Офис – активное внимание
Офис – инертное внимание
Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тэгом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)
ЛЮДИ И ОБЩЕНИЕ
Последняя подкатегория, которая может быть уместна при составлении списка действий, – «люди». Это особенно полезно, если у вас есть начальник или помощник, который вечно задает вам множество вопросов, а также если вы хотите превратить неизбежные помехи (например, телефонные звонки) в бесценные моменты эффективности (если кто-то оторвал вас от работы и прервал замечательное состояние «потока», это можно обратить в пользу, если вовремя вспомнить, какие ваши дела связаны с этим человеком!).
Существуют другие приемы организации действий, связанных с людьми. Возможно, они вам подойдут, а может быть, и нет.
«Лайза» и «Лайза-ожидание»
В моей системе существует два списка действий, связанных с моей помощницей Лайзой. Такие же списки у меня есть и для других моих непосредственных подчиненных. Первый список называется просто «Лайза». В него я включаю все задания, о которых еще ей не сказал. Когда я оказываюсь в офисе, то передаю его Лайзе. А что же за второй список? В нем перечислены все действия Лайзы, завершения которых я ожидаю. Я переношу действия во второй список, после того как мы с ней все обсудим и она приступит к работе. Некоторые дела курсируют между двумя списками, а порой перемещаются в список «Офис», если дальше продолжать работу должен я.
«Общение с Ли»
Ли – наш истинный продуктивный ниндзя. Он ведет список «Общение с Грэмом», а у меня есть аналогичный список для него. Когда мы общаемся по телефону, то оба руководствуемся собственными списками. Хотя пункты этого списка трудно считать практическими действиями. Это, скорее, список того, что нужно обсудить с Ли – что проверить, о чем спросить совета, какими идеями поделиться и т. п. Однако выделение этих пунктов из списка «Офис» значительно повышает продуктивность. Когда у нас есть десять минут, чтобы пообщаться по телефону, наше общение приносит гораздо больше результатов, чем сотни электронных писем. Такие списки можно вести отдельно, а в электронном виде использовать тэги или подкатегории.
Если у вас нет подчиненных, если круг вашего постоянного общения включает очень немногих, то списки в категории «Люди и общение» могут вам и не понадобиться. Это совершенно нормально. Даже двух факторов – мест и внимания – вполне достаточно для того, чтобы построить систему продуктивности. Используйте этот прием только в том случае, если он кажется вам ценным и полезным.
ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ И КОРОТКИЕ ДЕЙСТВИЯ
Правило двух минут – одна из основ многих систем повышения продуктивности и рекомендация книг о тайм-менеджменте. Популярным его сделал Дэвид Аллен, хотя раньше оно использовалось Дином Ачесоном. Правило очень просто: любое необходимое действие, которое требует для своего выполнения менее двух минут, нужно выполнять сразу же, а не включать в основной список дел.
Эту полезную привычку нужно сделать частью фазы организации. Она заметно сокращает размеры основного списка действий, повышает решительность и продуктивность. Откладывая короткие действия на потом, вы тратите те же самые две минуты (а то и больше!) на их фиксацию, чтение, припоминание… В результате вы потратите больше времени на размышления и организацию, чем потратили бы на действие!
ИЗМЕНЧИВАЯ ПРИРОДА ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ
Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – это же динамичный список того, что вам нужно сделать в течение определенного времени. То же самое происходит и с составляющими частями этого списка. Вы что-то делаете, пункты списка исчезают, но появляются новые. Поступает новая информация, которая приводит к новым действиям, которые попадают в этот список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, ваши обязательства, саму вашу жизнь.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – ПРОСТОЙ ВАРИАНТ
Простой основной список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.
Заметьте, что я попытался показать вам структуру основного списка действий. Возможно, вы включите в каждую подкатегорию несколько разных действий, а не одно, два или три, которые я использовал для примера. Надеюсь, вас заинтересовала сама структура и использованные категории. Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СРЕДНИЙ ВАРИАНТ
Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СЛОЖНЫЙ
Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!
