В упражнении, которое вы найдете в этой главе, мы создадим персональный чек-лист для вас. В конце составления Еженедельного чек-листа вас должно охватить ощущение эйфории. Эта эйфория объясняется завершением напряженных размышлений и принятием множества решений, которые вы откладывали или не осознавали полностью. Вы завершили самый тяжкий труд этой недели. Завершив свой чек-лист, вы должны наградить себя за такую успешную работу. Это очень полезный процесс, за который ваш внутренний «исполнитель» не раз поблагодарит вас на этой неделе. А кроме того, так приятно работать с «управляющим», который умеет давать столь четкие инструкции, – это большая редкость! Порадуйтесь хорошо сделанной работе. Награда может быть очень простой – прогулка в парке, кусочек торта к чаю или кофе, полчаса отдыха и расслабления, новая музыка или то, что доставляет вам удовольствие. Неважно, что вы выберете. Важно лишь позитивное состояние души, признающей значимость ясности и контроля – и преодоление трудностей на пути к достижению этого состояния.
Когда следует составлять еженедельный чек-лист?
«Пока мы ни на что не отвлекаемся, одиночество способствует размышлению».
Нэнси Клайн
Еженедельный чек-лист, как вам уже, наверное, стало ясно, – важнейший элемент продуктивности. Логичное и регулярное его составление – это ключ к успешной квалифицированной работе. Как же сделать этот важный навык привычкой? Какое время оптимально для выполнения этой процедуры? Универсальных советов в этой области нет. Главное – это делается на этапе анализа и обзора. Но все же я дам вам несколько советов общего характера.
ВРЕМЯ И ВНИМАНИЕ
Найдите такой момент, когда вы можете выделить для составления Еженедельного чек-листа два часа. Желательно находиться в состоянии проактивного внимания и располагать свежими силами. Если же, когда настанет назначенное время, вы почувствуете, что внимание рассеивается, и сил недостаточно, перенесите процедуру на следующие дни. Это лучше, чем бороться с собой.
ПРОСТРАНСТВО
Вам понадобится не только время и внимание, но и подходящее пространство. Найдите место, где можно свободно разложить свои бумаги. Вас не должны отрывать, отвлекать и посягать на ваше внимание. Многие из тех, кто постоянно работает в офисе, договариваются о том, чтобы сделать Еженедельный чек-лист в другом месте – в конференц-зале или на другом этаже, в кафе или дома. Когда вы чувствуете, что весь мир отступил и замер, оставив вас наедине с вашей работой, значит, вы правильно выбрали место и время для составления Еженедельного чек-листа. Научитесь выявлять и устранять все, что может вам помешать.
РАСПОРЯДОК
И, наконец, вы должны включить создание Еженедельного чек-листа в свой распорядок – только тогда это станет привычкой. Каждую неделю составляйте свой чек-лист в одно и то же время, и тогда вам не надо будет думать об этом. Это станет обычным ритуалом, который выполняется без размышлений, – вы просто делаете это, и все.
Вот некоторые мои собственные соображения по сему поводу.
Понедельник для меня не подходит. С утра в понедельник меня буквально рвут на части. К обеду у меня уже целая куча дел, от которых мне сложно оторваться.
Офис – не годится. В офисе я не могу гарантировать полную защиту своего внимания – разве что в те дни, когда запираюсь в кабинете, а остальные сотрудники разъезжаются по командировкам.
Я люблю работать в поездах. Обстановка и психологическая атмосфера во время долгой поездки весьма способствует, с моей точки зрения, анализу и обзору. Я часто езжу в командировки, а кроме того, регулярно езжу на игры команды «Астон Вилла». И поскольку я живу в Брайтоне, мне постоянно приходится ездить на поезде в Бирмингем. Продолжительность этой поездки достаточна для завершения Еженедельного чек-листа (в течение двух часов меня никто не отвлекает, и у меня есть возможность сменить обстановку, когда я пересекаю Лондон на метро!).
Пятница – отличный день. Конечно, если «Вилла» не играет. По утрам в пятницу я люблю работать дома. Утром у меня гораздо больше сил и энергии, чем днем. Если я успеваю все сделать до обеда, то затем могу быстро просмотреть все свои планы и действия, с тем чтобы отправить свои соображения всем, пока сотрудники не разъехались отдыхать.
Раннее утро – это замечательно. Попробуйте прийти в офис на час раньше всех остальных или проведите первую половину дня дома. Для успешного завершения чек-листа на неделю требуется полная концентрация. Пустой офис или дом, где вас никто не отвлекает, прекрасно подойдут для этой цели.
Ежедневный чек-лист
Если Еженедельный чек-лист можно сравнить с глубоководным дайвингом, то Ежедневный подобен касанию воды пальчиком, чтобы сориентироваться на месте – проверить температуру здесь и сейчас. Во время составления Ежедневного чек-листа вы сверяете недельный чек-лист применительно к сегодняшнему дню. Это очень короткий процесс, который задает темп вашему дню. И это не обязательная процедура: если вы работаете вне офиса, вне обычного течения дел, то Ежедневный чек-лист не нужен. Однако если большую часть дня вы посвящаете действиям из основного списка, то этот чек-лист поможет вам повысить свою продуктивность.
ПЯТЬ ВОПРОСОВ, ПЯТЬ МИНУТ
Составление Ежедневного чек-листа включает пять вопросов, которые следует задать себе. Ответы на них отнимут у вас не более пяти минут.
1. Календарь: Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-то сроки, которые нужно выдержать в ближайшие 3–5 дней?
2. Основные задачи: Каким должен быть успешный рабочий день? На что нужно обратить внимание? Какие основные задачи требуют сосредоточенности и внимания?
3. Сопротивление: Чего мне больше всего не хочется делать из списка дел? Почему? (Когда вы дадите ответ на этот вопрос, переставьте задачу на первое место и выполните ее, пока чувствуете себя энергичным и полным сил! Как приятно будет свалить этот груз со своих плеч и почувствовать, что самое тяжелое позади!) Об основных задачах и сопротивлении мы поговорим более подробно в следующей главе.
4. Управление вниманием: Какая из задач требует проактивного внимания? Какие задачи можно выполнить в другое время? (Этот вопрос поможет вам составить рабочий график на день.)
5. Взаимозависимость: Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов? (Иными словами, нужно ли определять, когда следует выполнить ту или иную задачу?)
По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тэгом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.
