MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ
✓ Оказавшись за рабочим столом, вам нужно зафиксировать идеи, чтобы вернуться к ним позже. В Великобритании практически повсеместно пользуются программой Outlook – она распространена не меньше, чем ручка с бумагой! Когда, побеседовав с новым клиентом, мы узнаем, что у него нет Outlook, это становится для нас настоящим шоком. Мы настолько привыкли к этой программе, что жизни без нее не представляем. Большинство подобных программ позволяет объединить почту, календарь, ежедневник и список контактов и с легкостью пользоваться всеми этими возможностями.
РУЧКА И БУМАГА
✓ Вы можете подумать, что после всех этих разговоров об информационной эффективности ручка с бумагой остались в далеком прошлом. Порой возникает острое нежелание пользоваться ручкой и бумагой, потому что существуют более современные и продвинутые средства, но я считаю такой подход неверным. Я всегда стремлюсь выполнить работу за минимальное время, а для фиксации сведений ручка с бумагой – средство колоссально эффективное и полезное.
ФИКСАЦИЯ ИДЕЙ, ПОЛУЧЕННЫХ В РАЗГОВОРЕ
Множество полезных идей возникает в беседах с людьми. В разговорах мы получаем массу информации. Навыки ниндзя позволят вам зафиксировать эту информацию и не потерять ее. Очень легко забыть о мыслях и действиях, появившихся во время беседы с начальниками, коллегами или друзьями. Это происходит, потому что нам не хочется прерывать разговор, чтобы что-то записать. Мы говорим себе, что вернемся к этому позже, когда разговор будет закончен. Но мы же – просто люди. И неудивительно, что впоследствии многое забываем.
Вот поэтому при любой возможности фиксируйте информацию во время разговора. Если вы записываете что-то на телефон, сообщите об этом собеседнику, чтобы он не думал, что вы бесцеремонно отправляете кому-то СМС-сообщение! Вот несколько наиболее типичных ситуаций:
РАЗГОВОР В ОФИСЕ С НАЧАЛЬНИКОМ
✓ Если вы разговариваете с начальником, то он, скорее всего, ожидает от вас каких-то действий. Возможно, действия будут связаны с обсуждаемой темой. А порой тема разговора довольно расплывчата, и вам нужно будет ее обдумать, проанализировать и что-то сделать. После любого разговора с начальником посвятите несколько минут тому, чтобы в буквальном смысле слова собраться с мыслями. И занесите их во второй мозг, чтобы позже заняться их организацией.
СОВЕЩАНИЯ
✓ Сразу же после совещания запишите, что вам нужно будет сделать. Так ваш вариант не будет отличаться от вариантов других участников. Делая заметки во время совещания для дальнейшей обработки, используйте собственную систему, которая позволит вам быстро осуществить необходимые действия, не читая всех заметок. Я использую систему звездочек, чтобы отделить свои заметки от действий и идей, которые нужно перенести во второй мозг.
СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
✓ Сегодня многие переговоры ведутся в электронном виде. Электронную почту легко собрать, организовать и проанализировать, а потом предпринять необходимые действия. В этом вам поможет Outlook или другая программа, которой вы пользуетесь. В таких программах вся информация стекается в одно место. Социальные сети – вещь более сложная. Граница между работой и общением здесь размыта, поэтому если вы не возьмете в привычку отмечать принятые обязательства и обещания, то можете многое забыть и упустить.
ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА
✓ Голосовая почта нашего телефона – настоящий могильник информации, особенно если вы похожи на меня, то есть предпочитаете прослушивать голосовую почту на ходу и не всегда находите время, чтобы зафиксировать полученную информацию и вытекающие из нее обязательства. Несмотря на все мои навыки ниндзя, работа с голосовой почтой остается слабым местом моей системы. Однако в последние годы я понял, что бороться с этой слабостью очень просто – нужно использовать контрольные списки действий, о которых мы поговорим в главе «Обзор»
Сбор информации
Помимо проактивной фиксации идей, мыслей и потенциальных действий, нам нужно собрать воедино все листочки и электронные списки, содержащие информацию, которую следует организовать. У всех нас есть «сборные пункты», куда информация приходит регулярно и автоматически. Самые явные и часто используемые профессионалами – это электронная почта, документы и письма, скапливающиеся на рабочем столе. О разумном управлении электронной почтой мы с вами уже говорили. В папке «Входящие» поступающие письма ждут решения своей судьбы. К счастью, почти во всех программах электронной почты есть папка «Входящие», то есть встроенный «сборный пункт», с которого можно начать процесс CORD. Мы с вами обсуждали, как важно держать папку «Входящие» пустой. Это совершенно понятно: пустая папка дает вам спокойствие и уверенность в том, что вы приняли все необходимые решения относительно полученной информации (принятие решений – это основа другой важной привычки, Организации).
«СБОРНЫЕ ПУНКТЫ»
Бумажные письма и другие документы, курсирующие по офису, многие люди складывают в специальные лотки: «Вход» и «Выход». Если у вас есть специальная полка для документов, то о повышении эффективности подобного подхода мы поговорим в главе «Организация». Если полки у вас нет, то подумайте, где вы или другие люди могли бы складывать новые документы и письма на вашем рабочем столе. Скорее всего, вы уже инстинктивно выбрали такое место и пользуетесь им, не обозначая специальными ярлыками. «Сборный пункт» необязательно должен быть заурядным. Я знал людей, которые использовали для этого дверцу домашнего холодильника, сигаретные пачки и тому подобное. А огромное множество людей до сих пор записывают все важное на тыльной стороне ладони! Давайте же перечислим самые удобные места сбора информации.
НАСТОЛЬНЫЕ ЛОТКИ
✓ В настольные лотки можно складывать письма, документы и другие бумаги. Они же могут служить «организационным пунктом» для всех записанных на бумаге мыслей и идей.
✓ Подумайте об аналогичной системе для дома. Хотя это может показаться чрезмерным, но вы сразу же почувствуете, что такой лоток заметно сократит количество бумаг, раскиданных по всему дому и занимающих все плоские поверхности. Вы приносите домой документы с работы, определенные документы нужно забрать из дома в офис. Кроме того, и в самом доме возможно множество информационных потоков, к которым вполне применимы принципы «Сбора и фиксации». Советую завести подобные лотки для всех членов семьи. На собственном опыте убедился, что это заметно снижает количество семейных конфликтов и укрепляет отношения! Разместите лотки с документами поближе к входной двери – и тогда вы будете регулярно их опустошать: вы станете быстрее выбрасывать все ненужное, а рабочие документы станут гораздо быстрее возвращаться в офис.
