Второй – премиальная система оплаты труда (см. главу 7), которая наполнит Игру жизнью и пробудит в людях стремление к победе – другими словами, заставит ваш план работать. Когда люди вовлечены в Игру, они не останутся безучастными и помогут составить эффективный план, что крайне важно. Если сотрудники не задействованы в процессе, они не станут брать на себя обязательств, а значит, и работать с полной отдачей. В итоге вы столкнетесь с теми самыми неприятными сюрпризами, о которых мы уже говорили. Если сотрудники испытывают негативные чувства по отношению к процессу формирования бюджета, он неизбежно провалится.
Обратный отсчет до нового года
Процесс планирования начинается с составления графика. Если его нет, сотрудники склонны недооценивать оставшееся время, а значит, скорее всего, все будет пущено на самотек. Потребности текущего года всегда кажутся более насущными, чем нужды следующего. В итоге вы можете упустить некоторые важные моменты или будете вынуждены делать все в страшной спешке. В любом случае этот процесс не доставит никому удовольствия и вам не удастся создать хороший план.
Так как же составить календарный план? Нужно начать обратный отсчет до нового года. Определите, что вы хотите получить по окончании работы и сколько времени для этого понадобится. Наш годовой план Игры включает в себя восемь документов.
1. Отчет о прибылях и убытках.
2. Балансовый отчет.
3. Отчет о движении денежных средств.
4. План маркетинга и продаж.
5. План капиталовложений.
6. План управления запасами.
7. Организационная структура.
8. Система оплаты труда.
Безусловно, можно обойтись и меньшим количеством документов, как мы делали многие годы. Самые важные из них – это отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет, план маркетинга и продаж, а также система оплаты труда (включающая в себя и выплату премий на протяжении года). Отчет о движении денежных средств, план капиталовложений и план управления запасами – это инструменты, которые помогают нам управлять генерируемыми компанией денежными потоками. Вам тоже стоит иметь в своем распоряжении такие инструменты, хотя некоторые из них могут и не пригодиться. Например, если ваш бизнес не предполагает наличия материальных запасов, то план управления ими вам не нужен.
Мы отводим на составление плана игры шесть месяцев. По всей вероятности, можно было бы сделать это быстрее, но мы предпочитаем не торопиться, чтобы у каждого сотрудника компании была возможность внести свой вклад в данный процесс. Первые два месяца – относительно спокойное время, подготовительный период, в течение которого мы размышляем главным образом над прогнозом объема продаж. Учитывая важность такого прогноза, мы стремимся составить его так, чтобы он был достаточно надежным. Самый активный период наступает в октябре, когда мы представляем план продаж на суд всей компании. С этого момента темп уже не снижается вплоть до конца финансового года, 31 января. Именно в этот день в SRC наступает новый год.
Процесс планирования начинается с прогноза продаж
Объем продаж неслучайно отображается в верхних строках отчета о прибылях и убытках. Без строки «объем продаж» такого отчета вообще не было бы. Если вы неспособны реализовать свой продукт, вам нечем будет рассчитываться с людьми. И игра окончится, так и не начавшись.
В бизнесе все, в том числе и процесс планирования, начинается с продажи продукта. От руководителей компаний я часто слышу: «Я понимаю, что нам нужен план, но не знаю, с чего начать». На что я им говорю: «Соберите весь персонал и при всех спросите специалистов по продажам, сколько они намерены продать за месяц». В ответ всегда звучит одно и то же: «Знаете, что они мне скажут? Нечто в таком роде: “А какую цифру вы хотите услышать?”»
В этом и есть корень проблемы. Вы не добьетесь от продажников точных прогнозов, если они считают, что составляют их исключительно ради вас. Но это делается не ради вас, во всяком случае, так быть не должно. Без прогноза продаж пострадает вся компания. Поэтому на собрании должны присутствовать все сотрудники. Пусть они расскажут специалистам по продажам, как трудно работать, когда не знаешь, что последует дальше. Планирование необходимо для того, чтобы выполнять взятые на себя обязательства, помогать коллегам, ставить перед собой цели и достигать их. Однако без прогноза нельзя составить план, а без плана невозможно провести Игру. Начать этот процесс должны именно специалисты по продажам. Как только они скажут, какой объем продаж и каких именно продуктов они обеспечат, остальные сотрудники могут начинать думать о том, что понадобится для выполнения соответствующих заказов, а вы сможете заложить основу Игры.
Конечно, прогноз – это большая ответственность, поэтому специалистам по продажам требуется определенная смелость, чтобы составить его. Однако без этого невозможно двигаться дальше. Требуйте от подчиненных стабильных прогнозов объема продаж. Нельзя составить надежный план, если прогнозы постоянно меняются.
Ключевой момент: не обеспечив стабильности прогнозов объема продаж, вы не сможете управлять компанией. Кто овладеет методами прогнозирования, тот и будет править бал.
Шестой месяц: проведите первое собрание по вопросу продаж
В конце июля мы заказываем несколько номеров в замечательном отеле, расположенном на плато Озарк, и привозим туда всех своих специалистов по продажам и маркетингу на два дня. (Помните: процесс планирования должен доставлять удовольствие.) Каждый из них дает свой прогноз на предстоящие полтора года. Руководитель отдела продаж готовит обобщающий анализ, после чего все обсуждают, как обстоят дела с достижением их личных целей, что они намерены сделать до конца текущего года и что планируют на следующий год. Каждый сотрудник отдела продаж поднимается и высказывает свои мысли об этом.
На собрании присутствуют менеджеры из других подразделений компании. Мы слушаем выступления сотрудников отдела продаж, а затем играем в игру «Что если». Мы стараемся выявить все возможные просчеты в стратегиях специалистов по продажам, но не ради того, чтобы придираться или конфликтовать. Напротив, мы хотим помочь им сделать максимально точный прогноз, поскольку именно он станет основой всего плана, следовательно, все заинтересованы в своевременном обнаружении любых проблем, ложных предпосылок, нереалистичных ожиданий или скрытых рисков. В частности, мы пытаемся выяснить:
Каких затрат потребует выполнение обязательств по продажам?
Есть ли у нас необходимые для этого мощности, специалисты, оборудование и деньги?
Сможем ли мы получить нужные детали?
Насколько быстро этот клиент оплачивает счета?
Насколько мы уязвимы в плане конкурентной борьбы на данном рынке?
Что произойдет, если повысятся процентные ставки?
