Новый мир: однодневные трансатлантические перелеты – признак корпоративного успеха, показывающий, как занят директор. Это также признак того, что сотрудники на местах, по мнению руководства, не способны справиться с задачей самостоятельно.
Результат: мы много путешествуем, потому что можем это делать. Больше стресса, больше проблем из-за смены часовых поясов и больше налетанных миль.
Презентации
Старый мир: презентации представляли собой медленный и дорогой кошмар, в котором участвовал художественный отдел, готовящий слайды. В итоге каждая презентация была короткой и по существу.
Новый мир: PowerPoint позволяет директорам подготовить 200-страничные документы с огромным количеством ярких слайдов, не тратя ни время, ни деньги на художественный отдел.
Результат: директора тратят время на PowerPoint, готовя слишком длинные презентации. PowerPoint повысил ожидания, и ни один из директоров не хочет отставать. Силы не экономятся, а стандарты растут.
Не все технологии экономят время. По данным Personnel Today (июнь 2005 г.), работники-мужчины в среднем 4 часа в день пользуются Интернетом в личных целях, а женщины – 2,5 часа. Даже учитывая ненадежность подобных исследований, большинство из нас понимает, что Интернет не только экономит время, но и поглощает его.
Если технологии не смогут экономить наше время, придется найти более старомодные методы повышения продуктивности.
Делайте все правильно с первого раза – и каждый раз
На исправления уходит слишком много времени. Это может удвоить время, необходимое для выполнения задачи. Для того чтобы переделать, нужно не просто сделать работу заново. Прежде всего, придется выявить недостатки, а затем заново договариваться с людьми, которые участвовали в этом проекте, пытаясь вернуть доверие и авторитет. Правильно все сделать с первого раза – значит не спешить, чтобы в итоге сделать работу быстрее.
Для этого необходимо с самого начала тщательно все спланировать; обсудить проект со всеми, кого он касается, выяснить их ожидания до начала работы, а затем сообщать о ходе работы с регулярной периодичностью, чтобы избежать непонимания. Подобно неторопливой черепахе, которая движется целенаправленно вперед, вы сможете обогнать кролика, который бегает кругами.
Не тратьте время на коммуникации
Не доделать работу так же плохо, как сделать ее неправильно: и то и другое приводит к дополнительной работе. В случае с коммуникациями неотвеченные звонки и электронные сообщения создают заторы, которые вносят беспорядок в ваши дела. На это не стоит отвлекаться. Существуют четыре метода работы с коммуникациями: сделать самому, делегировать, отложить и удалить. Перечислим их, начиная с самого эффективного.
• Удалить. Отправьте все в корзину. Не позволяйте себе пристраститься к бесполезному занятию, отвечая на самую вероломную форму спама – электронные сообщения от коллег, которые всегда всем отправляют копию. Корзина – лучший друг занятых менеджеров.
• Делегировать. Поручите коммуникации кому-нибудь другому. Убедитесь в том, что адресат знает, почему он получил то или иное сообщение и каких действий от него ждут.
• Сделать самому. С большинством электронных писем и звонков можно разобраться сразу («да, я пришлю вам отчет; нет, я не могу прийти на эту встречу»). Используйте правило трех минут: если можете сделать это за три минуты, сделайте и займитесь другими делами.
• Отложить. Если требуется дополнительная работа, нужно четко определить действия и сроки. Тогда эта задача войдет в список ваших приоритетов (эффективность времени обсудим позже). Откладывание дел – наименее привлекательный вариант, так как увеличивает рабочую нагрузку.
Некоторые сообщения, не призывающие к действиям, могут содержать полезную информацию. Сохраните ее и двигайтесь дальше.
Сделайте это сейчас: не откладывайте
Классический симптом оттягивания дел – вытесняющие действия. Вместо того чтобы сделать свою работу, люди занимаются посторонними делами – бороздят Интернет, пьют кофе, болтают или занимаются второстепенными задачами. Перечислим возможные причины проволочек.
• Неподходящее время суток: наш энергетический уровень возрастает и падает в течение дня. Когда энергетический уровень падает, занимайтесь простыми задачами, а к сложным переходите тогда, когда он возрастет и вас в это время не отвлекают другие люди и проблемы.
• Слишком сложная или неопределенная работа: сложные задачи легче откладывать. Разделите сложную задачу на небольшие части, которые легко осилить, чтобы у вас не болела голова от одной мысли об этой проблеме. Легче отслеживать ход работы и чувствовать мотивацию, занимаясь небольшими задачами, чем пытаясь решить одну масштабную проблему.
Это подобно восхождению на вершину: легче продвигаться небольшими шагами, чем большими скачками.
• Перфекционизм: ждать идеальных условий или идеального результата так же бессмысленно, как пребывать «В ожидании Годо» (пьеса Сэмюэля Беккета). Лучшее – враг хорошего. Найдите приемлемые условия для начала работы и приемлемый конечный результат. Важно перейти к действиям, делая все возможное, вместо переживаний о том, что вы не в состоянии сделать. Если вы переживаете из-за того, что чего-то не можете сделать или контролировать, вам никогда ничего не добиться.
• Путаница: отсутствие четких целей и пути к ним напоминает ситуацию кролика, выбежавшего на дорогу, по которой мчится машина: ему остается только замереть в ожидании. Попросите помощи у начальника: «сойдите с дороги», прежде чем столкнетесь с нереальными сроками.
• Два вида хаоса. Первый вид – физический хаос, когда бумаги в беспорядке разбросаны по всему столу. Каждый человек должен найти подходящий ему метод работы, но хаос очень редко бывает эффективным. Второй вариант – хаос в приоритетах, который ведет к путанице.
2.8.2. Эффективность времени
Менеджеров, активно использующих время, можно найти везде. Это работники аэропорта, которые разговаривают по мобильному и одновременно пытаются отправить электронное сообщение по ноутбуку. Они могут столкнуться с прохожими на улице, увлекшись своим Crackberry, с которым никак не расстанутся. А вот добиваются ли они результатов – другой вопрос. Многие менеджеры совершают страшнейшую ошибку, путая активность с достижениями. В конце года именно достижения, а не бурная деятельность становятся основанием для премиальных и повышения.
Продуктивность времени предполагает, что все надо делать правильно. Эффективность времени подразумевает постановку правильных целей. Если вы блестяще справились с неверной задачей, то просто потратили время впустую. Важнейшая задача менеджеров – заниматься именно тем, чем надо. Для этого необходимо следующее:
