✓ «Вы точно представляете себе, что нужно сделать?»
✓ «У вас есть все необходимое?»
✓ «У вас все нормально?»
И помните, что одни лишь перечисленные вопросы не дают человеку возможности прояснить все непонятное, не показавшись бестолковым. Избавьте собеседника от неловкости, сказав что-то вроде:
✓ «Не удивлюсь, если у вас появится несколько вопросов. На этой неделе у меня есть время. Не хотите ли что-нибудь обсудить?»
✓ «Я понимаю, что всем нам есть о чем подумать, поэтому смело спрашивайте, если у вас появятся вопросы».
✓ «Ко мне уже многие обращались с вопросами. А у вас есть вопросы?» (Говорите так, даже если никто к вам не обращался. Человек понимает, что он не один такой, а следовательно, он вовсе не глуп.)
✓ «Задача очень сложная. У вас есть какие-то проблемы?»
Со временем вы начнете замечать, кто с готовностью задает вопросы, кого нужно к этим вопросам подтолкнуть, а кто избегает подобных разговоров любой ценой, хотя и не представляет, как сделать то, что от него требуется.
ПОСЛЕДУЮЩИЕ ПИСЬМА
Рассылка фиксирующего письма после совещания сегодня стала нормой. Менее распространены письма, которые рассылаются через неделю или через месяц. К ним прикладывают оригинальный или скорректированный список действий. Такое письмо напоминает о необходимых действиях и дает возможность спокойно задать проясняющие вопросы.
СРОКИ
При любой возможности устанавливайте сроки. Мы говорили об этом в главе, посвященной фазе действий процесса CORD. Сроки возникают как черт из табакерки. Вспомните о проектах, которые вы заканчивали ночью накануне сдачи. Когда вы к ним приступали, то были уверены, что такого не произойдет, верно? То же относится и к делегированию обязанностей. Не бойтесь устанавливать жесткие сроки, но при этом будьте открыты для вопросов и изменений.
УСТАНОВИТЕ КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ
Действие должно подлежать оценке. И дело не только в соблюдении сроков. Важна оценка результата и его воздействия на корпоративные результаты в целом. Критерии оценки повышают ясность и концентрацию на первых этапах, а также облегчают мониторинг в дальнейшем. Вопросы о сути действий – прекрасный способ регулярно оценивать ход осуществления проекта. Вполне возможно, что через несколько недель после совещания выяснится, что требуются совершенно иные действия.
Упражнение: осуществляйте перемены и составляйте чек-лист для регулярных совещаний
✓ Подумайте о проводимых вами регулярных совещаниях. Это могут быть рабочие беседы внутри команды или обзорное совещание, намеченное через шесть месяцев после первичного.
✓ Разработайте чек-лист следования повестке дня.
✓ Разработайте чек-лист действий, которые надо выполнить в конце каждого совещания.
✓ При возможности включите сроки и более детальное описание необходимых действий.
✓ Составьте описание процесса подготовки, проведения совещания и реализации результатов. 40 % времени отведите на подготовку, 20 % посвятите тому, что нужно сделать на самом совещании, и 40 % – реализации результатов.
Подумайте о том, чего вы сейчас не делаете, но что может заметно облегчить проведение совещаний. Поскольку речь идет о регулярных совещаниях, прямо сейчас потратьте время на оптимизацию процедуры, чтобы ваши совещания становились все более и более эффективными.
А вы – ниндзя?
✓ Дзен-спокойствие – результат регулярного анализа каждой сферы работы настоящего ниндзя. Воспринимайте всю свою работу как проект.
✓ Ниндзя не боится оригинальности в управлении проектами и совещаниями. Он больше сосредоточен на гибкости и ответной реакции, а не на старомодном «планировании».
✓ Ниндзя использует проекты и совещания для осознания и готовности, а также для создания атмосферы доверия и придания рабочему процессу силы momentum.
11. Momentum
«Я уже лидировал… И я просто продолжал ехать. Неожиданно я на две секунды оторвался от всех остальных, в том числе и от моего товарища по команде на той же машине. И вдруг я понял, что перестал вести машину сознательно. Мной руководил какой-то инстинкт. Я находился в другом измерении. Мне казалось, что я несусь по туннелю».
Айртон Сенна, чемпион Формулы-1, выступление после квалификационных заездов Гран-при Монако, 1988
В последних нескольких главах я рассказал вам о содержании и применении модели эффективности CORD. Кроме того, мы создали второй мозг для управления проектами и действиями. Вы установили полный контроль над папкой «Входящие» в своем почтовом ящике и сосредоточились на управлении проектами. Вы поняли, как можно сократить количество совещаний, и как следует проводить те совещания, присутствовать на которых необходимо. Все хитрости, советы и подходы, которые мы с вами обсудили, работают. Я знаю это, потому что сам ими пользуюсь. Помимо этого, я обучаю их применению других людей и вижу, каких результатов они добиваются. Полагаю, теперь вас ничто не остановит! Кроме, конечно же, вас самих.
Авторы многих книг по тайм-менеджменту не понимали, что человек – создание очень сложное. Он не всегда делает то, что для него хорошо – даже если знает, как надо. Мы принимаем неправильные решения, отдаем приоритет незначительным делам, оставляя серьезные и важные задачи невыполненными. Основной список действий не управляет нашими поступками. Мы медлим, ищем повода уклониться от сложной задачи, которая может сделать нас великими, но связана с риском выставить себя в невыгодном свете. Мы уступаем соблазнам, отвлекаемся и отрываемся от работы.
Даже когда мы готовы действовать, вооружившись всеми знаниями, средствами и системами мира, мы все равно находим массу поводов для того, чтобы не действовать. Любому ниндзя нужно победить злейшего врага – собственное сопротивление.
Сопротивление
Где-то в глубине нашей души живет злобное маленькое существо – хитрое, невидимое, ехидное, навязчивое, безответственное, ревнивое. А хуже всего то, что оно знает нас лучше, чем мы сами. Этот чудовищный монстр – наше сопротивление. Никто точно не знает, каковы мотивы сопротивления и почему оно возникает в сознании в тот самый момент, когда вы приступаете к работе и хотите выполнить ее эффективно. Удивительно, но чем более важна для нас выполняемая работа, чем важнее результаты собственных действий, тем сильнее внутреннее сопротивление. Злобный монстр саботирует все наши действия, уничтожает результаты и сбивает с пути.
