Фокус последующих мероприятий был сделан на усилении важности роли менеджера проектов в организации, потому что менеджеры проекта — это ключ к успеху проекта и организации. Базовое обучение МП для менеджеров/руководства, менеджеров проектов и членов команды и процесс наставничества, которые мы ввели, оказались эффективной комбинацией.
Критические факторы успеха
Мы убеждены, что существует ряд критических факторов, которые помогли создать более благотворную обстановку для успеха проекта и повысить репутацию менеджеров проектов в Grupo Eroski. Мы предложили следующее.
• Оценить обстановку работы по ведению проектов, затем укрепить сильные стороны и обратить внимание на зоны улучшения.
• Задать вопросы заинтересованным в проектах лицам и провести личные встречи с ними.
• Говорить руководству правду. Признаться, во что вы верите, и действовать в соответствии с тем, что вы сказали. Одним из примеров этого явилось создание и распространение рассылки МП, благодаря которой начальство знакомилось с языком менеджеров проекта, их мнением и навыками.
• Говорить на языке, который понимает руководство. Рассказывать о результатах, осязаемых вещах и ROI. Это повысит шансы на поддержку менеджмента.
• Уделять время общению с членами команд и менеджерами, делиться миссиями проектов и целями, сложностями и удачами.
• Черпать силы в страсти.
• Быть позитивным и вдохновлять своих людей и руководство.
Итоги и полученный опыт
Для создания успешной среды проектов и повышения репутации менеджеров проекта требуется много времени, но это возможно. Понадобилось почти два года, чтобы изменить отношение менеджеров проектов, менеджеров и членов команды в Grupo Eroski. Высшее руководство признало ценность, увидев осязаемые результаты. Достижение маленьких побед стало первой ласточкой. Так, я попросил высшее руководство поддержать требование менеджеров проектов приготовить устав проекта при его запуске. Я потратил время на то, чтобы объяснить всем менеджерам проектов и руководителям, почему и кто создает устав проекта. На это усилие ушло почти шесть месяцев душевных сил, настойчивости и терпения, но оно сработало! В начале предприятия большинство менеджеров проектов были сфокусированы на планировании действий для своих проектов и не заботились о членах команды. Это демотивировало их. С настойчивостью и терпением мы изменили и это.
Я стал каждый месяц приглашать на семинары по менеджменту проектов членов команд. Они все лучше понимали действия и обязанности менеджера проектов, его роль как необходимую часть проекта в организации. То же самое произошло между менеджментом проектов и высшим руководством. Процесс анализа проектов предоставил менеджерам и менеджерам проектов возможность поделиться информацией о состоянии проектов, проблемами, вопросами и достижениями. Это было прекрасно. Они вместе изучали свои проекты. Они учились на своих успехах и промахах.
Если вы создадите правильную обстановку для успешных проектов, ваши менеджеры проектов будут иметь больше формальной власти, больше поддержки руководства и больше признания. Все в организации поймут, что менеджеры проектов жизненно необходимы для успеха проектов.
Мы узнали, что репутация лидера основана на том, как он работает с позициями людей, поведением и схемами — иными словами, насколько сильны его мягкие навыки. Вот несколько ключевых советов, которые могут применить менеджеры проектов.
• Будьте страстным.
• Будьте настойчивым. Создание репутации — длительный процесс, но он не невозможен.
• Часто говорите со своими менеджерами. Не ждите, пока вас спросят о проекте.
• Говорите о том, в чем вы убеждены, и действуйте в соответствии со своими словами. Если вы обещаете сделать что-то, делайте.
• Будьте честным.
• Члены команды верят в своих лидеров, если они уверены, что лидеры заботятся об их интересах.
• Служите своим людям.
Планирование действий
Инструмент оценки состояния среды доступен в интернете на сайте www.englundpmc.com (откройте раздел Offerings), а также в руководстве The Complete Project Manager: Toolkit of Practices.
Можете проанализировать свои ответы и посмотреть, сколько баллов набрала ваша проектная среда по сравнению с другими лидерами проектов. Таблица с долями, которую вы получите вместе с информацией о средних показателях, позволит определить, в какой конкретно процент вы попадаете, на основе вашего среднего балла по каждому из 10 компонентов. Используйте эти данные для подготовки плана действий EASI, в соответствии с черновиком плана действий, который доступен на сайте www.englundpmc.com. Образец заполненного черновика предлагает примеры шагов, которые могут улучшить ваше конкурентное преимущество.
Рис. 5.4 описывает примерный черновик. Введите ваши личные баллы из EASI, затем взгляните на средний балл, который вы получите вместе с информацией об общем мировом среднем показателе. Используйте ваши баллы в сравнении со средним как руководство к действию.
Рис. 5.4. Образец плана действий
Относительно тех зон EASI, где вы набрали много баллов, подумайте, что вы можете предпринять, чтобы укрепить и расширить практику, которая обусловила этот высокий балл? Не забудьте идентифицировать значимые шаги, ориентированные на действие, внутри сферы вашей деятельности, а не просто обозначить, что, по-вашему, надо сделать другим или что нужно организации. Что касается сфер, в которых вы набрали мало баллов, подумайте: что вы можете предложить для изменений? Какие практики можете ввести для улучшения вашего балла? Ищите передовые идеи других специалистов. Цель этого упражнения — оценить вашу среду, а затем выявить, что можно принять, адаптировать и использовать в любой организации.
Используйте книгу Грэма и Инглунда Creating an Environment for Successful Projects как руководство. Используйте данные, которые вы собрали, и планы действий, которые разработали, чтобы поговорить с людьми о потребностях и средствах улучшения вашей проектной среды. Так как многие менеджеры помешаны на данных, получение информации из широкого ряда источников вместе с данными для сравнения — отличный способ привлечь внимание руководства к необходимости сфокусироваться на среде проектов. Руководство, в частности, заинтересуется вашими планами усилить или изменить сильные стороны и выяснить возможности развития или конкурентные слабости.
На основе вашего балла EASI, сравнения своего среднего показателя с показателями других, образца плана действий и других материалов из этой книги определите, в чем суть вашего плана по созданию среды для реализации более успешных проектов в вашей организации. Какие специфические шаги вы намерены предпринять, чтобы изменить ситуацию и то, как люди внедряют работу, основанную на проектах?
