Один из моих коллег по компании Think Productive живет в пригороде Лондона и приезжает на работу на мотоцикле. Поскольку у него всегда есть список важных решений и дел, которые нужно обдумать, он мысленно возвращается к нему, как только поворачивает ключ зажигания. Это позволяет ему использовать время в пути максимально эффективно. Я несколько лет жил в Лондоне и тоже ездил на мотоцикле (на мой взгляд, это лучший способ передвигаться по городу), но за рулем я думал только об одном: «Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть!» Я восхищаюсь уверенностью моего коллеги, который ухитряется использовать это время для продуктивных размышлений! Существует множество других примеров, когда «Список размышлений» стоит держать под рукой. Мы можем размышлять в аэропортах, в очередях, за рулем машины, на совещаниях, которые не представляют для нас особого интереса. И даже в кино, если вас привел туда партнер, а вам фильм совершенно не нравится (но тут требуется определенная осторожность!). Постарайтесь синхронизировать этот список со своим телефоном. Поскольку телефон всегда при вас, и список тоже окажется под рукой, когда появится возможность им воспользоваться. Но для того чтобы этот прием сработал, нужна подготовка!
КОФЕ И РАЗГОВОРЫ
Мы с вами приближаемся к пугающей теме электронной почты, поэтому давайте подумаем о той внутренней электронной почте, которая курсирует по офису между людьми, столы которых стоят совсем близко друг к другу. Пока закипает чайник или готовится кофе, можно быстро переговорить с кем-то, не отвечая на его письма. Прежде чем подняться, чтобы выпить кофе, просмотрите папку «Входящие» и выберите двух-трех потенциальных собеседников. А затем ваша задача – их выследить до того, как кофе сварится. Превратите это в игру! Особое внимание обратите на те вопросы, которые легче обсудить в личном общении, а не в письменном виде. Это сэкономит вам массу времени. Иногда полезно будет подумать о том, ответ на какие письма приведет к граду дополнительных вопросов: при личном общении количество таких вопросов значительно сокращается.
Упражнние: составление плана внимания и концентрации
Давайте составим ваш личный план действий по управлению вниманием и сосредоточенностью! Проанализируйте и оцените приемы управления вниманием и идеи, которые вы найдете на следующих страницах. Отделите то, чем вы уже пользуетесь, от того, что обязательно попробуете (и когда), что могли бы попробовать и чем не будете пользоваться никогда. Затем отберите три приема, которые могли бы быть вам полезны, и испробуйте их на практике.
1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания.
2. Защищайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.
3. Делайте все, что в ваших силах, чтобы усилить глубину внимания, старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.
4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас.
А вы – ниндзя?
✓ Ниндзя безжалостен в выборе того, на что следует направить внимание.
✓ Ниндзя подготовлен, он знает, какого уровня внимания требуют разные виды работ.
✓ Ниндзя подвижен и гибок. Он постоянно углубляет степень сосредоточенности, чтобы добиться максимальной продуктивности.
4. Ниндзя электронной почты
Мы с вами только что обсудили вопрос управления вниманием и выяснили, что этот фактор чрезвычайно важен для повышения продуктивности до уровня ниндзя. И причина этого вполне понятна – информационная перегрузка.
Сегодня информационная перегрузка (электронная почта, Интернет, социальные сети, круглосуточно поступающие новости, внутренняя офисная сеть, стремительность и объем квалифицированной работы) – проблема гораздо более серьезная, чем два года назад. Десять лет назад о таком никто и не подозревал. Сегодня же информационная перегрузка серьезно угрожает нашей продуктивности. Чем больше информации мы получаем, тем сильнее наше внимание отвлекается от того, на чем ему следует сосредоточиться.
«Одно из самых важных рабочих качеств – это умение справляться с большим потоком электронной почты. Единственный способ – это создание простой и доступной для повторения системы, которая позволит вам вести настоящую жизнь вне зависимости от электронной почты».
Мерлин Манн, создатель сайта 43folders.com и Inbox Zero
Электронная почта играет весьма значительную и пагубную роль. Исследования, проведенные университетом Глазго и Пейсли, показали, что треть пользователей электронной почты испытывают стресс от огромных объемов получаемой информации. Когда я был руководителем крупной фирмы, но еще не задумывался о собственной эффективности (в моей компании было достаточно людей, эффективностью которых я управлял), объем электронной почты повергал меня в депрессию. В моей папке «Входящие» накапливалось до трех тысяч писем, которые я не успевал открыть. Мне слишком часто приходилось решать серьезные вопросы в спешке. В результате я нередко упускал возможности проактивного внимания и срывал сроки просто потому, что сообщения о них тонули в груде бесполезных и бессмысленных посланий.
Конечно, узнать, что ты пропустил и не сделал что-то важное, неприятно. Но еще неприятнее не узнать, что ты пропустил что-то важное. Многие люди испытывают серьезный стресс из-за того, что опасаются не знать, какие возможности или угрозы скрываются в их почтовых ящиках. Мы страдаем от того, что не представляем, насколько важна эта информация и насколько перспективны упущенные возможности. А для кого-то главной причиной стресса является необходимость постоянно находиться на связи.
