У каждой проблемы есть причины и последствия. Для того чтобы привести убедительные аргументы в пользу инициирования проекта для решения конкретной проблемы, полезно включить причины и последствия проблемы в описание проекта. Постановка проблемы отвечает на следующие вопросы:
• Почему этот проект необходим? Какие проблемы, ситуации или потребности его оправдывают?
• Откуда мы знаем, что такие потребности существуют?
• Как с ними разбираются в данный момент?
• Как проблема влияет на продуктивность, командную работу, доходность или другие критические факторы?
• Как проект решит проблему либо какие он принесет потенциальные возможности?
Важность видения
Заявление о видении компании — это выразительное описание желаемого будущего состояния, к которому компания придет после того, как проект достигнет успеха. Это уникальное состояние, к которому может привести только данный проект, и заинтересованные лица поймут, когда это новое состояние будет достигнуто.
Чтобы проиллюстрировать, на что способно ясное видение при инициировании и исполнении проекта, приведем пример доктора Томаса Юли из Германии, автора Leadership Principles for Project Success (2010).
Я много лет работал профессиональным менеджером проектов и имел дело с многочисленными проектами разного масштаба. Не все их можно назвать успешными. Это хорошо, потому что неудачи научили меня тому, что важнее всего для достижения успеха проекта. Я обнаружил, что навыки менеджмента проектов хотя и необходимы, но недостаточны. Эффективный менеджмент проектов нуждается в солидном фундаменте, которым является лидерство над проектом и командой.
Не всякий менеджер проекта — прирожденный лидер. И это не страшно. Однако ради достижения успеха каждый менеджер проекта должен быть знаком с базовыми принципами лидерства. Один из самых важных принципов заключается в том, что лидер помогает создать видение проекта. Видение проекта выходит за пределы формального заявления о цели проекта. Видение — это смысл проекта. Оно определяет общую картину проекта.
Создание общего видения проекта — это не теоретическое упражнение. Это практичное и довольно простое занятие. Чтобы проиллюстрировать свою точку зрения, я расскажу историю о проекте, которая докажет мою правоту.
Мы с женой очень переживали из-за того, что не могли найти в нашем городе надежный детский сад. Наша старшая дочь недавно закончила ходить в садик, который, к сожалению, вскоре после этого закрылся, а другие садики поблизости отсутствовали. Вот почему мы искали садик для младшей дочери. В других садиках района либо были завышенные цены, либо пришлось бы ждать год или больше, чтобы записать туда ребенка. Однажды вечером мы встретились с другими родителями, которые столкнулись с такой же проблемой и волновались так же, как и мы. Мы говорили о том, как нам нужен достойный детский сад. Мы представляли себе, какими в нем должны быть занятия, как были бы в нем счастливы дети и так далее.
В какой-то момент я перебил друзей и спросил, а почему бы нам не основать садик самим? У нас было видение садика: мы представляли, как он должен работать, представляли себе счастливых, улыбающихся детей. Мы видели, как им в нем нравится. Вскоре наш изначальный скептицизм по поводу основания и руководства детским садом сменился восторгом и азартом предпринимательства. Терять нам было нечего, мы могли только выиграть. Неделю спустя мы встретились снова и учредили организацию, которая юридически позволяла основать детский сад. Всего через девять месяцев мы его открыли. Шесть лет спустя наш сад все еще работает и вырос. Он стал частью нашего сообщества.
Этот проект оказался таким успешным по ряду причин. Краеугольным камнем нашего успеха стало наше видение и вера в него. Мы представляли себе, как создаем собственный надежный и доступный детский сад, как он работает, и это изо дня в день помогало нам строить планы и работать. Поначалу мы понятия не имели, как реализовать наше видение. Перед нами стояло множество преград. Нам говорили, что понадобится как минимум два или три года, чтобы основать детский сад. Но мы доказали, что это не так. Наше видение вело нас и помогало преодолевать препятствия. Возможно, оно даже помогло проигнорировать очевидные препятствия и преодолеть их без особой суеты. Мы доказали, что наши критики ошибаются, и завершили с виду невозможное менее чем за год.
Эта история подчеркивает, что правильное видение может далеко вас завести. Правильное видение определяет направление проекта. Во-первых, оно является причиной иницидение — это движущая сила.
Для того чтобы понять, что такое видение и как оно становится частью жизни хорошего лидера, нужно понимать следующее.
Видение зарождается внутри. Черпайте из ваших природных талантов и желаний. Узнайте себя лучше: используйте обратную связь, чтобы получить более полную картину ваших компетенций или сфер развития.
Видение питается вашим опытом. Видение возникает на основе вашего прошлого и благодаря опыту окружающих вас людей.
Видение удовлетворяет чьи-то потребности. Настоящее видение имеет большие перспективы.
Видение помогает вам собирать ресурсы. Чем масштабнее видение, тем больше сильных людей оно способно привлечь.
Чтобы найти видение, неотъемлемое от лидерства, станьте хорошим слушателем. Прислушайтесь к нескольким голосам.
К внутреннему голосу. Вы знаете, какова ваша собственная жизненная миссия как менеджера проектов?
К несчастному голосу. Недовольство своим статус-кво — отличный катализатор воображения.
К успешному голосу. Никто не может достичь величия в одиночестве. Реализация видения требует хорошей команды. Однако вам также нужен совет того, кто опередил вас на пути лидера. Если вы хотите вести к величию остальных, найдите наставника. Есть ли у вас советчик, который может помочь вам уточнить ваше видение?
К голосу свыше. Конечно, видение должно прийти изнутри, но не позволяйте ему стать ограниченным.
Видение крайне важно не только для иницидения. Менеджер проектов обязан расти лично и профессионально. Такой рост требует времени, усилий, страсти, настойчивости и терпения. Работайте над своим видением, чтобы строить профессиональную карьеру. Без ясного видения вам будет сложно достичь величия в роли менеджера проектов.
ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ
В процессе планирования разбейте все необходимые задачи на части, определите сроки, назначьте ответственных лиц и составьте расписание. Учитывайте все, чему вы научились за время предыдущих проектов, чтобы определить, сколько времени займет выполнение задач, и учитывайте, что в проекте всегда внезапно появляются «неожиданные» задачи.
