1) знать, к чему вы стремитесь;
2) сосредоточиться на важном;
3) решить срочные вопросы.
Чарльз Дарвин: активность и достижения
По всем признакам Чарльз Дарвин походил на праздного барина. Но его рассказ о трехлетнем путешествии на борту «Бигла» – настоящее откровение. Он провел большую часть времени не в море и не в научных поисках. Почти все время он провел на суше, посещая друзей своих друзей в таких местах, как Аргентина, и прекрасно развлекаясь. По современным меркам он прожигал жизнь.
Но он бездельничал не все время. Как мы знаем, он собирал и изучал разновидности вьюрков на Галапагосских островах и был поражен небольшими отличиями в их клювах. Он продолжал обдумывать это и по возвращении в Англию. Будучи по специальности геологом, он мыслил соответствующими масштабами – миллионами лет, за которые морское дно поднялось и превратилось в горы. В таких временных рамках он мог представить себе, как животные приспосабливаются и кардинально меняются. Постепенно он сформулировал идею эволюции.
Возможно, по современным меркам Дарвин был бездельником, но он работал очень сосредоточенно. Благодаря сосредоточенности, он достиг гораздо большего, чем все эти утомленные менеджеры, которые 24 часа в сутки семь дней в неделю занимаются миллионом дел одновременно и очень обеспокоены поддержанием своего имиджа важной персоны. Бурная деятельность и достижения – это совсем разные вещи.
1. Знать, к чему вы стремитесь
Не у каждого из нас будет шанс совершить революцию в одной из научных областей. Но если мы хотим эффективно тратить время, нужно тщательно обдумать, чего мы намерены добиться. Простых ответов не существует, но можно задать несколько простых вопросов.
Эти вопросы вызывают сильное раздражение в период суматохи на работе. Их надо обдумать в тиши, подальше от рабочего напряжения.
• Когда (если) я уйду на пенсию, что я расскажу внукам о своих достижениях?
• Через 10 (20) лет как мне вспомнится этот год?
• Каковы мои цели в этом году? В квартале? В месяце? На этой неделе? Сегодня? На ближайший час? Прямо сейчас?
• Моя работа соответствует ответам на первые три вопроса?
• Как найти или создать условия/контекст, который поможет достичь того, что я отметил в ответах на первые три вопроса?
• Вот что вы забудете через 20 лет:
– количество электронных писем, телефонных звонков и встреч;
– вашу премию и повышение зарплаты в конце года;
– соответствие ваших достижений официальным требованиям;
– время, потраченное в офисе или в дороге.
Именно эти вещи поглощают большую часть времени и внимания менеджеров – ежедневно и ежегодно. Дело в том, что все эти дела – не самоцели, а способы достижения цели. Электронные письма, встречи и телефонные звонки – все это важно, но уместно только тогда, когда ведет к достижению чего-то важного – и в профессиональном, и в личностном плане. Даже перевыполнение плана по продажам – не самоцель, а средство достижения другой профессиональной или личной цели. В личностном плане это помогает оплачивать счета, осуществить какую-нибудь давнишнюю мечту; в профессиональном отношении это, возможно, лишь трамплин на пути к той должности или компании, к которой вы всегда стремились.
Если вы думаете, что это и так очевидно, то ошибаетесь. Говоря словами Джорджа Оруэлла: «Для того чтобы увидеть то, что находится прямо под твоим носом, нужно приложить немало усилий». Многие менеджеры не видят того, что у них творится под носом. Сиюминутные задачи не дают им увидеть другие возможности. Время от времени, когда они делают шаг в сторону, чтобы приобрести опыт, навыки и связи, им легче достигать долгосрочных целей, чем бессмысленная сосредоточенность на задачах, поставленных сверху. Смелость, чтобы сделать шаг в сторону, появляется только тогда, когда вы знаете, к чему стремитесь.
2. Сосредоточиться на важном
Как правило, каждый рабочий день менеджера наполнен неотложными делами. Ежедневный поток электронных писем и телефонных звонков грозит утопить нас, если мы не разберемся с этим. Но проблема в том, что неотложные дела вытесняют важные дела. Краткосрочные задачи всегда пользуются преимуществом перед долгосрочными. Однако в какой-то момент долгосрочное становится краткосрочным, и то, что можно было легко решить, перерастает в кризис.
Помочь вам в тех или иных условиях могут три простых решения.
1. Прежде всего, разберитесь с важными и неотложными делами. Не все важные задачи неотложны. В 65 лет люди вдруг обнаруживают, что пенсия – это важный и неотложный вопрос. А в 25 он, хотя и казался им не менее важным, но представлялся не столь уж срочным, поэтому им никто не занимался, а в результате – голодная старость.
2. Выделите время в течение дня на важные дела, не позволяя срочным вопросам отвлекать вас. Это излюбленное решение гуру по тайм-менеджменту, которые ничего не знают о реальной жизни менеджеров: отключиться от внешнего мира – невозможно для многих менеджеров.
3. Отложите решение второстепенных задач. Но дело в том, что даже второстепенные задачи необходимо выполнять. Если вы собираете компьютер, очень важно заказать дорогой, мощный процессор. А вот дешевая пенопластовая упаковка кажется несущественной деталью, пока вы не попытаетесь доставить компьютер без нее. Если что-то кажется несущественным, это не значит, что без него можно обойтись. Этим все равно надо заняться.
Когда речь идет о важных и сложных задачах, необходимо продумывать свои действия на несколько шагов вперед. Пусть отправной точкой будет желаемый результат, а вы определите путь к нему. Это позволяет быстро приступить к делу и избежать кризиса, который поглотит ваше время. Начинайте анализировать как можно быстрее; найдите методы совершенствования; обратитесь за советом и поддержкой; проведите несколько предварительных тестов. Все это помогает выстроить работу и сосредоточиться на важном, экономя время. Это также значит, что при неизбежном возникновении проблем они необязательно перерастут в кризис из-за необходимости соблюдения сроков. У вас будет в запасе время, поэтому вам незачем волноваться.
Тайм-менеджмент и коробка из-под печенья
Проведем эксперимент. Возьмите большую коробку из-под печенья. Заполните ее большими камнями. Когда их некуда будет класть, засыпьте промежутки маленькими камешками и галькой.
Некуда класть? Попробуйте насыпать песок на гальку. Некуда сыпать? Налейте воды, пока она не заполнит коробку до краев. Теперь действительно не осталось места.
Теперь подумайте о своем рабочем дне. Большие камни символизируют действительно важные задачи, которые необходимо выполнить. Сначала нужно заняться ими. Между важнейшими задачами можно уместить несколько дел, которые хотелось бы сделать (галька). Между галькой – песок и вода: это мелкие, но раздражающие заботы, которыми придется заняться (например, отвечать на электронные письма) и которые можно втиснуть в любое небольшое «окно» в течение дня.
