То есть почти никто. К их и моему несчастью, я присутствовал при этом разговоре и вызвался добровольцем на это карьерное самоубийство. Надо было сэкономить 35 млн долларов, не нажив врагов среди влиятельных «шишек». Воспользуемся методом красного доллара.
• Возьмем неверную исходную точку: сократить общий бюджет в 134 млн долларов намного проще, чем вычесть реальные расходы и реальные рабочие места из бюджета на текущий год, составляющего 94 млн долларов. Я мог сократить 35 млн долларов и предоставить главному офису возможность увеличить бюджет более чем на 5 % (с 94 млн до 99 млн долларов).
• Перевести расходы: главному офису это понравилось. Мы стали вводить плату за все, даже систему голосовых сообщений. Мы избавились от бесплатного номера 0800. Бизнес-показатели в общем-то не улучшились, но главный офис смог продемонстрировать сокращение общих расходов.
• Капитализировать как можно больше расходов: переведите главный офис в здание, находящееся в полной собственности компании, и забудьте об арендной плате. Это позволит значительно сэкономить. Увеличьте срок замены ноутбуков с двух до четырех лет.
Так формально удалось сэкономить 35 млн долларов. На практике экономия расходов равнялась нулю. Но это спасло мою карьеру, так что дело того стоило.
1.10. Электронные таблицы и расчеты: предположения, а не математика
В старые ужасные времена, прежде чем составлять расчетные документы, младшие менеджеры могли произвести впечатление на начальство с помощью отчетов по результатам деятельности, где все колонки и строчки сходились add up и не было никаких погрешностей округления. Старшие менеджеры выпендривались, быстро подсчитывая в уме и стараясь показать, что не все колонки и строчки сходятся. А потом все вместе 40 минут искали, где же закралась ошибка. Все наивно полагали, что хорошие математические способности говорят о хороших умственных способностях, а ошибки в расчетах указывают на низкий интеллект.
В эпоху электронных таблиц больше не приходится думать об ошибках, если, конечно, не используются сложные уравнения. Электронные таблицы призваны помочь менеджерам сосредоточиться на мыслях, а не на математике. На практике электронные таблицы живут своей жизнью. Человек, составляющий электронную таблицу, использует две основные тактики.
1. Начните с правового нижнего угла. Вы знаете, что ответ равен x% или y млн долларов. Поэтому корректируйте данные так, чтобы получить в итоге x или y. Затем прибавьте маржу безопасности и убедитесь в том, что результаты не выглядят подозрительно округленными.
2. Подавите сопротивление (менеджеров, персонала) с помощью данных. Примерно 200 строк и 40 колонок данных на шести страницах остудят пыл большинства людей, особенно тогда, когда на самом деле они хотят только увидеть, что цифра в правом нижнем углу таблицы привлекательна: x или y с небольшой маржой безопасности.
Стандартная защита против этих методов тоже соответствует традициям старых ужасных времен – искать неверное число. Самый простой способ сделать это – проанализировать детали. Нужно найти мелочь. Большие цифры очень громоздкие и сложные, но все знают, что абсурдно предлагать в среднем 15 долларов за чашку кофе. Так что если подобные вещи появятся в расчетах, все начнут играть в игру «найди ошибку», которая растягивается минут на 40.
Правила выживания в процессе обсуждения электронных таблиц очень простые и совершенно разные в зависимости от того, составляете вы отчет или читаете его.
Составитель отчета должен:
• начать с желаемого ответа в правой нижней строчке;
• разработать сценарии и предложения, которые ведут к этому результату;
• незначительные, но легко проверяемые предположения, которые вы включите в отчет, должны быть осторожными, чтобы вы не показались опрометчивым и могли предоставить доказательства вашей осторожности;
• заметайте следы: учитывайте небольшую маржу безопасности и избегайте округленных чисел;
• добейтесь того, чтобы ключевые сотрудники подтвердили главные предположения вашего отчета, чтобы топ-менеджеры не смогли к этому подкопаться. Получение подтверждения – самая мучительная, но полезная часть процесса: оно предусматривает проверку ваших предположений совместно со специалистами отдела продаж, маркетинга, HR, финансов и других. Благодаря этому вы получите информацию, проверите правильность своих рассуждений и завоюете доверие для дальнейшего сотрудничества.
Для того, кто читает отчет, правила абсолютно другие:
• не обращайте внимания на ответ, считайте, что он «сфабрикован»;
• прежде чем взглянуть на отчет, обдумайте пять основных предпосылок, которые приведут к желаемому результату, и отметьте, каким может быть обоснование каждой из них;
• прежде чем читать отчет, спросите у его составителя, какие предположения он выбрал в качестве пяти основных движущих сил; на этом этапе допустимо оживленное обсуждение;
• задавайте вопрос «Что если…». Что если каждая из предпосылок будет отличаться от ваших ожиданий? Каковы риски? Как можно снизить эти риски?
• И только после этого можно читать отчет.
1.11. Знать свои данные: манипулирование цифрами
Многие люди начинают нервничать, когда речь заходит о цифрах. Несмотря на то, что я стал кандидатом исторических наук, цифры всегда вызывали у меня нервозность. Я плохо запоминал даты. Ситуация резко изменилась, когда я обнаружил, что цифры в менеджменте не имеют отношения к математике: они касаются мышления и убеждения. Это даже историкам понятно. Напротив, не все математики разбираются в бизнес-мышлении и искусстве убеждения. Игра с цифрами предоставляет равные возможности для всех: в нее одинаково сложно играть всем.
Существуют четыре основных вида игр с цифрами.
1. Игра предположений.
2. Игра средних значений.
3. Игра с основным планом.
4. Игра на одобрение.
1.11.1. Игра предположений
Речь идет о том, как произвести впечатление умного человека, когда вам предлагают сложные таблицы и вычисления. Не думайте о математике. Взгляните на самые большие цифры и проверьте предположения, которые лежат за ними. Об этом мы подробно говорили в разделе 1.10. Перечислим типичные области предположений, которые необходимо проверить:
• рынок: масштабы, рост, доля;
• клиенты: количество, расходы на привлечение; расходы на обслуживание;
• производство: расходы на персонал, собственность, системы;
• люди: количество, расходы на человека, расходы на рекрутинг, естественная убыль персонала.
Для того чтобы выиграть эту игру, нужно создать собственный список предположений, прежде чем читать отчет или предложение. Не позволяйте внутренней логике предложения увлечь вас. Убедитесь в том, что ваши собственные мышление и предположения отличаются четкостью и ясностью, тогда будет просто проверить мысли и предположения других людей.
