В таких столкновениях нет ничего плохого, более того, они просто необходимы для принятия хороших решений. Нет смысла рассматривать и реализовывать проекты по очереди, поскольку это означает отсутствие конкуренции за ресурсы. Однако ни одна компания – особенно в секторе среднего бизнеса – не располагает неограниченными ресурсами. Если проекты не конкурируют друг с другом, они не смогут соединиться, подобно кусочкам пазла, в общую картину ресурсов компании и ее долгосрочной стратегии.
К моменту завершения сессии по планированию мы были близки к тому, чтобы распределить ресурсы компании по самым важным ее проектам. Некоторые из них уменьшились в масштабах, от других мы отказались, а какие-то расширили. Кое-кто из руководителей расстроился из-за того, что не смог убедить остальных в правильности своей точки зрения, другие чувствовали себя победителями. Однако главным победителем оказалась компания, которая встала на путь, позволяющий реализовывать правильные проекты и благодаря этому расти. Сузив фокус внимания сотрудников, компания сумела изменить их отношение к процессу своевременного завершения проектов с «Если бы мы только могли» на «Я знаю, что мы можем».
Если ваша компания позволяет себе упускать время (а следовательно, деньги и возможности), а ее неспособность завершать проекты в срок и в рамках бюджета сводит на нет потенциал роста, предпримите следующие три шага, позволяющие встретить врага лицом к лицу и победить его.
1. Определите приоритеты. Любой амбициозный, креативный и энергичный генеральный директор должен признать ужасную правду: даже если вы самый большой босс, ваши возможности все равно ограниченны.
Некоторые генеральные директора хотят, чтобы каждый проект имел высший приоритет. Другим бывает сложно сказать «нет», когда непосредственные подчиненные просят дать зеленый свет тем или иным их начинаниям. В конечном счете, когда компания пытается сделать слишком много в сжатые сроки, располагая небольшими ресурсами, то завершение любых проектов в лучшем случае окажется отложено на неопределенный срок. Кроме того, их результаты могут оказаться неудовлетворительными вне зависимости от того, насколько хорошо отлажено управление. Генеральные директора должны делать непростой выбор относительно того, какие проекты наиболее важны для бизнеса. Именно им нужно уделять полное внимание, именно они должны получать максимум финансирования.
Проект будет настолько хорош, насколько хороши поддерживающие его ресурсы. Адекватное планирование предполагает среди прочего резервирование ресурсов. Нужно сравнить их доступность (основанную на прогнозах работы и необходимого количества сотрудников) с объемом инвестиций, требующихся для успешного завершения каждого проекта. Самое плохое, что способен предпринять средний бизнес, – это запустить пять проектов, которые с трудом может себе позволить, а потом отменить на полпути три самых важных из них из-за нехватки ресурсов. Вкладывайтесь лишь в самые приоритетные проекты. А для того чтобы повысить вероятность их своевременного завершения, оставьте в бюджете небольшой запас. Это позволит вам пережить неприятные сюрпризы и закончить работу в срок и с ожидавшимся результатом.
2. Планируйте. Для каждого из проектов, оставшихся в списке после предыдущего шага, команды, ответственные за его завершение, должны создать детальный план с перечислением всех действий, необходимых для полной реализации, всех требующихся ресурсов и ожидаемых результатов. План каждого проекта должен сопровождаться одной-двумя страницами общего описания, помогающего однозначно понять, каковы ресурсы, этапы и цели проекта. Напротив каждого этапа работы должны быть проставлены даты начала и окончания, а также фамилия ответственного руководителя. Повышение прозрачности проекта, особенно представляемого правлению, вызывает у топ-менеджеров дополнительное напряжение – а это, в свою очередь, заставляет их внимательно относиться к графику и делать работу в срок. Я создал оценочный инструмент планирования из 10 пунктов, помогающий в размышлениях о проекте и фиксирующий внимание на основных его характеристиках. Этот инструмент доступен в Сети по адресу www.ceotoceo.biz/mightytools.html.
3. Займитесь менеджментом. Я привык считать, что работа менеджера состоит в том, чтобы доводить дела до завершения (я и сейчас так думаю). Однако многим людям, имеющим титулы управляющего директора или вице-президента, часто недостает опыта в области базового управления проектами. Понимание того, как с ними работать, не требует ни прохождения специальной программы, ни получения профессионального сертификата в этой области. Зачастую управление проектом представляет собой простое разбиение большого задания на набор меньших шагов, определение дат их начала и завершения и назначение людей, ответственных за каждый из них. После этого менеджер в заранее определенное время переходит к описанию следующего шага в списке и внимательно изучает, о чем там сказано.
Многие люди говорят: «Но мы и так занимаемся всем этим в нашей компании!» Если дело действительно обстоит так, пойдите и найдите документ, в котором описаны детали каждого проекта. Готов биться о заклад, что многим из вас это не удастся. Я уже говорил раньше и повторю сейчас: если в мире бизнеса что-то не записано на бумаге, его нельзя считать реальным.
Теперь я расскажу вам о трех вещах, позволяющих привязать любой проект к течению времени.
• Календарь, который ведет кто-то из команды, должен отображать свежую информацию о движении проекта как минимум раз в неделю. Это делает проект понятным для других людей в организации. Когда мы знаем, что кто-то следит за нашим прогрессом, мы начинаем обращать на свои дела больше внимания.
• Ежемесячный обзор, который публично (и в сжатом виде) представляет коллегам топ-менеджер, ответственный за проект, должен показывать, насколько тот следует графику. Если проект застопорился, то в обзор нужно включить описание необходимых действий. Такой темп коммуникации и ее наглядность крайне важны для своевременного завершения проекта.
• Квартальный обзор, информирующий правление о развитии дел с проектом, составляется реже, однако обладает большей важностью, нежели ежемесячный, – как вследствие того, что он адресован вышестоящим структурам, так и потому, что действия здесь оцениваются более целостным образом.
Собрания: напрасная трата времени
Я знаю, вы уже много слышали об управлении проектами. Вам говорили о нем в бизнес-школе, или же вы познавали этот процесс на личном опыте. И в той или иной степени вы все понимаете ценность времени и важность правильного отношения к нему. Но вы также знаете, что многие из ваших любимых проектов не завершаются в срок, а многие другие… да вам вообще неизвестно, что, черт побери, с ними случилось.
Почему так происходит? Что мешает хорошей реализации проекта? Может ли эта проблема быть вызвана такой вещью, как собрания?
Как только бизнес перерастает некоторую отметку, возникает необходимость в командах для завершения задач. Чтобы команда работала эффективно, ее члены должны встречаться. И хотя к собраниям часто относятся с пренебрежением (как говорится, «собрание – это событие, в котором ведется протокол, но теряются часы»
[9]), они крайне важны для бизнеса – и особенно для реализации проектов. И даже компании, работающие с учетом приоритетов, где руководство умело занимается планированием и управлением, могут сталкиваться с проблемой «плохих» собраний, стопорящих работу над проектами и впустую расходующих время участников.
