БОЛЬШИЕ КОРЗИНЫ ВМЕСТО МАЛЕНЬКИХ – ИСКЛЮЧЕНИЯ
На одном из семинаров я столкнулся с серьезным сопротивлением моему предложению создавать большие папки без вложений. Естественно, к таким доводам стоило прислушаться. В результате я пришел к выводу, что из правила «больших корзин» есть несколько исключений. К тем, кто предпочитает хранить электронные письма в маленьких корзинках, относятся менеджеры отдела кадров, которым приходится учитывать премии, выговоры и прочее. Кадровики обычно заводят отдельные папки для каждого дела. В такой папке могут храниться письма от человека, в отношении которого ведется расследование, от его руководства, свидетелей, адвокатов и т. п. Такие письма могут быть очень деликатными и конфиденциальными. Кроме того, в будущем может возникнуть необходимость предъявить всю переписку для принятия окончательного решения. Но прежде чем вы подумаете, что знаете миллион подобных примеров, которые тоже являются исключениями, спросите себя, действительно ли вам понадобится предъявлять целую папку кому бы то ни было или хранить ее как архив, посвященный конкретной проблеме, для какой-нибудь официальной цели. Если ответ «нет», то принцип «больших корзин» вам вполне подойдет, даже если поначалу он вам не понравится. Не волнуйтесь – пройдет несколько дней, и вы начнете полностью доверять новой структуре.
Входящая почта, часть 3: основная папка «входящие»
Помните свою папку «Входящие»? Это то самое место, где вы проводите все свое время! А теперь она выполняет единственную функцию: сюда поступают новые письма и находятся здесь, пока вы их не рассортируете.
При наличии рабочих папок и качественной вспомогательной библиотеки вам легко определить, что делать с каждым поступившим письмом. Нет никакого смысла оставлять что-то в папке «Входящие», поскольку здесь вступает в действие правило «одного касания»: открытое письмо уже не закрывается и не остается в папке в полном бездействии – навсегда.
В первые несколько дней работы по новой системе ниндзя вам наверняка захочется провести слишком много времени в папке «Входящие». Вы будете беспокоиться о том, что, переместив самые важные письма в три рабочие папки, потеряете их из виду и забудете о них. Старые привычки умирают долго.
На самом деле человеку свойственно сопротивляться переменам. Мы должны осознать свои привычки, чтобы изменить их к лучшему. Как только вы примете новые процессы, вам нужно будет очень ясно осознать, почему вы проводите время с электронной почтой. Планируйте это время в двух разных режимах:
1. Организационный режим – время, которое вы проводите в папке «Входящие», безжалостно удаляя, перемещая и принимая решения.
2. Режим действия – время, проведенное в рабочих папках и посвященное действиям, ответам, организации чтения и отслеживания того, что для вас должны сделать другие люди.
Давайте сосредоточимся на времени, которое вы проводите в самой папке «Входящие», то есть на организационном режиме. Сейчас вы увидите, как можно с поразительной скоростью перевести эту папку из ее текущего состояния в состояние девственной чистоты!
Очистка папки «входящие»
Вы какое-то время не заглядывали в папку «Входящие», и там скопилось множество непрочитанных, неразобранных писем. Дабы очистить папку, вам нужно:
✓ Удалить большую часть писем.
✓ Обработать остальные – одно за другим.
МАССОВОЕ УДАЛЕНИЕ И МАССОВЫЙ ПЕРЕНОС
Чтобы очистить папку «Входящие», вы должны более регулярно пользоваться кнопкой удаления, смело идти на уловки и быть абсолютно безжалостным. Вспомните, что не менее 80 % полученных писем не требуют никаких реальных действий, так что с ними можно поступать самым суровым образом. Но в то же время нельзя проявлять легкомыслие. Нам нужна ясность и дзен-спокойствие, а такое состояние проистекает из ощущения готовности, знания и полного контроля.
На этом этапе мы с вами ищем возможности сказать «нет» и нажать кнопку удаления. Так мы избавимся от всех ненужных писем и быстро выявим относительно небольшое количество тех, которые требуют нашего внимания. Мы должны пользоваться уловками и методами, которые облегчают и сокращают нашу работу, чтобы сделать все, как настоящий ниндзя: быстро и эффективно. В такой момент вы должны быть безжалостны и сосредоточены на общей картине (не поддавайтесь искушению прочесть все полученные письма!!!). Просмотр папки «Входящие» должен быть быстрым, энергичным и эффективным.
В программе Outlook письма можно отсортировать тремя способами:
По ОТПРАВИТЕЛЮ
По ТЕМЕ
По ДАТЕ
Если ваша решимость начинает ослабевать, смените сортировку. Среди груды электронных писем всегда скрываются интересные возможности, и смена ракурса поможет вам выявить их быстрее и легче.
Еще один полезный прием – флажки. Не все ими пользуются. Честно говоря, я и сам – не большой их поклонник (в этой системе вы можете использовать флажки для того, чтобы отмечать письма, требующие экстренного рассмотрения, а можете просто положиться на систему различий и границ, которая существует в рабочих папках). Если вам нравятся флажки, то очень скоро будете видеть не те письма, по которым нужно предпринимать какие-то действия, а те, которые вы и другие люди считают срочными и важными.
ОТ ЧЕГО НУЖНО ИЗБАВЛЯТЬСЯ
При разной сортировке писем вы должны обращать внимание на разные факторы.
Сортировка по ДАТЕ
Это самый очевидный и популярный способ сортировки. Начинайте снизу и постепенно продвигайтесь вверх. Вы наверняка найдете одно-два очень старых письма, которые до сих пор кажутся вам важными. Скорее всего, эти письма носят справочный характер и не требуют реальных действий. Переместите их во вспомогательную библиотеку.
✓ Срок жизни электронных писем. Определитесь с датой: избавляйтесь от всех писем, полученных более полугода назад. Переносите все такие письма в специальную папку, где они будут ожидать «смерти». Эти письма виновны в том, что отвлекают вас, тратят ваше драгоценное внимание и не имеют никакой ценности. Отметьте в своем календаре определенный срок – например, полтора месяца вперед. Если до этой даты ничего в специальной папке не потребовало вашего внимания, смело удаляйте все письма.
Сортировка по ТЕМЕ
✓ Убирайте цепочки общения. Если вы вели оживленную переписку в 20 письмах, можете смело убрать первые 19, так как в последнем сохранится содержание всех предыдущих писем.
✓ Удаляйте письма, в темах которых значатся давно прошедшие даты и состоявшиеся мероприятия.
✓ Удаляйте циркуляры – ежедневную, еженедельную и ежемесячную рассылку. В этом отношении нужно установить определенные правила, чтобы в будущем такие письма сразу попадали во вспомогательную библиотеку в папку «Циркуляры», о которой мы с вами уже говорили.
