Если, взвешивая все обстоятельства, вы понимаете, что вынуждены нарушить какой-то принцип, то извинитесь и объясните, ради чего вы его нарушили (например, ради соблюдения другого принципа).
Электронная почта
Почта – один из самых важных инструментов делового общения. Даже была такая должность в штатном расписании одной библиотеки, которая называлась «оператор электронной почты». В современном мире мы все немного «операторы электронной почты». И вся деловая жизнь происходит при помощи электронной почты. Например, я ежедневно отправляю от 50 до 70 писем. Если не следить за порядком в деловой переписке, то очень быстро можно задохнуться под завалами писем, и тогда электронная почта станет не помощником, а главной помехой в наших делах.
Вы можете возразить: проще позвонить и решить все вопросы по телефону, чем вести бесконечную переписку. И это справедливо во многих ситуациях. Но иногда лучше писать, чем звонить, и вот почему.
1. Вы можете отвлечь человека от важных дел.
2. Вы не знаете, в какой точке земного шара сейчас находится ваш собеседник. Он может быть сейчас на другом континенте. А это означает не только оплату роуминга, но и смещение часовых поясов. Когда вы ему позвоните, у него может быть глубокая ночь, он может быть в океане на романтической прогулке.
3. Если вы звоните, чтобы уточнить какую-то информацию или договориться о встрече, то, скорее всего, необходимая информация будет записана у вашего собеседника в смартфоне, по которому он с вами разговаривает (нужные контакты, электронная почта, расписание и график встреч). То есть собеседник в любом случае сможет ответить вам только после того, как вы закончите разговор.
4. Телефонный разговор не фиксирует договоренности. Например, вы изменили время встречи или сообщили об отмене обязательств, но ни у вас, ни у собеседника не останется письменного подтверждения того, о чем вы договорились. А это означает, что все ваши договоренности можно легко оспорить.
5. Если вы решаете вопрос по телефону, то подключить к обсуждению других участников или переадресовать сообщение будет гораздо труднее, чем сделать это в электронной почте.
Поэтому для решения важных несрочных вопросов лучше все-таки писать письма, к которым вы всегда сможете вернуться спустя какое-то время.
ЛАЙФХАК
ЕСЛИ ВЫ ХОТИТЕ, ЧТОБЫ ВАМ МЕНЬШЕ ЗВОНИЛИ, НАЧНИТЕ ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМА БЫСТРЕЕ, НЕ ЗАДЕРЖИВАЙТЕ ОТВЕТ.
Я ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИЛА СПИСОК ВХОДЯЩИХ ЗВОНКОВ И УВИДЕЛА, ЧТО 30 % ИЗ НИХ – ЭТО «Я ТЕБЕ ПИСЬМО ОТПРАВИЛ, ПОСМОТРИ, ПОЖАЛУЙСТА». ТЕПЕРЬ Я СТАРАЮСЬ ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМА КАК МОЖНО СКОРЕЕ, ИНОГДА ДОСТАТОЧНО ПРОСТО ПОДТВЕРДИТЬ ПОЛУЧЕНИЕ ПИСЬМА. И КОЛИЧЕСТВО ЗВОНКОВ РЕЗКО СОКРАТИТСЯ.
Я спросила у своих студентов: что их бесит при общении в электронной почте. Студенты долго думали и ответили: «Да ничего не бесит». И добавили: «Так-то мы почтой почти не пользуемся». Я им, конечно, немного завидую.
Оговорюсь сразу: все строгие правила важны, если вы ведете деловую переписку с вашими партнерами и коллегами. Если вы общаетесь по почте с мамой, любимым человеком и давним другом, то правила уже не такие строгие. Ну, и маме, конечно, лучше позвонить, чем написать.
Любая переписка может быть «опубличена»
Любая переписка может быть переслана другим людям, опубликована в интернете, отправлена нотариусу и будет иметь юридическую силу. Важно об этом помнить, когда отправляете письмо или сообщение.
В случае судебного разбирательства переписка может быть использована как доказательство.
«Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”…»
«Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации» от 14.11.2002 N 138-ФЗ (ред. от 29.07.2017)
Постарайтесь в почте не писать:
• конфиденциальную информацию (PIN-коды, пароли, коммерческие тайны);
• обсуждение и планирование незаконных действий (даже в шутку);
• оскорбления и резкие эмоциональные высказывания в адрес собеседника;
• негативные суждения о других людях;
• ироничные и саркастические высказывания и насмешки над людьми.
Все это может сработать против вас, если по какой-то причине станет известно другим людям. Ваш собеседник может в своих интересах использовать ваши письма или вашу почту могут взломать. Да и всегда (поверьте, всегда!), если вы плохо или иронично отзываетесь о каком-то третьем человеке, то рано или поздно это письмо по случайной ошибке обязательно кто-то ему перешлет.
«Один благотворительный фонд долго уговаривал богатого бизнесмена пожертвовать деньги. Переговоры и переписка длились долго, все уже были порядком измотаны. И однажды сотрудники благотворительного фонда, обсуждая между собой в переписке эту затянувшуюся историю, написали: «Когда же уже эти жирные коты раскошелятся?» Нужно ли говорить, что письмо попало к одному из этих «жирных котов»! Кто-то переслал цепочку, не перечитав все письма в ней. Вышло неловко.»
Не путайте личные и рабочие аккаунты
Не используйте личную почту для рабочих целей. И наоборот. Это поможет вам разделить два информационных пространства вашей жизни и переключаться между режимом рабочим и личным.
Вообще стоит относиться к корпоративной почте как к собственности организации, в которой вы работаете, а не вашей личной. Если возникнет необходимость кому-то из коллег что-то найти в вашей почте, вы спокойно сможете предоставить доступ к своему аккаунту и не переживать, что ваша личная переписка будет рассекречена. Если вы смените работу, то спокойно сможете передать свой почтовый ящик своему преемнику. Кроме того, если у вас аккаунт на корпоративном домене, то, скорее всего, сотрудники IT-отдела имеют доступ к вашему почтовому ящику и могут читать вашу переписку.
«Кажется, что тут все просто и очень понятно. Однако сложности встречаются там, где мы их не ждем. Например, мой знакомый студент решил отправить по почте своей девушке весьма откровенные фотографии. Думаю, каждый из вас легко может представить себе откровенные фотографии, которые влюбленные парочки пересылают друг другу. Ужас был в том, что он отправлял фотографии со смартфона, на котором по умолчанию стояла коллективная почта, которой пользовалась вся его учебная группа. Наутро все его одногруппники знали, насколько откровенный и страстный у них однокурсник.
Будьте осторожны не только с почтой на смартфоне, но и с приложениями, которые завязаны на ваш почтовый аккаунт. Когда я только узнала о существовании Google-календарей, то пришла в невероятный восторг: до чего же удобно все планировать! Распространила календарь на коллег, и теперь мы могли координировать свои совместные дела и мероприятия. Эйфория! Через день пришел начальник, на которого календарь тоже распространялся: «Оля, на субботу у нас запланирована депиляция. Это для всех или мне можно отказаться?» Я перепутала личный и рабочий календарь. С тех пор никогда не путаю.»
