Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.
✓ Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.
✓ Не заполняйте календарь делами. Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее только в случае крайней необходимости. Но даже в этом случае в календаре могут значиться лишь сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.
✓ Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с тем, что происходит в вашем электронном календаре.
✓ Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.
КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ
Контрольные списки очень часто недооценивают. Я расскажу, как ими пользоваться, в главе, посвященной обзору и анализу.
А пока что скажем, что контрольные списки позволяют освободить голову, не задумываться об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт, а не судорожно вспомнить все заново. Стандартные контрольные избавляют от нужды возвращаться в режим «начальник» перед началом действия. С их помощью вы можете оставаться в автоматическом режиме «работник» и спокойно действовать. Таким образом, удается не загружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.
✓ Регулярные совещания группы или команды – списки обычно обсуждаемых вопросов повестки избавляют от необходимости заново продумывать повестку.
✓ Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.
✓ Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.
✓ Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров для офиса.
✓ Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.
Контрольные списки вселяют уверенность и избавляют от трений. Прелесть их в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Они хранятся в цифровой вспомогательной библиотеке. Это секретное оружие продуктивности. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то контрольные списки могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.
БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ДЛЯ МУСОРА
Ниндзя понимает, что одно из самых важных средств повышения продуктивности – это обычная мусорная корзина. Когда вам некуда выкинуть ненужные документы, быть безжалостным очень трудно. Советую не жалеть времени на установки корзины и папки удаленных документов на своем компьютере. Уверенность в том, что удаленные файлы какое-то короткое время все еще будут доступны, позволит вам смелее удалять ненужные документы и стирать страховые копии. Если вы храните файлы в облачном сервисе, например, в Dropbox, то и там удаленные документы хранятся примерно неделю. Вы можете удалить файл, но у вас все еще остается время на его восстановление.
Принятие решений в стиле ниндзя
Цель этапа организации – ясность в отношении всей зафиксированной и полученной информации и избавление от ощущения информационной перегрузки. Вы принимаете решения, и когда новая информация поступает в почтовый ящик, в мозг или куда-либо еще, вам становится совершенно ясно, каким образом она вписывается в ваши проекты и действия. Дзен-спокойствие позволяет вам направить проактивное внимание на действия, избавляет от прокрастинации, неуверенности и постоянных напоминаний о решениях, принятых подсознательно, но так и не подтвержденных сознанием. Однако такой уровень спокойной продуктивности не появляется спонтанно. Для принятия решений необходима готовность настоящего ниндзя. Только систематическая, упорная и безжалостная подготовка поможет вам сохранить умиротворенность и выделить время и место для размышлений.
ПОМНИТЕ: МЫШЛЕНИЕ – ЭТО САМАЯ СЛОЖНАЯ В МИРЕ РАБОТА…
Диаграмма cord: шаг за шагом
А теперь давайте с помощью диаграммы CORD, которую я показал вам выше, перейдем к этапу обзора и анализа. Эта диаграмма служит постоянным напоминанием о том, как следует использовать четыре полезные привычки. Организация действий и других напоминаний, расположенных в центре диаграммы, жизненно важна для достижения успеха. С помощью этой диаграммы любая новая информация, поступающая в систему, может быть перенесена из головы во второй мозг, а затем именно туда, где ей и место. Какая угодно информация! На практике эту диаграмму мы с вами проверим в следующем разделе, а пока что давайте пройдем по процессу принятия решений.
В верхней части схемы отражен этап сбора и фиксации информации, о котором мы с вами уже говорили. Сейчас мы находимся на этапе организации. О каждой новой информации, поступающей в нашу систему, мы должны задать себе ряд вопросов. В начале вам удобнее будет держать эту диаграмму где-нибудь на рабочем столе и обращаться к ней в процессе организации. Если вы предпочитаете формат PDF, то диаграмму можно загрузить с сайта http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/.
Постоянная практика сделает этот процесс привычным, и, в конце концов, диаграмма вам больше не потребуется. Вы можете приучить себя к решительности, даже если считаете, что природа не наделила вас этим качеством, – и я тому убедительное доказательство!
Стоит ли действовать? Нет
Если ответ на этот вопрос «нет», то у вас возникает три варианта, куда отправить эту информацию:
