Очереди и задержки были изобретены специально для того, чтобы разобраться с электронными письмами и телефонными звонками, которые в противном случае помешали бы решению важных задач. Тест с коробкой из-под печенья – простой способ убедиться в том, что вы занимаетесь важными делами, а не только срочными или повседневными задачами. Коробку легко можно наполнить песком и водой, как можно наполнить день неотложными и рутинными делами: не позволяйте им мешать вам заниматься важными делами.
Тайм-менеджмент сводится к нескольким простым, практичным, очевидным и даже довольно скучным принципам.
• Составьте свой личный список долгосрочных (от пяти лет) целей. Максимум три цели, а лучше одна. Затем тщательно продумайте, как вы их достигнете и насколько ваше текущее положение отвечает вашим потребностям. Эти цели лучше держать в голове.
• Составьте список целей на текущий год. Удачный список обладает следующими характеристиками:
– он короткий: допустим, три профессиональные и три личные цели;
– профессиональные цели должны сочетаться с ожиданиями вашего начальства: если возможно, обсудите с ним этот вопрос;
– личные цели должны сочетаться с профессиональными: возможно, вы хотите приобрести новые навыки или развивать новые возможности в рамках текущей работы;
– цели могут быть не только финансовыми: они могут касаться навыков, людей, жизни и семьи;
– проверьте свои годовые цели по правилу 20 лет: если я достигну этих целей, вспомню ли я этот год через 20 лет? Если вы забудете этот год, то считайте, что потеряли один год своей жизни.
• Составьте список целей на текущий месяц и неделю. Составление списка целей на неделю может стать небольшим развлечением в воскресный вечер. Этот список должен:
– разделять важные и срочные дела, как мы указали выше;
– помогать в достижении месячных и годовых целей;
– разбивать важные цели на небольшие задачи, которые можно решать постепенно в течение недели.
• Составьте список дел на завтра. Постарайтесь запланировать день в трех направлениях.
– Время, потраченное впустую. Например, обязательные собрания и встречи. Обдумайте заранее, как можно их использовать для решения ваших важных задач. Возможно, формальные собрания ничем вам не помогут, но они позволят неформально пообщаться с коллегой, которого сложно «поймать».
– Срочные дела. Так вы убедитесь в том, что не забыли о срочных делах, и они не перерастут в кризис. Выделите время в течение дня на решение этих вопросов. Как правило, в первой половине дня люди еще бодрые и быстро справляются с задачами.
– Важные дела. Подумайте заранее. Выиграйте время, энергично взявшись за дело. Не переживайте о том, успеете или не успеете сделать всю работу: сосредоточьтесь на том, что сумеете сделать сейчас, а не на том, чего не можете сделать. Не ищите идеального решения, стремитесь к прогрессу. Не пытайтесь попасть в лунку с первого раза, вы потратите время зря. Достаньте свою короткую клюшку и подкатите мяч на несколько футов к флажку, даже если он в 450 ярдах от вас. Конечно, вам понадобится не один удар, но вы доберетесь до лунки быстрее, чем тот, кто все еще пытается попасть в нее с первого удара.
Хочу дать еще один совет: как только составите все свои списки, принимайтесь за работу.
3. Решить срочные вопросы
Срочные дела могут быть несущественными и раздражающими. Никто не рад получить от топ-менеджера срочное задание переделать стандартный отчет в какой-нибудь специализированный анализ, что практически невозможно. Но действительность такова, что нерешенные срочные вопросы быстро перерастают в кризис. О неотложных делах мы уже говорили в разделе 2.8.1, посвященном продуктивности времени. Перечислим ключевые принципы:
• делайте все правильно с первого раза – и каждый раз;
• избегайте лишней работы: сделайте сами, если можете, или делегируйте, или избавьтесь от этого (проверьте, действительно ли нужен полный специализированный анализ или можно предоставить лишь основную информацию);
• не откладывайте.
2.9. Как выжить в менеджерском марафоне: дни и десятилетия
В далеком прошлом стать топ-менеджером было сродни тому, чтобы стать членом клуба. Свое место на парковке, отдельная столовая, этаж, лифт, привилегии кантри-клуба и работа с 9 до 17, и персонал трудился вместо вас. Теперь все изменилось. Сотрудники, строго следя за тем, чтобы не работать больше 40 часов в неделю (35 во Франции), живут довольно-таки беззаботно: они оставляют работу на работе. Теперь менеджерам приходится работать 24 часа семь дней в неделю – в мире бесконечной паранойи срочных дел. В какой-то момент что-то пошло не так, и менеджмент превратился в тяжелейшую работу.
Последствия не заставили себя ждать. Появилась целая индустрия, заявившая о том, что может решить проблему перегорания на работе и стресса. Гуру этой индустрии, с безумным блеском в глазах, действительно поверили в свою новую религию. Они настолько уверены в себе, что твердо решили навязать свои принципы остальным людям.
Это миссионеры, проповедующие слово благополучия. Некоторые менеджеры обращаются в новую веру, и в их глазах тоже появляется безумный блеск. А у многих других мурашки по коже бегут, когда они слышат этих проповедников. Слова проповедников очень отличаются от того, что слышат менеджеры.
Обратите внимание на три проблемы.
1. Стресс и перегорание на работе – абсолютно реальны.
2. Посещение курсов, обучающих обретению благополучия и управлению стрессом, считается признаком слабости: только нытикам нужна помощь.
3. Многие решения неэффективны.
Настоящим менеджерам нужны настоящие решения: способ, позволяющий справляться с такими высокими требованиями к менеджменту в течение десятилетий, вместо фермы в Вермонте, куда можно сбежать. В этом случае, как никогда, необходимо понять проблему, прежде чем искать решение.
2.9.1. Стресс и марафон
Гуру менеджмента считают стресс отрицательным явлением. Глупости. В разумных пределах стресс очень полезен. Задумайтесь на минуту, в каких условиях вы раскроете свои лучшие способности.
• Расслабляющая атмосфера: простая работа и большие сроки; креативный дизайн с мягкими креслами и шумом моря, понимающий начальник, который с радостью дает длительный отпуск, организует мероприятия по укреплению командного духа и праздники. Прекрасное место.
• Атмосфера изнурительной работы: сложная работа, сжатые сроки, требовательное начальство и клиенты. Постоянная борьба за ограниченные ресурсы, сосредоточенность на достижениях и результатах. Далеко не комфортная жизнь.
