-центра предложил (вполне разумно) сделать некоторые изменения в проекте, что прибавило нам работы.
Вывод всей этой истории таков: мы делали проект специально для call-центра, нашего заказчика, а не для нас самих, значит, именно мы должны были выслушивать их предложения, а не наоборот.
6. Смена курса
Ситуация, когда коллектив начинает отходить от заданного курса, – одна из типичных ловушек, в которую может угодить проектная команда. Если лично вы ощущаете необходимость в том, чтобы выйти за рамки проекта (у вас появились интересные догадки или новая информация), то перед тем, как предпринимать дальнейшие действия, вы должны сообщить об этом остальной части команды. Причем причины, по которым коллективу придется отклониться от заданного курса, должны быть действительно сто́ящими. Наверное, не стоит даже говорить о том, что заказчик или лицо, финансирующее проект, должны быть в первую очередь проинформированы о любых изменениях в проекте.
7. Взаимоотношения в команде
Мы предлагаем вам пять советов по тому, как сохранить крепкие взаимоотношения в проектной команде (эти советы очень схожи с теми, что даны в главе 2).
• Работайте над собой, над своей способностью к эмпатии – старайтесь лучше понять мир тех, кто работает с вами в одной команде. Помните о том, что люди воспринимают все по-разному и чаще всего не так, как вы, – а это значит, что и на работу всей команды коллеги смотрят по-разному.
• Как уже было сказано, конструктивная критика – это здорово. Просто не забывайте о том, что, даже критикуя, вы должны оставаться приятным и приветливым человеком.
• По-настоящему выслушивайте и принимайте во внимание чужую точку зрения.
• Задавайте правильные вопросы с тем, чтобы получить или дать новую информацию и лучше понять своих коллег.
• Поймите, что ваших коллег взяли на этот проект, скорее всего, потому, что они обладают навыками и знаниями специалистов в данной области, а значит, априори заслуживают вашего уважения.
