Если вы пишете деловое письмо незнакомому чиновнику, то письмо должно быть написано в официально-деловом стиле.
Если вы пишете коллеге, с которым у вас уже сложились неформальные отношения, то здесь не будут смотреться инородно и разговорные обороты. Только убедитесь, что вы с коллегой одинаково считаете ваши отношения неформальными. Если вы хотите написать «Солнышко» вашему подчиненному, спросите себя: он сможет вас назвать так же в ответ? Если нет, то и вы избегайте таких обращений. Сохраняйте одинаковую дистанцию и избегайте фамильярности.
Если вы пишете сообщение по работе своему старому приятелю, но при этом в копию ставите человека, с которым у вас формальные отношения, то лучше воздержаться от сленга и просторечий.
Если не вы инициатор общения и не вы первый написали письмо, то в выборе стилистики ориентируйтесь на вашего собеседника: он пишет очень сухо и формально – и вы придерживайтесь того же стиля. Он пишет иронично и живо – используйте ту же интонацию.
Интонация
Интонация очень важна в разговоре, потому что передает наши эмоции и отношение к собеседнику. Однако в переписке не слышно голоса, поэтому следите за тем, с какой интонацией вы пишете: перечитайте лишний раз письмо, смягчите формулировки, добавьте обороты вежливости.
Мой очень вежливый и тактичный знакомый знал, что в мессенджере ведет себя как хам трамвайный, и поэтому всегда заранее извинялся, когда начинал переписываться с новыми людьми. Он никому, конечно же, не грубил, но интонация звучала крайне деспотично и неприятно, например, так:
• Покажи, что у тебя получилось!
• Почему это так выглядит?
• Понятно.
Он писал, как прокурор. В его сообщениях всегда слышались требовательность и осуждение.
Перечитывайте и смягчайте формулировки. Например, никогда не используйте повелительное наклонение без слов вежливости: либо добавляйте «пожалуйста», либо вообще избегайте таких форм:
Вариант слева звучит грубо. Правые варианты имеют форму просьбы или поручения, которые человеку будет гораздо приятнее выполнять. Тем самым мы проявляем уважение к труду человека.
Орфографические ошибки
Я спрашивала, что больше всего пользователей раздражает в интернет-коммуникации. Абсолютное большинство – 72 % участников опроса – сказали, что больше всего их раздражают орфографические и пунктуационные ошибки.
Тексты с ошибками говорят не только о безграмотности автора, но и о неуважении к собеседнику. Всегда можно проверить текст в словаре, посоветоваться с коллегой, посмотреть правило в грамматическом справочнике.
Особенно неуважение выдают опечатки – правила вы могли и не знать, но опечатку при перечитывании точно обнаружили бы. Торопливость могут счесть неуважением к собеседнику.
Поэтому обязательно перечитывайте текст перед отправкой и проверяйте хотя бы с помощью встроенного редактора.
Пунктуация
Здесь важно соблюдать общие пунктуационные правила русского языка. Если вы поставите запятую между однородными членами или вопросительный знак в конце вопросительного предложения, то не ошибетесь.
Однако некоторые знаки препинания имеют свою окраску и дополнительный смысл. Например, многоточия («Я даже не знаю…») не годятся для деловой переписки, они подходят для эпистолярного жанра и любовных писем. Скобочки как бы говорят: то, что находится внутри них, не так важно. Несколько знаков вопроса или восклицания подряд воспринимаются так, будто вы повышаете голос на собеседника.
И уж, конечно, старайтесь избегать забора из знаков препинания:!!!!!!!!!!!!!!!!! или??????????? – такое может быть воспринято собеседником как агрессия.
Шрифты и оформление
«Свое первое письмо по электронной почте я отправила, кажется, в 2002 году. Я написала его в Word’е, разукрасила шрифты в разные цвета, вставила картинки и еще вставила красивые (это, конечно, небесспорно) фотографии. Долго грузила. Вы можете представить, сколько отправлялось письмо по диалапу
[3] в 2002 году! А друг, получивший письмо, сказал: «Спасибо, но в следующий раз присылай только текст, без документа, картинок и шрифтов» (потому что у него тоже был диалап). Он сказал это предельно тактично, но мне было ужасно обидно, особенно за шрифты. Потому что я их так долго подбирала и красила в разный цвет…»
Прошло много лет, и сегодня уже всем очевидно, что использовать разные шрифты и раскрашивать их – это дурной тон. Не надо думать, какой шрифт выбрать, просто используйте тот шрифт, который в вашей почте стоит по умолчанию. Он гарантированно отобразится корректно у получателя тоже шрифтом его почты по умолчанию, то есть таким, к которому пользователь уже привык.
Если вы копируете текст из какого-то источника, то очистите его от форматирования. Особенно бывает неловко, когда получаешь поздравление с праздником и по форматированию понимаешь, что отправитель скопировал его из другого источника. Убрать форматирование можно при помощи программы «Блокнот», которая встроена на всех компьютерах, при помощи кнопки в редакторе «Очистить форматирование» (как правило, это буква Т с ластиком) или при помощи сочетания клавиш Ctrl+Shift+V. Такое сочетание клавиш автоматически вставляет текст без форматирования.
Избегайте цветных шрифтов, не раскрашивайте слова в разные цвета. Если очень нужно что-то выделить, то используйте жирный шрифт или курсив. Не используйте подчеркивание: для большинства пользователей подчеркивание означает гиперссылку. Адресаты будут «кликать» на нее, думая, что перед ними активная ссылка.
Не пишите заглавными буквами. Жирного шрифта и курсива вам вполне хватит. Заглавные буквы, употребленные не по назначению, могут производить впечатление агрессии или повышения голоса.
Если хотите отправить очень длинную ссылку, то спрячьте ее под название ссылки.
Для удобства делайте между абзацами лишний пробел. Отступы сделают письмо более структурированным. Его будет гораздо проще и приятнее читать, чем «простыню» текста.
Смайлы
Со смайлами в переписке нужно быть осторожным. Смайлы – признак неформального общения. В официальной переписке смайлы могут быть истолкованы неоднозначно: будто вы заигрываете, заискиваете, нарушаете дистанцию или ведете себя фамильярно.
