Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.
Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.
Список проектов:
Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?
Нужно ли добавить новые проекты?
Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т. п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.
ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
Список проектов:
Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.
Обдумать все проекты на стратегическом уровне. Что еще нужно сделать?
Основной список дел:
Определить главные сферы действий на следующую неделю.
Определить приоритеты.
Какие пункты списка нужно вычеркнуть на грядущей неделе, чтобы считать ее успешной?
Сделать пометку в календаре и обозначить приоритетные задачи.
Какие действия требуют проактивного внимания? Особо выделить их в ежедневнике.
Парк хороших идей:
Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?
Нужно ли добавить какие-то новые идеи?
Окружающий мир:
Просмотреть деловую прессу и внутреннюю связь, чтобы проверить, не назначено ли на следующую неделю каких-то мероприятий.
Нет ли чего интересного, о чем можно было бы написать или чем заняться?
Не приближаются ли каникулы или праздничные дни, которые могут стать интересной возможностью или причиной для изменения графика?
ЭТАП 4: ГОТОВНОСТЬ
Сборы и подготовка:
Какие документы мне понадобятся на следующей неделе? Пора включить принтер!
Какие файлы понадобятся мне для предстоящих совещаний?
Что нужно прочесть?
Какие транспортные билеты необходимо купить? (Если они уже в офисе, то их нужно найти и положить в сумку, бумажник или сумочку.) Могу я заказать их через Интернет прямо сейчас? Могу я посмотреть расписание и сделать необходимые пометки?
Люди:
Нужно ли мне с кем-то поговорить, чтобы убедиться, что они готовы к тому, что требуется сделать на следующей неделе?
Разослать короткие письма с подтверждением встреч и запросом информации для подготовки к следующей неделе.
Должен ли кто-то (начальник, помощник, коллега) быть в курсе моего графика на следующую неделю?
Управление вниманием:
На какое время приходятся самые продуктивные периоды проактивного внимания?
В какое время я наверняка устану и не смогу работать в полную силу?
Что я могу сделать сейчас, чтобы поддержать себя в эти моменты или минимизировать ущерб?
ЭТАП 5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Концентрация:
Есть ли в моем основном списке дел что-то настолько большое и продолжительное, что стоило бы разбить его на части?
Есть ли в моем списке нечто такое, что никак не прояснится за несколько недель? Не нужно ли пересмотреть свои действия, чтобы ситуация прояснилась?
Безжалостность
Удалить три пункта из основного списка действий просто потому, что эти действия неважны для нынешней недели (и пусть те, кого это касается, будут в курсе этих изменений!).
Поручить три действия из Основного списка дел тем, кто легко с этим справится.
Сопротивление:
Есть ли нечто такое, чего мне не хочется делать?
Что делает эти действия столь сложными или неприятными?
Что может подтолкнуть меня к их выполнению?
Может быть, пойти на уловку или установить промежуточные этапы и цели этого дела? (Помните, что оригинальная уловка может оказаться весьма полезной, если будет способствовать выполнению работы!)
Какой самый малый шаг вперед я могу сделать? Надо принять решение сделать его.
Здоровье и физическая форма:
Правильно ли я питаюсь?
Пью ли я достаточно воды?
Достаточно ли я занимаюсь физическими упражнениями? Если нет, то не изменить ли мне график на следующую неделю?
Занимаюсь ли я медитацией? На неделе нужно выделить время для того, чтобы полностью от всего отключиться.
Когда я смогу сделать это? Как обеспечить свою решимость?
Как я чувствую себя физически и эмоционально? Есть ли какие-то проблемы, о которых пора подумать?
Отношения:
Достаточно ли времени я провожу с родными и друзьями?
Счастлив ли я с ними? Если нет, то как это изменить, и что я могу сделать для этого на следующей неделе?
Хобби:
Нахожу ли я время для увлечений?
Как заняться своим хобби на следующей неделе?
Счастье:
Счастлив ли я – хотя бы по большей части?
Что может доставить мне радость прямо сейчас? Нужно слушать собственную душу!
Итак, вы составили свой первый Еженедельный чек-лист! Поздравляю! Когда мы проводим семинары, нас часто спрашивают, есть ли в этой процедуре элементы настолько важные, что их можно назвать обязательными. Думаю, что здесь много элементов, без которых не обойтись. Но прежде чем двигаться дальше, проверьте следующее.
1. Необходимо проработать все «сборные пункты» и принять решения по новым делам, включенным в основной список. Сделайте это, как настоящий ниндзя.
2. Просмотрите каждый проект и убедитесь, что в основном списке есть хотя бы одно действие, с ним связанное.
3. Убедитесь, что вы прочитали и прояснили все относительно каждого действия из основного списка.
4. Просмотрите три следующие недели в календаре – есть ли там какие-то новые действия?
Существует множество других шагов, без которых я просто не могу жить, но эти – универсальны и должны присутствовать в еженедельном контрольном списке каждого из нас.
Упражнение: разработка собственного ежедневного чек – листа
