Огромное множество книг написано о планировании проектов, и я не собираюсь вдаваться здесь в подробности. Однако я считаю, вам следует запомнить следующее: вы – ниндзя, и, даже если вал проектов повергает вас в панику, следуя по пути ниндзя, вы сможете справиться с любыми трудностями и преодолеть все препятствия, которые могут оказаться у вас на пути. Не уклоняйтесь от неожиданного поворота событий, а притягивайте его!
Встречи и совещания
Любые проекты в тот или иной момент неизбежно требуют одного из важнейших средств продуктивности – того, которое мы любим и ненавидим. Я говорю о встречах и совещаниях. Во время встречи очень важно переключиться с личности на группу. Мы приходим на совещание как личности и уходим как личности, но работа на совещании всегда ведется в группе, поэтому сейчас мы с вами рассмотрим встречу на макроуровне и микроуровне. Надо ли нам меняться? Как может измениться наша корпоративная культура?
Напряженность внимания
И на индивидуальном, и на групповом уровне всегда существует очень важная напряженность. Я говорю о напряженности между слушанием и действием.
Балансировать на грани ради обеспечения надежной, долгосрочной максимальной продуктивности нелегко. Нам нужно сознательно посвящать часть своего времени и внимания не собственной работе, а совсем иным вещам. Необходимо понять окружающих, понять стратегию проекта, научиться внимательно слушать, как воспринимают то, что нам кажется ценным, другие люди. А порой нужно просто выложить карты на стол. Умение понимать эту напряженность и использовать ее наилучшим образом поможет вам разобраться в том, действительно ли совещание приносит пользу, или нужно использовать какие-то уловки ниндзя, чтобы не тратить время впустую на бесполезных встречах и совещаниях, куда вас затянули другие люди.
Как бы вы описали свое время и внимание относительно окружающих? Тратите ли вы все свое время на «психотерапевтические» встречи, где больше слушаете, чем делаете, и думаете только о том, чтобы вас оставили в покое и позволили заняться собственным делом? Или вы пребываете в фазе «невежества», то есть палите изо всех пушек, но не получаете ни поддержки, ни одобрения, ни обратной связи, которая позволила бы добиться максимальной эффективности?
А как бы вы описали корпоративную культуру совещаний в своей организации? Не оказались ли вы в «бюрократической» пустыне, где вас никто не слушает и ваше мнение никому не интересно? Не скучаете ли вы на «психотерапевтических» совещаниях в конференц-зале № 3? А может быть, вам кажется, что в вашей организации умеют справляться с «напряженностью внимания» и поддерживают идеальный баланс? Это та самая «продуктивная» ячейка нашей таблицы, где мы все мечтаем оказаться.
Давайте всесторонне рассмотрим напряженность внимания. Сначала я помогу вам сократить время, проводимое на встречах и совещаниях, устранив все ненужное и предложив альтернативу. Для этого вам потребуются новообретенные характеристики ниндзя – безжалостность, уловки, маскировка и оригинальность. А затем мы перейдем к самой важной части: как сделать совещания эффективными, продуктивными и ценными. Это позволит вам создать адекватную среду, которая будет способствовать дзен-спокойствию, готовности и подвижности.
КАК СОКРАТИТЬ ВРЕМЯ, ДАРОМ ПОТРАЧЕННОЕ НА СОВЕЩАНИЯ
Совещания – порождение ХХ века
Когда еще не было компьютеров, совещания были формальными и затянутыми. Я ощутил это на себе, когда целый год преподавал в сельской школе в Уганде. Мне приходилось присутствовать на педсоветах, которые велись в стиле, привитом моим коллегам британскими колониальными властями лет сто тому назад. Первые полчаса мы выслушивали продолжительные, самодовольные вступления и «вступительные замечания», а затем тратили два часа абсолютно впустую. Мы почти никогда не принимали никаких важных решений. Основные решения совещаний были связаны с распределением дополнительных нагрузок и обязанностей. Об этом рассказывал директор школы, потом мы долго обсуждали каждый пункт, но мнение директора все равно никто не оспаривал. Я не мог избавиться от ощущения, что все совещание можно было заменить простой бумажкой на доске объявлений, где было бы написано: «Вот ваши новые обязанности. Если у кого-то есть какие-то вопросы, обращайтесь к директору школы». Результат был бы тем же самым – но пятнадцати самым интеллигентным и образованным людям деревни не пришлось бы тратить понапрасну свое время. Они могли бы дать дополнительные уроки детям одной из самых бедных деревень мира. И это было бы куда более полезной тратой нашего времени.
ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ. И ЕЩЕ КОЕ-ЧТО
Вы никогда не задумывались о стоимости совещаний? Я имею в виду буквальную стоимость. Я говорю не о стоимости аренды помещения, кофе и печенья. Речь идет даже не об убитом часе вашей жизни и о цене этого времени для вашего начальника. Я говорю о стоимости сбора всех этих людей в одной комнате на целый час. Самая значительная затрата – это невозможность использовать свое проактивное внимание на что-то продуктивное и полезное. Этот час можно было посвятить решению одной из основных задач из вашего ежедневного списка дел. А теперь умножьте стоимость упущенной возможности на количество людей, собравшихся за столом, и вы поймете, о чем я говорю. То, что со стороны кажется часом хихиканья, кофе с печеньем и несерьезных разговоров, оборачивается настоящим злом.
ПОЧЕМУ ЖЕ МЫ НЕ МЕНЯЕМСЯ?
Учитывая то, что за последние пятнадцать лет способы получения и передачи информации радикально изменились, нельзя не удивляться поразительной устойчивости способов проведения встреч и совещаний. На мой взгляд, тому есть две веские причины. И чтобы добиться прогресса, мы должны понять эти причины.
1. Люди – животные социальные, и собираться вместе для них совершенно естественно.
2. Некоторым людям печенье и безделье нравятся гораздо больше продуктивности.
3. Нашей культуре свойственна коллективная инерция: гораздо проще жаловаться на пустые совещания, чем стать тем, кто решительно и энергично попытается все изменить.
НЕ ПОДМЕНЯЙТЕ ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ СОВЕЩАНИЯМИ
«Совещания просто незаменимы, когда не хочется ничего делать».
Джон Кеннет Гэлбрайт
Однажды я почувствовал, что совещания в нашей компании стали проводиться чаще обычного. Мой ежедневник пестрел записями: «полчаса на обсуждение этой проблемы». Иногда к моменту наступления этого «получаса» моя помощница обнаруживала, что кроме названия ничего больше нет. Никто не помнил, зачем вообще был назначен этот разговор. Поставить диагноз оказалось очень просто. У меня были две напряженные недели. Когда люди задавали мне вопросы, я откладывал решение, просто, потому что у меня не было сил дать им немедленный ответ. Поэтому я говорил: «Мне нужно об этом подумать. Давайте назначим получасовой разговор и там примем решение, хорошо?»
