Помните: проактивное внимание – ваша самая большая драгоценность. Стервятники прерываний и потенциальных отвлекающих факторов так и кружат над вашей головой, пытаясь сделать вас своей жертвой. Контролируйте ситуацию. Агрессивно и безжалостно защищайте свое внимание.
САМОСОЗНАНИЕ И МАНЕВРЕННОСТЬ
Ниндзя подвижен и гибок. Рабочий план в час дня может резко отличаться от того, каким он представлялся в девять утра. Имея доступ к столь блестящей информации, как та, что содержится в вашем Основном списке действий, вам будет легко менять план, передвигая задания и сохраняя эффективность. Поскольку на этапе действий нужно всего лишь выполнять задания из основного списка, будучи гибким, надо лишь бдительно следить за переменами, происходящими вокруг. Вы сможете быстро реагировать на информационные потоки, точно зная, каковы будут последствия (потому что знаете, что еще не сделано и что должно быть сделано). Кроме того, вы бдительно следите за уровнем собственного внимания и можете изменить план, если почувствовали прилив сил или, наоборот, утомились быстрее, чем ожидали. Помните, что подвижность и гибкость не дается просто так: вы заслужили это, потратив определенное время на сбор и фиксацию, организацию, а также обзор и анализ.
СВЕДИТЕ К МИНИМУМУ ЗАТРАТЫ НА ПОДГОТОВКУ
Собираясь заняться новым делом – будь то работа с электронной почтой, написание отчета, онлайн-банкинг, креативное размышление или присутствие на конференции, – нужно понимать, что это влечет за собой определенные расходы времени и внимания. Для работы с электронной почтой нужно запустить Outlook, дождаться загрузки, синхронизировать с сервером и открыть свой почтовый ящик. Если вы вернулись к отчету, то нужно перечитать все написанное ранее и уже забытое. Вам нужно хорошо ориентироваться в документе. Онлайн-банкинг требует введения огромного количества кодов и паролей – только после этого можно будет что-то сделать. Все это затраты на подготовку к действию. Подготовка требует от вас времени и внимания – и, конечно же, сил. Сократить время и внимание, требующиеся на подготовку, можно очень просто: работайте «блоками». Пишите весь отчет за один присест, а не разбивайте эту работу на несколько дней. Хотя я все прекрасно понимаю, но работу над этой книгой пытался начать много раз. Каждый месяц я назначал день – и снова откладывал. За шесть месяцев отсрочек я потратил массу времени и внимания. Мне приходилось внимательно перечитывать написанное, а поскольку это целая книга, то на чтение уходило несколько часов! В конце концов, я решил посвятить месяц одному лишь написанию книги. За первые два дня я написал не больше десятка слов, но много и плодотворно думал. И с третьего дня началась настоящая работа.
КОМБИНИРУЙТЕ НА СВОЙ ВКУС
Отвлекающие факторы поджидают нас за каждым углом. Не поддавайтесь искушению отвлечься, почувствовав скуку. Подбадривайте себя, обеспечивая разнообразие. Если понедельник вы решили посвятить размышлениям, то во вторник встречайтесь и беседуйте с интересными людьми. Среду можно провести вне офиса, но в четверг придется сосредоточиться на административной деятельности и очистке лотка с входящими документами. Разнообразие делает жизнь интереснее. Печально будет, если вы посмотрите на Основной список действий и поймете, что в нем остались только скучные задания. Возможно, настало время поискать новую работу? А если вы согласны скучать на работе до конца жизни, то, возможно, настало время взять другую книгу!
Средства принятия решений
На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности и сейчас собираюсь вам о них вкратце рассказать. Конечно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.
ЗАКОН ПАРЕТО
Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков
[16]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания. Парето задумался, а не подчиняется ли мировая экономика тому же закону? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые наши действия имеют высокий КПД, а вклад в дело других действий – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.
Несколько лет назад я создал благотворительную организацию, использовав лишь 10 листов бумаги формата А4. Я был в Уганде и работал над проектом, призванным просвещать людей об опасности СПИДа. В Африку я приехал, получив отпуск на работе – я работал менеджером по организации волонтерской работы студентов в университете Бирмингема. По возвращении в Бирмингем мы придумали плакат, отксерокопировали его в 10 экземплярах и разместили в студенческом кампусе. На плакате мы отразили некоторые факты, связанные со СПИДом, и разместили «призыв к действию». Мы пригласили волонтеров во время каникул помочь благотворительным организациям Уганды. В зал, где мы намеревались рассказать об этой работе, пришло около 80 человек. Я десять минут рассказывал о том, что увидел в Уганде: вирус распространялся в этой стране стремительно, поскольку люди не имели о нем ни малейшего представления; запретную тему отказывались обсуждать в школах, церквях и общественных организациях. Хорошо было лишь то, что в стране стали появляться благотворительные организации, которые, несмотря на недостаток средств, вели активную работу. Студенты слушали очень внимательно. Они хотели узнать подробности волонтерской программы, в рамках которой можно было отправиться в Африку. Многие хотели знать, как пожертвовать средства. Возникали и другие вопросы. Но я сказал им, что мы ничего не приготовили – только они сами могут выполнить эту работу. После этих моих слов половина пришедших поднялись и вышли. Печально? Нет, на самом деле это был очень важный момент. Оставшиеся 40 человек посмотрели друг на друга, посмотрели на тех, кто уходил, и посмотрели на меня. И нам стало ясно, что все возможно. Эти юноши и девушки могли сделать великое дело. И они сделали. Около двадцати студентов помогли создать благотворительную организацию Intervol и летом вылетели в Уганду. Организация работает и по сей день. Каждый год более сотни студентов отправляются в десяток стран развивающегося мира и работают там со всей страстью юных сердец. Они делятся своим опытом со студентами других университетов. Мне нужно было всего лишь напечатать плакат. Иногда самые незначительные шаги приводят к потрясающим результатам. Каждый листок бумаги – это великолепная возможность создать нечто бесконечно ценное.
Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений Windows, телефонные разговоры с назойливыми коммивояжерами, которые хитроумно втягивают вас в долгие дискуссии. Все эти действия не создают никакой ценности. Старайтесь прекращать их при первой же возможности.
